Interne Kommunikation im Steuerbüro

Eine funktionierende interne Kommunikation ist Voraussetzung für teaminterne und teamübergreifende Arbeitsprozesse in einem Steuerbüro. Christian Ruschel, Steuerberater und Geschäftsführer bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit interner Kommunikation im Steuerbüro. Dieses Thema ist für Johannes Vogler, der gerade eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolviert, besonders spannend. Er sprach darüber mit Christian Ruschel:

Herr Ruschel, Sie sind das jüngste Mitglied der Geschäftsleitung. Erfahrungsgemäß hat eine jüngere Generation einen anderen Blickwinkel auf viele Bereiche des täglichen Lebens. Wie ist es bei Ihnen, gibt es interne Diskussionen oder was hat Sie das darauf aufmerksam gemacht, sich für eine besser interne Kommunikation stark zu machen?

Aufmerksam geworden bin ich auf das Thema durch Umfragen innerhalb der Mitarbeiter, die die Erreichbarkeit der Geschäftsleitung als hemmenden produktiven Faktor darstellten. Im ersten Moment war dieses Ergebnis ernüchternd, da meine Tür jedem offen steht und ich bei Fragen gerne weiterhelfe. Es herrschte also eine Abweichung von meiner Wahrnehmung zu der Wahrnehmung der Mitarbeiter.

Hierbei zeigte sich mir sehr deutlich, welchen zentralen Einfluss auf ein Unternehmen die interne Kommunikation hat. Dies betrifft vor allem den Informations- und Wissenstransfer, aber auch Beschwerdemanagement und Feedback zu erbrachten Leistungen sind hierbei inbegriffen.

Laut offizieller Definition ist interne Kommunikation die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe, Informationsverbreitung, Austausch sowie Motivation und Bindung.

Bereits die Definition macht klar, dass nicht nur das „mit-einander-Reden“ gemeint ist. Es geht vielmehr darum, dass das Reden auch zu organisieren ist. Gemeint sind damit Ansprechpartner, Meetingkultur, Vertreter, Wissensträger und vieles mehr.

Was möchten Sie mit einer besseren Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erreichen bzw. wo sehen Sie Defizite und wie möchten Sie denen entgegenwirken?

Bessere Kommunikation fängt schon bei der Anlernung von Auszubildenden oder der Einarbeitung von neuen Kollegen an. Hierbei ist nicht nur der effektive Wissenstransfer zum Aufbau von Qualität notwendig, sondern auch das Vermitteln des „Ruschel-Wir-Gefühls“ um Mitarbeiter zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen.

Defizite sehe ich vor allem im Umschalten von „Darüber-reden“ zur „Umsetzung“. Oftmals werden Probleme schnell erkannt und aufgezeigt, jedoch nicht als Herausforderung erkannt und nach Lösungen gesucht. Dabei kann dieses Problem bereits bei einem Kollegen im Nachbarzimmer gelöst worden sein.

Hierbei sind uns insbesondere die zweite Führungsebene und die Stabsstellen wichtig, um schnell und effektiv Herausforderungen und Lösungen zusammenzubringen.

Was erhoffen Sie sich für einen Mehrwert, aus diesen ganzen Maßnahmen?

Der Mehrwert ist sehr vielfältig und beschränkt sich nicht nur auf den reinen Wissenstransfer und dem Abbau von Wissensinseln, sondern soll sich auch auf die noch effektivere und schnelle Lösung von Herausforderungen, dem Beschleunigung von Arbeitsprozessen und vor allem auf das effektive Streuen von Innovationen auswirken.

Teamevent Finanzbuchhaltung

Am 07.10.2019 verabredete sich unser Team Finanzbuchhaltung zu einem gemeinsamen Event auf der Krämerbrücke. Bei der Führung „Der Erfurter Brückenkrämer beschert Euch Geschichten und Naschereien“ erfuhr man allerhand Wissenswertes über die Geschichte der Krämerbrücke, den europäischen Handel und die Krämerzunft. Versüßt wurde die Führung durch kleine Naschereien und Anekdoten aus allen vier Himmelsrichtungen.

Ausklingen ließ man den Abend dann im neu eröffneten Blockhouse, dessen Küche und Service nun auf Herz und Nieren geprüft und für gut befunden wurden. So war dieses Teamevent kulinarisch und kulturell ein Erfolg. Unsere Kollegen „von außerhalb“, aber auch die waschechten Erfurter konnten noch etwas Neues lernen. Oder wussten Sie, dass es Mord und Totschlag waren, die die Familie Bach nach Erfurt führten? Andernfalls hätte es vielleicht keinen Johann Sebastian gegeben.

