Zehn Merksätze zur Archivierung von E-Mails

Zahlreiche betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen werden heute per E-Mail abgewickelt. Die rechtliche Grundlage dafür bilden die GoBD. Der Digitalverband Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post in einem Leitfaden zusammengestellt.

Die zehn Merksätze im Überblick

  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig: E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
  2. E-Mails sind auch elektronisch aufzubewahren: Der Ausdruck auf Papier reicht nicht.
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren: Steuerrelevante E-Mail – Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Es muss sichergestellt sein, dass der Prüfer bei einer Datenträgerüberlassung auf die Daten zugreifen kann und die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet ist. Die Entschlüsselung der übergebenen steuerlich relevanten Daten muss spätestens bei der Datenübernahme auf Systeme der Finanzverwaltung erfolgen.
  4. E-Mail als Transportmittel: Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, z.B. eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
  5. E-Mails sind zu indexieren: Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren: Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in ein anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren: Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff: Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig: Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.

SteuerBar-Spezial

An dieser Stelle möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir zum Jahreswechsel zwei spezielle Themenausgaben unserer Mandantenzeitschrift SteuerBar vorbereiten. Diese Spezial-Ausgaben sind in Form eines Merkblattes gestaltet. Im ersten Merkblatt sind alle neuen Regelungen rund um Lohnbuchhaltung und Sozialversicherung zusammengefasst. Das zweite Merkblatt konzentriert sich auf gemeinnützigkeitsrechtliche Sachverhalte, so wird unter anderem das aktuelle BMF-Schreiben zur Flüchtlingshilfe erläutert. Die Merkblätter werden im Januar auch im Infocenter auf unserer Homepage veröffentlicht.

Wer darf in einem Minijob beschäftigt werden?

Viele Privatpersonen und Unternehmen haben erkannt, dass sie einen Beitrag für die Integration der nach Deutschland geflüchteten Menschen leisten können. Sie sind bereit diese Menschen zu beschäftigen, damit sie schnell in Deutschland auf eigenen Beinen stehen können. Bei geflüchteten Menschen wird je nach Stand des Asylverfahrens zwischen folgenden Personenkreisen unterschieden:

  • Asylsuchende mit noch nicht abgeschlossenen Verfahren (Aufenthaltsgestattung liegt vor)
  • Geduldete Menschen, deren Asylantrag abgelehnt wurde, welche aus Gründen von Krankheit o.ä. nicht abgeschoben werden können.
  • Anerkannte Flüchtlinge mit Aufenthaltserlaubnis

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Die Minijobzentrale hat auf der ihrer Internetseite die Voraussetzungen für die Beschäftigung in einem Minijob veröffentlicht. Demnach können Asylsuchende mit Aufenthaltsgestattung und geduldete Personen nicht ohne Weiteres einen Minijob ausüben. Für beide Gruppen kann die Ausländerbehörde nach Ablauf der Wartezeit von drei Monaten eine Arbeitserlaubnis erteilen. Hier muss die Erlaubnis für eine konkrete Beschäftigung bei der Ausländerbehörde beantragt werden. In Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit wird eine Zustimmung oder Ablehnung erteilt. Dagegen dürfen anerkannte Flüchtlinge mit einer Aufenthaltserlaubnis aus völkerrechtlichen, humanitären oder politischen Gründen jeder Beschäftigung nachgehen.

Haben geflüchtete Menschen eine Arbeitserlaubnis, können sie einen Minijob ausüben. Hier ist wichtig zu wissen: Arbeitgeber müssen für diese Personen keinen Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung zahlen, da Flüchtlinge in Deutschland nicht gesetzlich krankenversichert sind. Ansonsten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer die gleichen Rechte und Pflichten wie bei jedem anderen Arbeitsverhältnis in Deutschland.

Eine kurzfristige Beschäftigung geflüchteter Menschen liegt vor, wenn die Beschäftigung von vornherein auf nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist. Die Höhe des Verdienstes ist dabei unerheblich. Ausgenommen hiervon sind Personen, die berufsmäßig beschäftigt sind und mehr als 450 Euro im Monat verdienen. Berufsmäßig wird eine Beschäftigung dann ausgeübt, wenn sie für den Arbeitnehmer nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Dies trifft auf geflüchtete Menschen zu. Verdienen sie also mehr als 450 Euro im Monat, sind sie immer berufsmäßig beschäftigt, so dass eine kurzfristige Beschäftigung ausgeschlossen ist.

