Ivonne Dittmar im Interview: Arbeitszeitmodell und Gehaltsstruktur im Steuerbüro

Das letzte und zugleich wohl spannendste Thema ist die innerbetriebliche Gehalts- und Arbeitszeitstruktur bei Ruschel & Collegen. Dazu wurde Geschäftsführerin Frau Dittmar von Frau Machowski und Herrn Vogler befragt, um dadurch einige Einblicke in die aktuelle Entwicklung zu erlangen.

 

Was genau muss man sich als Außenstehender unter dem „Arbeitskreis Arbeitszeitmodelle und Gehaltstruktur“ vorstellen?

Im Rahmen unseres Arbeitskreises haben wir uns mit verschiedenen Themen beschäftigt, die unsere Mitarbeiter und Mandanten in der aktuellen Phase Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung beschäftigt. Hierzu gehört natürlich auch die Vereinbarkeit von Beruf und privaten Leben. Ansprüche aus beiden Bereichen bedingen sich und sollten ausgewogen und aufeinander abgestimmt sein. Motivierte Mitarbeiter, die persönlich und beruflich im Einklang mit sich und dem Unternehmen sind, sind ein wichtiger Faktor unseres Erfolges und wirken positiv auf die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten.

 

Warum ist es überhaupt nötig, die Arbeitszeit- und Gehaltsstruktur eines Unternehmens zu überarbeiten?

Unsere Mitarbeiter befinden sich in unterschiedlichen Phasen Ihres Lebens. Jeder für sich hat individuelle Ansprüche und Bedürfnisse. Das Werteverständnis der unterschiedlichen Generationen ist sehr unterschiedlich. Ein großer Anteil unserer Mitarbeiter ist schon sehr lange im Unternehmen und schätzt die Transparenz und Individualität in der Gestaltung ihres beruflichen Alltags. Aber auch viele junge Mitarbeiter bereichern unsere Kanzlei mit frischen Ideen und neuen Denkanstößen. Hier ist es eine Gradwanderung alle Mitarbeiter in ihrer Besonderheit doch auch gleichwertig zu behandeln.

Wir sind dankbar, dass sich unsere Mitarbeiter offen und diskussionsbereit an uns wenden, wenn Wünsche, Probleme oder aber auch Anerkennung an uns heran getragen werden. Wir wollen als Arbeitgeber attraktiv für unsere Mitarbeiter sein, das bedeutet immer das „Ohr an Masse“ zu haben und auf Entwicklungen zu achten. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice oder Teilzeit sind Modelle, die zunehmend an Bedeutung gewinnen und die wir auch im Rahmen unserer Möglichkeiten versuchen umzusetzen.

Unsere Mitarbeiter sind unser höchstes Gut. Im Hinblick auf den derzeit bestehen Mangel an Fachkräften in allen Bereichen ist eine aktive Kommunikation zwingend notwendig, um, aus Geschäftsleitungssicht, kleine Entscheidungen zu treffen, die aber für unsere Mitarbeiter eine deutliche Erleichterung bedeuten. Besondere Leistungen wurden schon immer bei uns besonders gewürdigt. Hier haben wir bereits in der Vergangenheit Mittel und Wege gefunden dankbar zu sein.

 

Und was tut Ruschel & Collegen in dieser Hinsicht?

Nach einer statistischen Auswertung wurden die Spät- und Mittagsöffnungszeiten im Steuerbüro von unserer Mandantschaft kaum genutzt. Deshalb haben wir die Spät- und Mittagsdienst für unsre Mitarbeiter wieder abgeschafft. Unsere Mandanten haben sich sehr schnell an die neuen Bürozeiten gewöhnt und unsere Mitarbeiter können so ihren Arbeitsalltag und ihre Pausen- und Freizeitgestaltung besser planen.

Ebenso haben wir unseren Mitarbeiter, die bei uns Ihre Ausbildung absolvierten und danach im Unternehmen geblieben sind, die Ausbildungszeit für die Erlangung von zusätzlichen Urlaubsansprüchen angerechnet. Gesundheitsmanagement, Gutscheine, Kindergartenzuschüsse, betriebliche Altersvorsorge, Boni und Teamevents sind bereits bewährte Mittel und Aktionen um das Betriebsklima und die Zufriedenheit im Unternehmen zu stärken. Einen besonders hohen Stellenwert in unserem Unternehmen haben Ausbildung sowie Fort- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter. Diese unterstützen wir durch Freistellung und Kostenübernahme, Gestellung der Lehrbücher für Auszubildende sowie die Teilnahme an Kursen zur Prüfungsvorbereitung.