Erweiterung Niederlassung Stadtilm

Pünktlich zum 10-jährigen Bestehen unserer Kanzleiräume Am Markt 24 in Stadtilm konnten wir die Einweihung des neu eingerichteten Büros für unsere Kolleginnen Jennifer Henneberg und Mandy Rosenkranz feiern.

Im Sommer 2019 haben wir uns entschlossen, das ehemalige Archiv in unserer Niederlassung Stadtilm zu einen vollwertigen Büro auszubauen und so zwei zusätzliche Arbeitsplätze zu schaffen. Aufgrund fortschreitendender Digitalisierung ist der Bedarf an Archivierungsmöglichkeiten deutlich gesunken, so dass wir hierfür einen wesentlich kleineren Raum nutzen können.

Schnell fanden sich auch zwei junge Kolleginnen, die gerne diese Plätzte in unserer Niederlassung mit Leben füllen wollen. Da beide überwiegend digitale Buchhaltungen betreuen ist der Umzug nach Stadtilm kein Problem gewesen. Der Vorteil für beide ist ein deutlich kürzerer Arbeitsweg und für die Kollegen in Stadtilm eine tatkräftige Unterstützung unter anderem bei der Bearbeitung digitaler Belege. Nunmehr sind in unserer Stadtilmer Niederlassung insgesamt 6 Mitarbeiterinnen und 3 Auszubildende beschäftigt.

Unter der Telefonnummer 03629-830 66 13 ist Frau Henneberg und unter 03629-830 66 19 ist Frau Rosenkranz bei Ruschel & Collegen in Stadtilm erreichbar.

Jahresabschluss 2018 muss bis zum Jahresende 2019 veröffentlicht werden

Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, ihren Jahresabschluss zu veröffentlichen (z. B. GmbH oder GmbH & Co. KG), müssen die Frist zur Veröffentlichung beachten. Der Abschluss muss spätestens vor Ablauf des zwölften Monats des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahrs offengelegt werden.

Unternehmen, die ihre Jahresabschlüsse nicht rechtzeitig einreichen, müssen mit der Festsetzung von Ordnungsgeldern rechnen. Sie werden sodann durch das Bundesamt für Justiz von Amts wegen aufgefordert, ihrer gesetzlichen Verpflichtung innerhalb von sechs Wochen nachzukommen. Mit der Anforderung ist gleichzeitig eine Mahngebühr fällig, die auch nach verspäteter Einreichung nicht erlassen bzw. angerechnet wird.

Für Kleinstkapitalgesellschaften, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der folgenden Merkmale nicht überschreiten (350.000 € Bilanzsumme, 700.000 € Umsatzerlöse und durchschnittlich zehn beschäftigte Arbeitnehmer) sieht das Gesetz Erleichterungen vor:

Sie müssen unter bestimmten Voraussetzungen keinen Anhang erstellen. Hierfür müssen bestimmte Angaben unter der Bilanz ausgewiesen sein: Angaben zu den Haftungsverhältnissen, Angaben zu den Vorschüssen oder Krediten, die an Mitglieder des Geschäftsführungsorgans, eines Beirats oder Aufsichtsrats gewährt wurden, erforderliche Angaben zu den eigenen Aktien der Gesellschaft (bei einer Aktiengesellschaft). Darüber hinaus können in besonderen Fällen zusätzliche Anhangangaben nötig sein, wenn der Abschluss kein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage widerspiegelt.

Auch werden Kleinstkapitalgesellschaften Optionen zur Verringerung der Darstellungstiefe im Jahresabschluss eingeräumt. Schließlich können die gesetzlichen Vertreter dieser Gesellschaften zwischen der Offenlegung durch Veröffentlichung (Bekanntmachung der Rechnungslegungsunterlagen) oder durch Hinterlegung der Bilanz beim Betreiber des Bundesanzeigers wählen. Dabei ist auch im Fall der Hinterlegung die elektronische Einreichung der Unterlagen vorgeschrieben.

Antragsfrist für Teileinkünfteverfahren bei nachträglich festgestellter verdeckter Gewinnausschüttung

Ein selbstständiger Rechtsanwalt war auch Gesellschafter‑Geschäftsführer einer GmbH. Für seine Geschäftsführungstätigkeit bezog er ein Gehalt und eine Tantieme. Da er als Rechtsanwalt auch Beratungsleistungen für die GmbH erbrachte, erhielt er zudem entsprechende Honorare.

Der Anwalt erklärte die Honorare als Einkünfte aus selbständiger Arbeit, während er die Geschäftsführerbezüge und die Tantieme seinen nichtselbständigen Einkünften zuordnete.

