Digitalisierung im Steuerbüro

Steffi Lorenz, Steuerberaterin und Prokuristin bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit dem Thema Digitalisierung im Steuerbüro. Außerdem ist Frau Lorenz Vorstandmitglied der Steuerberaterkammer Thüringen und wirkt in dieser Funktion am zukünftigen Leitbild des Berufsstandes und des Berufsnachwuchses mit. Welche Auswirkungen das Thema Digitalisierung auf unsere Kanzlei und den gesamten Berufsstand der Steuerberater hat, darüber sprach Johannes Vogler (Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement) mit Frau Lorenz:

Was bedeutet die Digitalisierung für Ruschel & Collegen? Welche Rolle spielt dieses Thema in unserem Unternehmen?

Digitalisierung bedeutet für unsere Kanzlei, dass wir zukunftssicher sind, aktuell bleiben und damit auch die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen unserer Mandanten und Mitarbeiter erfüllen. Digitalisierung erstreckt sich bei uns auf alle Arbeitsprozesse und es beinhaltet weit mehr als nur das Einscannen von Belegen und deren Ablage in einem EDV-System.

Welche technische Anwendungen und Lösungen kommen für unsere Kanzlei infrage?

Allgemein benutzen wir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in welchem der gesamte Schriftverkehr, gespeichert wird. Im Bereich der Buchhaltung gibt es das System „Unternehmen – Online“. Damit können Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant ausgetauscht werden. Für den Lohnbereich gibt es ein daran angekoppeltes System, welches sogar für jeden Mitarbeiter eine digitale Akte ermöglicht.

Wie wirken sich diese Anwendungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Mandanten aus? Was sind die Vorteile einer weiteren Digitalisierung?

Die Vorteile der Digitalisierung sind sehr vielseitig. Für uns bedeutet das, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf mandatsbezogene Unterlagen hat und nicht erst die Papierakten durch das Büro tragen muss.

Im Bereich der Buchhaltung werden Belegdaten elektronisch verarbeitet, Bankdaten können eingelesen werden und Daten aus anderen Systemen (z.B. Rechnungslegung) können importiert werden. Damit werden Eingabefehler minimiert und die Auswertungen können deutlich aktueller – auf Wunsch sogar taggenau – zur Verfügung stehen. Im Lohnbuchhaltungsbereich ist es ähnlich: mit digitalen Daten sind Doppelerfassungen beim Mandanten und bei uns vermeidbar.

In Zeiten des Personalmangels bedeutet Digitalisierung auch, dass durch effektivere Arbeitsprozesse die Arbeit für den Mandanten gewährleistet werden kann und eine Vertretung leichter möglich ist. Die Zeit für die Buchhaltung kann dann außer für Eingabearbeiten für die Datenanalyse genutzt werden, um dem Mandanten einen zusätzliche Nutzen aus seiner Buchhaltung aufzuzeigen.

Wo es Vorteile gibt, gibt es leider auch Risiken? Welche Risiken treten im Rahmen der Digitalisierung auf und wie sind diese vermeidbar?

Risiken bei digitalen Daten gibt es viele, der schlimmste Fall ist der Datenverlust oder sogar das „Einschleichen“ von Schadsoftware. Wir haben klare Handlungsanweisungen bzw. Prozesse eingerichtet: z.B. werden die Daten unserer Server täglich an einem externen Ort gesichert. Auf unseren Servern ist ein starker Virenschutz selbstverständlich. Auch fremde Speichermedien werden von uns vorab geprüft.

Schon durch unsere berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung gehen wir sehr sensibel mit Mandantendaten um. Da wir sehr persönliche Daten, z.B. für die Steuererklärungen, aufzeichnen, hat Datenschutz bei uns oberste Priorität. So werden von uns beispielsweise per E-Mail versendete Daten mit einem Passwortschutz versehen. Um auch innerhalb der Kanzlei den Datenschutz zu erhöhen, haben wir unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vergeben.

Wie weit ist Ruschel & Collegen bereits mit der Digitalisierung und welche Schritte sollen noch eingeleitet werden, um noch effektiver zu arbeiten?