Leistungslexikon – was wir außer Steuerberatung sonst noch können

Dass wir Steuerberatungsleitungen in allen Facetten anbieten ist allgemein bekannt und selbstverständlich. Aber darüber hinaus fragen unsere Mandanten gelegentlich auch einige „besondere“ Dienstleistungen ab, die wir Ihnen in unserer neuen Rubrik „Leistungslexikon“ in loser Folge vorstellen möchten.

Personalkennzahlen informieren über Sachverhalte, die für Ihre personalwirtschaftlichen Entscheidungen von Bedeutung sind. Diese Personalstatistiken anhand vorhandener Daten lassen sich folgendermaßen kategorisieren:

  1. Auswertungen zur Personalstruktur
    Dabei handelt es sich um Aufschlüsselungen des Personalbestandes bspw. nach Geschlecht, Alter, Dauer der Betriebszugehörigkeit sowie Übersichten zu den Geburtstagen der Mitarbeiter nach Name oder pro Monat bzw. Jahr.
  2. Auswertungen zum Personalaufwand
    Diese zeigen die kostenmäßige Bedeutung des Personalaufwandes, z.B. Personalkosten pro Kopf bzw. gesamt pro Monat bzw. Jahr, Auswertungen zum Steuerbrutto jährlich oder monatlich, Kostenstellenwerte pro Jahr oder pro Monat.
  3. Auswertungen zum Verhalten
    Diese dienen als Indikatoren für Sachverhalte, die sich auf die Arbeitsproduktivität und den Personalaufwand auswirken, z.B. Fluktuation, Krankheitsstatistik, Urlaubsübersicht.

auswertungen

Wenn Sie Interesse an weiteren Auswertungen und Statistiken haben, sprechen Sie uns bitte an.

Digitalisierung & Co.

digitalisierungDie flächendeckende Verschlüsselung der e-mails ist nur eine von vielen Maßnahmen an Daten- und Virenschutz. Vom Unternehmen online, Arbeitnehmer online, elektronischer Steuererklärung, E-Bilanz bis hin zur vorausgefüllten Steuererklärung, die technischen Anforderungen steigen. Letzteres bedeutet den elektronischen Abruf von einkommensteuerrelevanten Daten für die Erstellung  der privaten Steuererklärung, so beispielsweise Daten der Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber, Rentenbezüge von der Rentenstelle oder Daten der Krankenkassen.

Aber wer darf die Daten abrufen und nach Ergänzung weiterer Daten wie beispielsweise Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung an die Finanzverwaltung versenden? Für diesen verantwortungsvollen  Auftrag wurde 2014 dieVollmachtsdatenbank geschaffen, ein Portal, in dem die Vollmachten von Steuerpflichtigen an ihre Berater verwaltet werden. Die Vollmacht hat an Bedeutung gewonnen, denn sie ist die einzige Grundlage für einen Datenaustausch. Und die Vollmacht für die Vollmachtsdatenbank, die  aufgrund der vorausgefüllten Steuererklärung neu erteilt werden muss, aber darüber hinaus Gültigkeit hat, ist  nicht die einzige Vollmacht, die wir von unseren Mandanten einholen müssen. Daneben brauchen wir auch eine Vollmacht für Steuerkonto online, für E-Bilanz und Stadt bzw. Gemeinde zur Vertretung in Sachen Gewerbesteuer.

Wer da den Eindruck hat, es ist ein Vollmachtsdschungel entstanden, liegt natürlich falsch!

Vorgestellt: Steuerakademie Thüringen e. V.

Steuerakademie_Thüringen_e._V

Geschmacksverstärker

Die Anforderungen an die klassischen Berufsbilder ändern sich, weil Ihre Kunden immer mehr und bessere Dienstleistungen erwarten. Sind Sie und Ihre Mitarbeiter bestens fachlich qualifiziert und diesen Ansprüchen gewachsen? Arbeitet Ihre Mannschaft motiviert, mit Spaß und ist der Output effizient?

Ihr Fortbildungspartner in Thüringen

Die Steuerakademie bietet für Ihre Fortbildung und die Ihrer Mitarbeiter im Auftrag der Steuerberaterkammer Thüringen Präsenzveranstaltungen vor Ort, von besonderer Güte, mit steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Schwerpunkten an. Stärken Sie Ihr Team – frischen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter auf oder bilden Sie sie fort!

Die Steuerakademie garantiert höchste Qualität und Aktualität! Die Seminare, Lehrgänge, Skripte und Inhouse-Schulungen sind nicht nur für Angehörige des steuerberatenden Berufes ideal geeignet, sondern können für jedes Berufsfeld gewinnbringend sein!