Im Rahmen einer Außenprüfung wurde ein Teil des Geschäftsführergehalts, der Beraterhonorare und der Tantiemen als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) qualifiziert. Dies hatte zur Folge, dass das Finanzamt die Einkünfte des Rechtsanwalts aus Kapitalvermögen um die festgestellte vGA erhöhte. Der Anwalt beantragte daraufhin die Anwendung der Regelbesteuerung anstelle der Abgeltungsbesteuerung. Das Finanzamt lehnte dies ab.

Zu Recht, wie der Bundesfinanzhof entschied. Steuerpflichtige mit Kapitalerträgen aus einer unternehmerischen Beteiligung müssen den Antrag auf Regelbesteuerung spätestens zusammen mit der Einkommensteuererklärung stellen, um so die anteilige Steuerfreistellung im Rahmen des sog. Teileinkünfteverfahrens zu erlangen. Dies gilt auch, wenn erst später durch Außenprüfung festgestellt wird, dass vGA zu Kapitalerträgen geführt haben und der Steuerpflichtige zuvor unzutreffend annahm, keine Kapitalerträge aus Beteiligung erzielt zu haben.

Digitalisierung im Steuerbüro

Steffi Lorenz, Steuerberaterin und Prokuristin bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit dem Thema Digitalisierung im Steuerbüro. Außerdem ist Frau Lorenz Vorstandmitglied der Steuerberaterkammer Thüringen und wirkt in dieser Funktion am zukünftigen Leitbild des Berufsstandes und des Berufsnachwuchses mit. Welche Auswirkungen das Thema Digitalisierung auf unsere Kanzlei und den gesamten Berufsstand der Steuerberater hat, darüber sprach Johannes Vogler (Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement) mit Frau Lorenz:

Was bedeutet die Digitalisierung für Ruschel & Collegen? Welche Rolle spielt dieses Thema in unserem Unternehmen?

Digitalisierung bedeutet für unsere Kanzlei, dass wir zukunftssicher sind, aktuell bleiben und damit auch die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen unserer Mandanten und Mitarbeiter erfüllen. Digitalisierung erstreckt sich bei uns auf alle Arbeitsprozesse und es beinhaltet weit mehr als nur das Einscannen von Belegen und deren Ablage in einem EDV-System.

Welche technische Anwendungen und Lösungen kommen für unsere Kanzlei infrage?

Allgemein benutzen wir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in welchem der gesamte Schriftverkehr, gespeichert wird. Im Bereich der Buchhaltung gibt es das System „Unternehmen – Online“. Damit können Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant ausgetauscht werden. Für den Lohnbereich gibt es ein daran angekoppeltes System, welches sogar für jeden Mitarbeiter eine digitale Akte ermöglicht.

Wie wirken sich diese Anwendungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Mandanten aus? Was sind die Vorteile einer weiteren Digitalisierung?

Die Vorteile der Digitalisierung sind sehr vielseitig. Für uns bedeutet das, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf mandatsbezogene Unterlagen hat und nicht erst die Papierakten durch das Büro tragen muss.

Im Bereich der Buchhaltung werden Belegdaten elektronisch verarbeitet, Bankdaten können eingelesen werden und Daten aus anderen Systemen (z.B. Rechnungslegung) können importiert werden. Damit werden Eingabefehler minimiert und die Auswertungen können deutlich aktueller – auf Wunsch sogar taggenau – zur Verfügung stehen. Im Lohnbuchhaltungsbereich ist es ähnlich: mit digitalen Daten sind Doppelerfassungen beim Mandanten und bei uns vermeidbar.

In Zeiten des Personalmangels bedeutet Digitalisierung auch, dass durch effektivere Arbeitsprozesse die Arbeit für den Mandanten gewährleistet werden kann und eine Vertretung leichter möglich ist. Die Zeit für die Buchhaltung kann dann außer für Eingabearbeiten für die Datenanalyse genutzt werden, um dem Mandanten einen zusätzliche Nutzen aus seiner Buchhaltung aufzuzeigen.

Wo es Vorteile gibt, gibt es leider auch Risiken? Welche Risiken treten im Rahmen der Digitalisierung auf und wie sind diese vermeidbar?

Risiken bei digitalen Daten gibt es viele, der schlimmste Fall ist der Datenverlust oder sogar das „Einschleichen“ von Schadsoftware. Wir haben klare Handlungsanweisungen bzw. Prozesse eingerichtet: z.B. werden die Daten unserer Server täglich an einem externen Ort gesichert. Auf unseren Servern ist ein starker Virenschutz selbstverständlich. Auch fremde Speichermedien werden von uns vorab geprüft.