Wir haben schon einen langen Weg der Digitalisierung hinter uns gebracht. Aber es gibt immer wieder neue Innovationen und auch die bestehenden Methoden und Systeme können noch effizienter genutzt werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Zukünftig werden alle Daten nur noch digital vorliegen und wir sind bereit, diese zu be- und verarbeiten. Schließlich ergibt sich auch noch ein nicht zu unterschätzender Wert für die Umwelt: weniger Verbrauch von Papier und Druckertoner unterstreichen unsere nachhaltige Arbeitsweise.

 

10 Jahre Ruschel & Coll. am Standort Markt in Stadtilm

Bereits 10 Jahre sind vergangen, seit unsere Niederlassung Stadtilm von der Karl-Liebknecht-Straße in die neuen Büroräume am Markt 24 umgezogen ist. Unsere Stadtilmer Kolleginnen nehmen dieses Jubiläum zum Anlass, um am 25.10.2019 ab 15:00 Uhr in gemütlicher Runde bei einem Sektempfang zu feiern.

Neben den Erfurter Kolleginnen und Kollegen sind natürlich auch alle Stadtilmer Mandanten dazu herzlich eingeladen.

BSG Bleistift aktiv bei Beachvolleyballturnier

Am 23.08.2019 organisierte der Thüringer Volleyballverband zusammen mit dem Landessportbund Thüringen das diesjährige Beachvolleyballturnier auf den Trainingsplätzen am Erfurter Flughafen. Bei schönstem Strandwetter kämpften zehn Kolleginnen und Kollegen unserer BSG Bleistift um die Podiumsplätze. Unter den teilnehmenden Mannschaften war unter anderem auch das Thüringer Finanzministerium vertreten.

So gab es während des Turniers ein sportlich faires Aufeinandertreffen der Steuerberatung mit der Steuerverwaltung. Auf das Siegerpodest haben es unsere beiden Mannschaften zwar nicht geschafft, aber die erreichten Tabellenplätze 10. und 12. wurden trotzdem mit viel Einsatz, Schweiß und Teamgeist schwer erkämpft.

Keine nachträgliche Änderung eines Antrags, mit dem der Stichtag einer Einbringung festgelegt wurde

Bringt ein Unternehmer seinen Betrieb, Teilbetrieb oder Mitunternehmeranteil in eine Kapitalgesellschaft ein, kann die Einbringung auf Antrag auf einen Tag zurückbezogen werden, der höchstens acht Monate vor dem Tag des Abschlusses des Einbringungsvertrags liegt. Außerdem darf der Tag nicht mehr als acht Monate vor dem Tag liegen, an dem das eingebrachte Betriebsvermögen auf die übernehmende Gesellschaft übergeht.

Den Antrag kann (nur) die übernehmende Kapitalgesellschaft stellen. Er ist bei dem für die Besteuerung der Kapitalgesellschaft zuständigen Finanzamt zu stellen. Er kann ausdrücklich, aber auch konkludent, z. B. durch Abgabe einer Steuererklärung nebst Bilanz auf den Einbringungsstichtag, gestellt werden. Ein einmal gestellter Antrag kann nicht mehr geändert werden. Das heißt, der Einbringungsstichtag ist nicht mehr änderbar.

(Quelle: Urteil des Bundesfinanzhofs)

Gewerbliche Tätigkeit durch nachhaltig ausgeübte Warenverkäufe auf der Internetplattform eBay

Wer kostengünstig oder kostenlos Gegenstände erwirbt, um sie anschließend über eBay in Form von Versteigerungen mit Gewinn zu verkaufen, übt eine gewerbliche Tätigkeit aus. Dies ergibt sich aus einem Urteil des Hessischen Finanzgerichts.

Die Klägerin will diese Entscheidung nicht akzeptieren. Sie ist der Auffassung, dass es sich bei ihrer Tätigkeit um eine reine Vermögensverwaltungstätigkeit gehandelt habe. Ihre Verkaufsaktivitäten habe sie nur zufällig, unprofessionell und ungeplant vorgenommen. Es habe sich um einen Zeitvertreib bzw. ein Hobby gehandelt.

Ob diese Argumentation Bestand haben wird, muss abgewartet werden. Der Bundesfinanzhof muss abschließend entscheiden.

Fortbildungstag und neuer Thüringer Feiertag

Am 19. September 2019 findet bei Ruschel & Collegen der diesjährige kanzleiweite Fortbildungstag für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt. Außerdem hat der Thüringer Landtag bereits im Februar beschlossen, den Weltkindertag am 20. September als zusätzlichen gesetzlichen Feiertag in Thüringen einzuführen.Kalender 19.09._20.09.