Insbesondere die Mitarbeiter, die neu oder wieder zu uns gefunden haben, bestätigen uns, dass die Wertigkeit eines Unternehmens nicht nur aus Zahlen besteht, sondern dass ihnen insbesondere unser „Spirit“ zeigt, die richtige Wahl getroffen zu haben.

 

Bei so vielen Möglichkeiten gibt es bestimmt jede Menge zu beachten?

 Natürlich sind auch wir Unternehmer und unterliegen dem deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Neben der aktuellen Marktlage, dem Abwiegen betriebswirtschaftlich sinnvoller Möglichkeiten sind auch gesetzliche Bestimmungen zu beachten. Nicht zuletzt zwingen uns immer wieder neue Gerichtsurteile, wie z.B. das neue EUGH- Urteil zu Zeiterfassungssystemen, unsere Maßnahmen zu überdenken und gegebenenfalls zu modifizieren.

 

Kann man sich in diesem Bereich Hilfe holen?

Gerne beraten wir unserer Mandanten über die steuerlichen Möglichkeiten und berichten über unsere Erfahrungen bei den von uns eingesetzten Modellen. Leider dürfen wir aus berufsrechtlichen Aspekten keine arbeitsrechtliche Beratung vornehmen. Hierfür stehen uns jedoch sehr kompetente Partner zur Seite.

 

Ändert sich dadurch etwas für die Mandanten oder Geschäftspartner?

Die Änderung der Öffnungszeiten hat kaum Reaktionen bewirkt und wurde sehr schnell von unseren Mandanten und Geschäftspartnern akzeptiert. Der Effekt bei der Mitarbeiterschaft war jedoch unbezahlbar. Ich denke, am meisten werden unsere Mandanten von diesen Maßnahmen profitieren, da die Zufriedenheit und fachliche Qualifikation unserer Mitarbeiter sich direkt auf den Erfolg der Mandatsbeziehung auswirkt. Gutgelaunte, motivierte und fachlich hoch qualifizierte Mitarbeiter sind unser Aushängeschild und dafür schätzen uns unsere Mandanten. Das wollen wir auch beibehalten.

 

Vielen Dank an alle Mitglieder der Geschäftsleitung, dass Sie sich die Zeit für uns und die aufkommenden Fragen genommen haben.

Wo sind die Jahre hin?

Wenn man ein Unternehmen verlässt, um in den Ruhestand zu treten, kann man ein arbeitsreiches Berufsleben zurückblicken. Während viele den letzten Arbeitstag regelrecht herbeisehnen und es gar nicht erwarten können, die gewonnene Freizeit für Familie, Freunde, Hobbies, Reisen und Co. sinnvoll zu nutzen, ist auch immer eine weinendes Auge dabei: Denn aus Kollegen sind Freunde geworden.

Am 01. November 2019 war es bei unserer lieben „Gisi“ Fanknowski im Büro Stadtilm so weit. Leicht fiel es Ihr nicht. Viele gemeinsame Jahre mit Kollegen und Mandanten haben Ihre Spuren hinterlassen. Eine Vielzahl gemeinsamer Erfolge und gemeinsam erlebte persönliche Ereignisse haben wir geteilt.

Zur Feier kamen Kollegen und Mandanten in unserer Niederlassung Stadtilm zusammen, um Frau Fanknowski in den Ruhestand zu verabschieden. Geschäftsführerin Ilona Ruschel blickte ein wenig wehmütig auf die Vergangenheit zurück bedankte sich, im Namen der gesamten Geschäftsleitung, für eine jahrelange hervorragende Zusammenarbeit. Wir wünschen Frau Fanknowski für Ihren wohlverdienten Ruhestand Gesundheit und die Gelassenheit alle Herausforderungen des neuen Lebensabschnittes zu meistern.

Folgende Unterlagen können im Jahr 2020 vernichtet werden

Nachstehend aufgeführte Buchführungsunterlagen können nach dem 31. Dezember 2019 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2009 und früher,
  • Inventare, die bis zum 31. Dezember 2009 aufgestellt worden sind,
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2009 oder früher erfolgt ist,
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind,
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 oder früher,
  • empfangene Handels– oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2013 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2013 oder früher.