Schon durch unsere berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung gehen wir sehr sensibel mit Mandantendaten um. Da wir sehr persönliche Daten, z.B. für die Steuererklärungen, aufzeichnen, hat Datenschutz bei uns oberste Priorität. So werden von uns beispielsweise per E-Mail versendete Daten mit einem Passwortschutz versehen. Um auch innerhalb der Kanzlei den Datenschutz zu erhöhen, haben wir unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vergeben.

Wie weit ist Ruschel & Collegen bereits mit der Digitalisierung und welche Schritte sollen noch eingeleitet werden, um noch effektiver zu arbeiten?

Wir haben schon einen langen Weg der Digitalisierung hinter uns gebracht. Aber es gibt immer wieder neue Innovationen und auch die bestehenden Methoden und Systeme können noch effizienter genutzt werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Zukünftig werden alle Daten nur noch digital vorliegen und wir sind bereit, diese zu be- und verarbeiten. Schließlich ergibt sich auch noch ein nicht zu unterschätzender Wert für die Umwelt: weniger Verbrauch von Papier und Druckertoner unterstreichen unsere nachhaltige Arbeitsweise.

 

10 Jahre Ruschel & Coll. am Standort Markt in Stadtilm

Bereits 10 Jahre sind vergangen, seit unsere Niederlassung Stadtilm von der Karl-Liebknecht-Straße in die neuen Büroräume am Markt 24 umgezogen ist. Unsere Stadtilmer Kolleginnen nehmen dieses Jubiläum zum Anlass, um am 25.10.2019 ab 15:00 Uhr in gemütlicher Runde bei einem Sektempfang zu feiern.

Neben den Erfurter Kolleginnen und Kollegen sind natürlich auch alle Stadtilmer Mandanten dazu herzlich eingeladen.

BSG Bleistift aktiv bei Beachvolleyballturnier

Am 23.08.2019 organisierte der Thüringer Volleyballverband zusammen mit dem Landessportbund Thüringen das diesjährige Beachvolleyballturnier auf den Trainingsplätzen am Erfurter Flughafen. Bei schönstem Strandwetter kämpften zehn Kolleginnen und Kollegen unserer BSG Bleistift um die Podiumsplätze. Unter den teilnehmenden Mannschaften war unter anderem auch das Thüringer Finanzministerium vertreten.

So gab es während des Turniers ein sportlich faires Aufeinandertreffen der Steuerberatung mit der Steuerverwaltung. Auf das Siegerpodest haben es unsere beiden Mannschaften zwar nicht geschafft, aber die erreichten Tabellenplätze 10. und 12. wurden trotzdem mit viel Einsatz, Schweiß und Teamgeist schwer erkämpft.

Keine nachträgliche Änderung eines Antrags, mit dem der Stichtag einer Einbringung festgelegt wurde

Bringt ein Unternehmer seinen Betrieb, Teilbetrieb oder Mitunternehmeranteil in eine Kapitalgesellschaft ein, kann die Einbringung auf Antrag auf einen Tag zurückbezogen werden, der höchstens acht Monate vor dem Tag des Abschlusses des Einbringungsvertrags liegt. Außerdem darf der Tag nicht mehr als acht Monate vor dem Tag liegen, an dem das eingebrachte Betriebsvermögen auf die übernehmende Gesellschaft übergeht.

Den Antrag kann (nur) die übernehmende Kapitalgesellschaft stellen. Er ist bei dem für die Besteuerung der Kapitalgesellschaft zuständigen Finanzamt zu stellen. Er kann ausdrücklich, aber auch konkludent, z. B. durch Abgabe einer Steuererklärung nebst Bilanz auf den Einbringungsstichtag, gestellt werden. Ein einmal gestellter Antrag kann nicht mehr geändert werden. Das heißt, der Einbringungsstichtag ist nicht mehr änderbar.

(Quelle: Urteil des Bundesfinanzhofs)

Gewerbliche Tätigkeit durch nachhaltig ausgeübte Warenverkäufe auf der Internetplattform eBay

Wer kostengünstig oder kostenlos Gegenstände erwirbt, um sie anschließend über eBay in Form von Versteigerungen mit Gewinn zu verkaufen, übt eine gewerbliche Tätigkeit aus. Dies ergibt sich aus einem Urteil des Hessischen Finanzgerichts.

Die Klägerin will diese Entscheidung nicht akzeptieren. Sie ist der Auffassung, dass es sich bei ihrer Tätigkeit um eine reine Vermögensverwaltungstätigkeit gehandelt habe. Ihre Verkaufsaktivitäten habe sie nur zufällig, unprofessionell und ungeplant vorgenommen. Es habe sich um einen Zeitvertreib bzw. ein Hobby gehandelt.

Ob diese Argumentation Bestand haben wird, muss abgewartet werden. Der Bundesfinanzhof muss abschließend entscheiden.