Das dürfen Sie z. B. erwarten: Aktuelles Steuerrecht, Spezialseminare zu Steuern, Management, Soft Skills, Nischenthemen, erstklassige Referenten, Fördermöglichkeiten und einen Rundum-Service des Teams.

Als Klientel unserer Kanzlei erhalten Sie einen Vorteilspreis (bei der Buchung geben Sie bitte an, dass Sie zur Mandantschaft von Ruschel & Coll. gehören). Im Webshop www.stbverband-thueringen.de/shop finden Sie alle Fortbildungsveranstaltungen. Nutzen Sie auch das spezielle Angebot, Inhouse-Schulungen in Ihren Unternehmensräumen zu organisieren und mit Ihnen durchzuführen.

Das Team der Steuerakademie unterstützt Sie persönlich bei Ihrer Fortbildungsplanung und natürlich ganz nach Ihrem Geschmack.

Nehmen Sie die Kompetenz der Steuerakademie in Anspruch statt Ihre Zeit – Tel. 0361 55833-0!

Ganz Aktuell:   Besteuerung von Vereinen

Datum:    29.09.2014/09:00 bis 16:00 Uhr
Referentin:  Annette Sachse/Steuerberaterin
Veranstaltungsort: Pullman Erfurt am Dom
Buchungsnummer: 140480
Vorteilspreis: 226,10 € inkl. MwSt.

Teilnehmerkreis:

Steuerberater, Steuerfachwirte, Steuerabteilungen in Unternehmen, Fach- und Führungskräfte aus Finanzwesen und Controlling Dieses Seminar richtet sich an Personal, das Vereine steuerlich betreut und berät. Der Themenkomplex wird theoretisch vermittelt und anhand vieler Praxisfälle anschaulich erläutert. Insbesondere das neue Verfahren zur Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach § 60a AO sowie die neu eröffnete Möglichkeit der Vermögensausstattung anderer gemeinnütziger Körperschaften erfordern Handlungsbedarf bei der Beratung von Non-Profitorganisationen.

Fragen – Antworten – Diskussionen Erfahrungsaustausch in der letzten Stunde des Seminars!

Bitte senden Sie Ihre Fragen bis zwei Wochen vor dem Seminar an info@stbverband-thueringen.de.

Aus dem Seminarinhalt:

  • Rechtsformspezifische Besonderheiten des Vereins
  • Der Verein als Steuersubjekt
  • Berufsverbände
  • Gemeinnützige Vereine
  • Die Einkommenssphären und Besteuerung einer steuerbegünstigten Körperschaft
  • Spendenrecht
  • Besonderheiten der Sportvereine
  • Aktuelle Rechtsprechungen und Entwicklungen

Kartäuserstraße 27a, 99084 Erfurt, Telefon 036 55833-0

Neue Förderperiode 2014-2020 der EU

Mit dem aktuellen Jahr hat die neue Förderperiode 2014-2020 der EU begonnen. Die neue Förderperiode bedeutet für Thüringen eine Herabstufung von der Fördergebietskategorie A in die Kategorie C und damit zusammenhängend eine Reduzierung der Förderhöchstsätze für kleine Unternehmen von 50% auf 30%. In einer Übergangszeit bis 2017 ist für kleine Unternehmen in Thüringen noch ein erhöhter Fördersatz von 35% zulässig. Insgesamt stehen in der aktuellen Förderperiode 443 Mio. € weniger Strukturfondsmittel (EFRE / ESF) zur Verfügung als bisher.

Aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen passen Bund und Länder derzeit die einzelnen Förderprogramme an. Schwerpunkte bei der Investitions- und Beratungsförderung werden zukünftig Maßnahmen zur CO²-Reduzierung und Steigerung der Energieeffizienz in Unternehmen sein.

Da die Dokumentations- und Nachweispflichten für öffentliche Zuschüsse unverändert bleiben, ist ein gewisses Mindestinvestitionsvolumen erforderlich, damit der zu erwartende Zuschuss den erforderlichen Verwaltungsaufwand im Unternehmen rechtfertigt. Bei Bedarf stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite: consulting@ruschel-collegen.de

 

Vorgestellt: Erfurter Herbstlese e.V.

Susanne_FröhlichUnter dem Motto „Sag niemals nie!“ präsentiert die 17. Erfurter Herbstlese vom 16. 9. bis 7. 12.  2013 insgesamt 71 Veranstaltungen mit Autorinnen und Autoren aus den Bereichen Belletristik, Sachbuch sowie Kinder- und Jugendbuch. Unsere Mitarbeiterin Simone Rau unterstützt als Fördermitglied den Verein Erfurter Herbstlese e.V. bereits seit mehreren Jahren.