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten. Es wird davon ausgegangen, dass die letzten Aufzeichnungen für das jeweilige Jahr im Folgejahr erfolgten. Wurden sie später vorgenommen, sind die Unterlagen entsprechend länger aufzubewahren.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr 2019 betragen hat, müssen die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Überprüfung der Gesellschafter Geschäftsführerbezüge einer GmbH

Bezüge der Gesellschafter‑Geschäftsführer müssen regelmäßig auf ihre Angemessenheit hin überprüft werden. Bei dieser Prüfung werden folgende Gehaltsbestandteile berücksichtigt: Festgehalt (einschließlich Überstundenvergütung), Zusatzvergütungen (z. B. Urlaubsgeld, Tantiemen, Gratifikationen), Pensionszusagen und Sachbezüge.

Die Vergütungsbestandteile dürfen sowohl dem Grunde, als auch der Höhe nach nicht durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst sein. Zudem müssen die einzelnen Gehaltsbestandteile sowie die Gesamtvergütung angemessen sein. Danach ist zu prüfen, ob auch ein fremder Geschäftsführer, der keine Beteiligung an der GmbH hält, diese Entlohnung für seine Tätigkeit erhalten hätte. Es kann auch notwendig sein, die Tantieme und die Gesamtbezüge ‑ z. B. wegen weiterer Bezüge aus anderen Tätigkeiten ‑ auf einen bestimmten Höchstbetrag zu begrenzen. Beschäftigt eine GmbH mehrere Geschäftsführer, müssen insbesondere bei kleinen Unternehmen ggf. Vergütungsabschläge vorgenommen werden.

Damit die Vergütungen des Gesellschafter‑Geschäftsführers als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können, muss zuvor ein Anstellungsvertrag abgeschlossen werden. In diesem muss klar und eindeutig formuliert werden, welche Vergütungen der Gesellschafter‑Geschäftsführer erhält. Fehlen diese Vereinbarungen, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

Sowohl die Neufestsetzung als auch sämtliche Änderungen der Bezüge sind grundsätzlich im Voraus durch die Gesellschafterversammlung festzustellen.

Hinweis: Aufgrund der Vielzahl der Urteile zu diesem Themengebiet ist es sinnvoll, die Bezüge insgesamt mit dem Steuerberater abzustimmen.

Unbelegte Brötchen mit Kaffee sind kein Frühstück

Ein Betriebsprüfer war der Auffassung, dass die arbeitstägliche unentgeltliche Zurverfügungstellung von unbelegten Brötchen verschiedener Art und Getränken aus einem Heißgetränkeautomaten als steuerpflichtiger Sachbezug wie ein vollständiges Frühstück zu behandeln wäre.

Der Bundesfinanzhof folgte dieser Sichtweise nicht. Er urteilte, dass es sich bei den allen Arbeitnehmern zum sofortigen Verzehr zur Verfügung stehenden Backwaren und Heißgetränken um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten handelte. Werden nur Backwaren ohne Brotaufstrich und Heißgetränke aus dem Getränkeautomaten zum jederzeitigen Verzehr zur Verfügung gestellt, kann nicht von einer vollständigen Mahlzeit wie einem Frühstück, Mittagessen oder Abendessen ausgegangen werden.

Interne Kommunikation im Steuerbüro

Eine funktionierende interne Kommunikation ist Voraussetzung für teaminterne und teamübergreifende Arbeitsprozesse in einem Steuerbüro. Christian Ruschel, Steuerberater und Geschäftsführer bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit interner Kommunikation im Steuerbüro. Dieses Thema ist für Johannes Vogler, der gerade eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolviert, besonders spannend. Er sprach darüber mit Christian Ruschel:

Herr Ruschel, Sie sind das jüngste Mitglied der Geschäftsleitung. Erfahrungsgemäß hat eine jüngere Generation einen anderen Blickwinkel auf viele Bereiche des täglichen Lebens. Wie ist es bei Ihnen, gibt es interne Diskussionen oder was hat Sie das darauf aufmerksam gemacht, sich für eine besser interne Kommunikation stark zu machen?

Aufmerksam geworden bin ich auf das Thema durch Umfragen innerhalb der Mitarbeiter, die die Erreichbarkeit der Geschäftsleitung als hemmenden produktiven Faktor darstellten. Im ersten Moment war dieses Ergebnis ernüchternd, da meine Tür jedem offen steht und ich bei Fragen gerne weiterhelfe. Es herrschte also eine Abweichung von meiner Wahrnehmung zu der Wahrnehmung der Mitarbeiter.