Bitte beachten Sie deshalb: Unsere Büros in Erfurt und Stadtilm sind  am 19. und 20. September 2019 geschlossen. An beiden Tagen finden keine Beratungstermine statt. Auch E-Mails oder telefonische Anfragen werden an diesen Tagen von uns nicht bearbeitet. Ab dem 23. September ist unser Team wieder für Sie erreichbar und steht Ihnen für steuerliche Fragen zur Verfügung.

Fit in Erster Hilfe

Führt ein Arbeitgeber ein Unternehmen mit mindestens zwei versicherten Mitarbeitern, ist dieser dazu verpflichtet, einen Betriebsersthelfer ausbilden zu lassen. Bei Ruschel & Collegen haben sich unsere Mitarbeiterinnen Simone Celny, Diana Wähler und Christiane Roth bereiterklärt, sich zu Ersthelfern qualifizieren zu lassen.

In keinem Betrieb können Arbeitsunfälle völlig ausgeschlossen werden. Kommt es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen dazu, dass ein Mitarbeiter verunglückt, darf die anschließende Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft nicht vergessen werden. Doch bevor es dazu kommt, hat die Erstversorgung des Verletzten höchste Priorität. Und hier kommt der betriebliche Ersthelfer zum Einsatz.

Es gibt verschiedene Institutionen welche die Ausbildung zum Ersthelfer im Betrieb durchführen. Wir haben uns für das DRK (Deutsches Rote Kreuz) in Erfurt entschieden. Für den Erste-Hilfe-Kurs des DRK benötigt man keine Vorkenntnisse. Der Kurs dauerte einen Tag und war strukturiert aufgebaut.

Themen und Anwendungen des Erste-Hilfe-Kurses waren unter anderem:

  • Eigenschutz und Absichern von Unfällen
  • Helfen bei Unfällen
  • Wundversorgung
  • Umgang mit Gelenkverletzungen und Knochenbrüchen
  • Verbrennungen, Hitze- und Kälteschäden
  • Verätzungen
  • Vergiftungen
  • lebensrettende Sofortmaßnahmen wie stabile Seitenlage und Wiederbelebung
  • zahlreiche praktische Übungsmöglichkeiten

Damit man als Ersthelfer in solchen Situationen besonnen und ruhig bleibt, muss man immer wissen, worauf es ankommt und auf seine Fähigkeiten vertrauen können. Die DRK-Ausbilderin hatte den Kurs sehr abwechslungsreich und interessant gestaltet. Trotzdem kam der Spaß nicht zu kurz und es war nie langweilig. Unseren Teilnehmern hat der Wechsel zwischen Theorie und Praxis gut gefallen. Wir hoffen natürlich, dass wir das Wissen unserer Ersthelfer möglichst selten oder nie in Anspruch nehmen müssen. Aber das gute Gefühl für den Notfall kompetente Hilfe zu haben, ist für alle Mitarbeiter beruhigend.

Noch ein Tipp für Alle:

Einmalhandschuhe, egal ob aus Plastik oder Latex, sollten immer griffbereit sein. Sie bieten Schutz vor Infektionen und werden klassisch in der Medizin und der Ersten Hilfe angewendet. Aber auch bei fernen Reisen, oder beim Reifenwechseln und beim Lackieren sind Einmalhandschuhe ein prima Schutz. Die Frage ist immer wieder: Wohin steck ich die nur?

Unser Tipp:

Überraschungseier haben innen eine Plastekapsel. In diesen Plastekapseln lassen sich problemlos ein Paar Handschuhe wasserdicht verstauen. Sie bleiben sauber und sind schnell einsetzbar. So passt das Pack in jede Tasche (Hosen- und Handtasche), ins Handschuhfach oder sogar in Werkzeugtaschen und –kästen (auch am Fahrrad)! Durch die knallgelbe Farbe ist dieses Pack sofort zu finden.