Hierbei zeigte sich mir sehr deutlich, welchen zentralen Einfluss auf ein Unternehmen die interne Kommunikation hat. Dies betrifft vor allem den Informations- und Wissenstransfer, aber auch Beschwerdemanagement und Feedback zu erbrachten Leistungen sind hierbei inbegriffen.

Laut offizieller Definition ist interne Kommunikation die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe, Informationsverbreitung, Austausch sowie Motivation und Bindung.

Bereits die Definition macht klar, dass nicht nur das „mit-einander-Reden“ gemeint ist. Es geht vielmehr darum, dass das Reden auch zu organisieren ist. Gemeint sind damit Ansprechpartner, Meetingkultur, Vertreter, Wissensträger und vieles mehr.

Was möchten Sie mit einer besseren Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erreichen bzw. wo sehen Sie Defizite und wie möchten Sie denen entgegenwirken?

Bessere Kommunikation fängt schon bei der Anlernung von Auszubildenden oder der Einarbeitung von neuen Kollegen an. Hierbei ist nicht nur der effektive Wissenstransfer zum Aufbau von Qualität notwendig, sondern auch das Vermitteln des „Ruschel-Wir-Gefühls“ um Mitarbeiter zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen.

Defizite sehe ich vor allem im Umschalten von „Darüber-reden“ zur „Umsetzung“. Oftmals werden Probleme schnell erkannt und aufgezeigt, jedoch nicht als Herausforderung erkannt und nach Lösungen gesucht. Dabei kann dieses Problem bereits bei einem Kollegen im Nachbarzimmer gelöst worden sein.

Hierbei sind uns insbesondere die zweite Führungsebene und die Stabsstellen wichtig, um schnell und effektiv Herausforderungen und Lösungen zusammenzubringen.

Was erhoffen Sie sich für einen Mehrwert, aus diesen ganzen Maßnahmen?

Der Mehrwert ist sehr vielfältig und beschränkt sich nicht nur auf den reinen Wissenstransfer und dem Abbau von Wissensinseln, sondern soll sich auch auf die noch effektivere und schnelle Lösung von Herausforderungen, dem Beschleunigung von Arbeitsprozessen und vor allem auf das effektive Streuen von Innovationen auswirken.

Teamevent Finanzbuchhaltung

Am 07.10.2019 verabredete sich unser Team Finanzbuchhaltung zu einem gemeinsamen Event auf der Krämerbrücke. Bei der Führung „Der Erfurter Brückenkrämer beschert Euch Geschichten und Naschereien“ erfuhr man allerhand Wissenswertes über die Geschichte der Krämerbrücke, den europäischen Handel und die Krämerzunft. Versüßt wurde die Führung durch kleine Naschereien und Anekdoten aus allen vier Himmelsrichtungen.

Ausklingen ließ man den Abend dann im neu eröffneten Blockhouse, dessen Küche und Service nun auf Herz und Nieren geprüft und für gut befunden wurden. So war dieses Teamevent kulinarisch und kulturell ein Erfolg. Unsere Kollegen „von außerhalb“, aber auch die waschechten Erfurter konnten noch etwas Neues lernen. Oder wussten Sie, dass es Mord und Totschlag waren, die die Familie Bach nach Erfurt führten? Andernfalls hätte es vielleicht keinen Johann Sebastian gegeben.

Erweiterung Niederlassung Stadtilm

Pünktlich zum 10-jährigen Bestehen unserer Kanzleiräume Am Markt 24 in Stadtilm konnten wir die Einweihung des neu eingerichteten Büros für unsere Kolleginnen Jennifer Henneberg und Mandy Rosenkranz feiern.

Im Sommer 2019 haben wir uns entschlossen, das ehemalige Archiv in unserer Niederlassung Stadtilm zu einen vollwertigen Büro auszubauen und so zwei zusätzliche Arbeitsplätze zu schaffen. Aufgrund fortschreitendender Digitalisierung ist der Bedarf an Archivierungsmöglichkeiten deutlich gesunken, so dass wir hierfür einen wesentlich kleineren Raum nutzen können.

Schnell fanden sich auch zwei junge Kolleginnen, die gerne diese Plätzte in unserer Niederlassung mit Leben füllen wollen. Da beide überwiegend digitale Buchhaltungen betreuen ist der Umzug nach Stadtilm kein Problem gewesen. Der Vorteil für beide ist ein deutlich kürzerer Arbeitsweg und für die Kollegen in Stadtilm eine tatkräftige Unterstützung unter anderem bei der Bearbeitung digitaler Belege. Nunmehr sind in unserer Stadtilmer Niederlassung insgesamt 6 Mitarbeiterinnen und 3 Auszubildende beschäftigt.

Unter der Telefonnummer 03629-830 66 13 ist Frau Henneberg und unter 03629-830 66 19 ist Frau Rosenkranz bei Ruschel & Collegen in Stadtilm erreichbar.

Jahresabschluss 2018 muss bis zum Jahresende 2019 veröffentlicht werden

Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, ihren Jahresabschluss zu veröffentlichen (z. B. GmbH oder GmbH & Co. KG), müssen die Frist zur Veröffentlichung beachten. Der Abschluss muss spätestens vor Ablauf des zwölften Monats des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahrs offengelegt werden.

Unternehmen, die ihre Jahresabschlüsse nicht rechtzeitig einreichen, müssen mit der Festsetzung von Ordnungsgeldern rechnen. Sie werden sodann durch das Bundesamt für Justiz von Amts wegen aufgefordert, ihrer gesetzlichen Verpflichtung innerhalb von sechs Wochen nachzukommen. Mit der Anforderung ist gleichzeitig eine Mahngebühr fällig, die auch nach verspäteter Einreichung nicht erlassen bzw. angerechnet wird.

Für Kleinstkapitalgesellschaften, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der folgenden Merkmale nicht überschreiten (350.000 € Bilanzsumme, 700.000 € Umsatzerlöse und durchschnittlich zehn beschäftigte Arbeitnehmer) sieht das Gesetz Erleichterungen vor:

Sie müssen unter bestimmten Voraussetzungen keinen Anhang erstellen. Hierfür müssen bestimmte Angaben unter der Bilanz ausgewiesen sein: Angaben zu den Haftungsverhältnissen, Angaben zu den Vorschüssen oder Krediten, die an Mitglieder des Geschäftsführungsorgans, eines Beirats oder Aufsichtsrats gewährt wurden, erforderliche Angaben zu den eigenen Aktien der Gesellschaft (bei einer Aktiengesellschaft). Darüber hinaus können in besonderen Fällen zusätzliche Anhangangaben nötig sein, wenn der Abschluss kein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage widerspiegelt.

Auch werden Kleinstkapitalgesellschaften Optionen zur Verringerung der Darstellungstiefe im Jahresabschluss eingeräumt. Schließlich können die gesetzlichen Vertreter dieser Gesellschaften zwischen der Offenlegung durch Veröffentlichung (Bekanntmachung der Rechnungslegungsunterlagen) oder durch Hinterlegung der Bilanz beim Betreiber des Bundesanzeigers wählen. Dabei ist auch im Fall der Hinterlegung die elektronische Einreichung der Unterlagen vorgeschrieben.

Antragsfrist für Teileinkünfteverfahren bei nachträglich festgestellter verdeckter Gewinnausschüttung

Ein selbstständiger Rechtsanwalt war auch Gesellschafter‑Geschäftsführer einer GmbH. Für seine Geschäftsführungstätigkeit bezog er ein Gehalt und eine Tantieme. Da er als Rechtsanwalt auch Beratungsleistungen für die GmbH erbrachte, erhielt er zudem entsprechende Honorare.

Der Anwalt erklärte die Honorare als Einkünfte aus selbständiger Arbeit, während er die Geschäftsführerbezüge und die Tantieme seinen nichtselbständigen Einkünften zuordnete.

Im Rahmen einer Außenprüfung wurde ein Teil des Geschäftsführergehalts, der Beraterhonorare und der Tantiemen als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) qualifiziert. Dies hatte zur Folge, dass das Finanzamt die Einkünfte des Rechtsanwalts aus Kapitalvermögen um die festgestellte vGA erhöhte. Der Anwalt beantragte daraufhin die Anwendung der Regelbesteuerung anstelle der Abgeltungsbesteuerung. Das Finanzamt lehnte dies ab.

Zu Recht, wie der Bundesfinanzhof entschied. Steuerpflichtige mit Kapitalerträgen aus einer unternehmerischen Beteiligung müssen den Antrag auf Regelbesteuerung spätestens zusammen mit der Einkommensteuererklärung stellen, um so die anteilige Steuerfreistellung im Rahmen des sog. Teileinkünfteverfahrens zu erlangen. Dies gilt auch, wenn erst später durch Außenprüfung festgestellt wird, dass vGA zu Kapitalerträgen geführt haben und der Steuerpflichtige zuvor unzutreffend annahm, keine Kapitalerträge aus Beteiligung erzielt zu haben.