 

Wir begrüßen neue Azubis

Schon seit vielen Jahren setzen wir uns bei Ruschel & Collegen für die Berufsausbildung von Steuerfachangestellten ein. Unsere Steuerberaterinnen Steffi Lorenz und Ivonne Dittmar sind im Prüfungsausschuss der Steuerberaterkammer Thüringen tätig und nehmen regelmäßig die Abschlussprüfungen des Berufsnachwuchses ab. Auch innerbetrieblich haben wir mit Marco Blaurock einen engagierten Teamleiter, der sich um die Belange unserer Auszubildenden kümmert.

v.l.n.r. Marco Blaurock (Teamleiter Azubis), Dustin Montag, Marcel Trunk, Mathias Kött (Mentor)

Im August haben Dustin Montag und Marcel Trunk ihre Ausbildung zu Steuerfachangestellten begonnen. Nach einigen Praxiswochen bei uns im Steuerbüro, hat inzwischen auch die theoretische Ausbildung in der Berufsschule begonnen. Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit und wünschen für die Ausbildung in den nächsten drei Jahren viel Erfolg.

Solaranlagen und Co. müssen ins Marktstammdatenregister eingetragen werden

Das Marktstammdatenregister ist ein amtliches Register für alle stromerzeugenden Anlagen. Das System löst seit Anfang 2019 alle bisherigen Meldewege für Anlagen nach dem Erneuerbare‑Energien‑Gesetz oder Kraft‑Wärme‑Kopplungs‑Gesetz ab. In ihm müssen alle Stromerzeugungsanlagen registriert werden.

Eintragen muss sich beispielsweise auch, wer mit einer mit dem Netz verbundenen Solaranlage privaten Strom erzeugt. Das gilt für alle Photovoltaikanlagen, Blockheizkraftwerke, Batteriespeicher, Kraft‑Wärme‑Kopplungs‑Anlagen, Windenergieanlagen und Notstromaggregate. Das gilt auch dann, wenn die Anlage bereits seit vielen Jahren läuft.

Bereits vor dem 31. Januar 2019 in Betrieb befindliche Anlagen müssen grundsätzlich bis 31. Januar 2021 eingetragen werden. Für Batteriespeicher gilt eine kürzere Frist. Die Registrierung muss hier bis zum 31. Dezember 2019 erfolgen. Jede Neuanlage, die ab Februar 2019 an den Start gegangen ist, muss innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme ins Marktstammdatenregister eingetragen werden.

Hinweis: Jede Strom erzeugende Anlage muss einzeln registriert werden. Für eine Photovoltaikanlage mit Batteriespeicher bedarf es daher zweier einzelner Eintragungen.

(Quelle: Verordnung zur Änderung der Marktstammdatenregisterverordnung)

Formwechsel einer OHG in eine GmbH

Wirtschaftliche, gesellschaftsrechtliche und andere Gründe zwingen Unternehmen, ihre Organisationsstrukturen einer ständigen Prüfung zu unterziehen und ggf. durch Umwandlung in eine andere Rechtsform anzupassen. Die Gründe für eine Umwandlung sind vielfältig und von den jeweiligen rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen der Unternehmen und ihrer Beteiligten abhängig.

Die Umwandlung einer Offenen Handelsgesellschaft (OHG) in eine GmbH ist zulässig. Dabei sind die Vorschriften des Umwandlungsgesetzes und des Umwandlungssteuergesetzes zu beachten. Beim Wechsel von der OHG in eine GmbH ist u. a. die sog. Buchwertverknüpfung möglich. Die Übertragung der Vermögens- und Schuldposten aus der Schlussbilanz der OHG in die Eröffnungsbilanz (Übernahmebilanz) der GmbH erfolgt zu unveränderten Werten. Stille Reserven werden nicht aufgelöst. Es entsteht kein zu versteuernder Gewinn.

Bei einer solchen Umwandlung verlangt die Finanzverwaltung, dass der qualifizierte Einbringungsgegenstand (Betrieb, Teilbetrieb oder Miteigentumsanteil) am steuerlichen Übertragungsstichtag vorhanden sein muss.

Das Niedersächsische Finanzgericht bestätigte diese Auffassung. Eine Einbringung im Wege des Rechtsformwechsels einer OHG in eine GmbH könne nicht mit steuerlicher Rückwirkung vorgenommen werden, wenn die OHG im Zeitpunkt des Umwandlungsbeschlusses bereits keiner Tätigkeit mehr nachgehe.

Der Bundesfinanzhof muss abschließend entscheiden.