Das Erfurter Literaturfestival, das weit über die Grenzen der Thüringer Landeshauptstadt hinaus Publikum anzieht, gehört zu den renommierten Festivals in Deutschland und zählt auch in diesem Jahr wieder einige prominente Namen zu seinen Gästen, so etwa Daniel Kehlmann, Ulrich Tukur, Matthias Brandt, Rupert Neudeck, Gerd Ruge, Sven Plöger, Susanne Fröhlich, Bastian Sick und
Ruth Maria Kubitschek.

Auch an die kleinen und jungen Leserinnen und Leser denkt die „Herbstlese“ und organisiert für sie lebendige Veranstaltungen, die die ganze Familie ansprechen und begeistern.

Die „Herbstlese“ endet traditionell mit einem furiosen Abend des Literaturkritikers Denis Scheck, der mit viel Witz, Tempo, großem Sachverstand und immer vor ausverkauftem Haus das Publikum durch die Welt der Neuerscheinungen lotst und dabei weder an Lob noch an Kritik spart.

Informationen und Karten unter www.herbstlese.de

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Landfrauenortsverein Kleingölitz

landfrauenKleingölitz ist ein Ortsteil Bad Blankenburgs mit ca. 90 Einwohnern. Simone Celny aus dem Team Finanzbuchhaltung ist ein engagiertes Mitglied im Landfrauenortsverein Kleingölitz. Gegründet wurde dieser am 14. Juni 2000. Ziel der Vereinsarbeit ist es vor allem, das kulturelle und gesellschaftliche Leben im Ort zu erhalten und zu aktivieren. Deshalb werden regelmäßig Veranstaltungen organisiert und durchgeführt, oft in enger Zusammenarbeit mit den Mitgliedern der Freiwilligen Feuerwehr des Ortes.

Zu den jährlich stattfindenden traditionellen Veranstaltungen wie am 30.April, wenn der Maibaum gesetzt und das Maifeuer angezündet wird, sowie zum mit wechselnden Höhepunkten durchgeführten Sommerfest, liegt die Verantwortung für die Organisation und die Versorgung in den Händen des Landfrauenvereins. Ein ganz besonderes Highlight und eine Herausforderung für den Verein war die Vorbereitung und Durchführung der Feierlichkeiten anlässlich des 650-jährigen Bestehens der Ortsteile Klein- und Großgölitz im Juni 2012.

In der Adventszeit führt der Landfrauenverein eine Weihnachtsfeier durch, zu der die Kinder und Rentner beschert werden. Die Vorbereitungen darauf beginnen schon lange vor dem Fest. Die Mitglieder haben es sich von Anfang an zum Ziel gesetzt, die Gaben für die Rentner selbst herzustellen oder zu basteln. So wurden im Laufe der Jahre viele gute Ideen umgesetzt und es entstanden liebevolle individuelle Geschenke.  Aber es wird nicht nur gefeiert. Auch Werterhaltungsmaßnahmen stehen auf dem Plan. So wurden z.B. Tische, Bänke und Zäune gestrichen.

In thematischen Veranstaltungen gab es Lichtbildervorträge und Filme, Reiseberichte und Theaterbesuche. Auch das Kennenlernen und Umgehen mit Kräutern, ihre vielseitigen Verwendungsmöglichkeiten und ihre Einbeziehung in die Ernährung, waren von Interesse.

Der Verein ist stets bemüht, finanzielle Mittel zu erwirtschaften und durch Eigenleistungen zu sparen. Spendenund Sponsorengelder helfen, die begonnene Arbeit wie bisher fortzusetzen und werden deshalb dankbar angenommen.

Vorgestellt: other music e.V. – Yiddish Summer Weimar 2013

Yiddish_Summer_Weimar_2013Der von Ruschel & Collegen unterstützte other music e.V. organisiert seit mehreren Jahren das Yiddish Summer Festival in Weimar. Festivalleiter und künstlerischer Direktor des other music e.V., Dr. Alan Bern sagt: „Jeden Sommer kommen Künstler aller Sparten, Instrumentalisten, Sänger, Tänzer und Wissenschaftler aus der ganzen Welt nach Weimar, um einige Wochen ganz in Jiddische Musik, Tanz, Sprache und Kultur einzutauchen. Unsere Workshops, Konzerte, Tanz-Partys, Jam-Sessions und viele andere Aktivitäten sind zu Recht bekannt für ihre Intensität und ihr hohes Niveau. In diesem Jahr kehren einige der kreativsten Bands der aktuellen Jüdischen Musikszene, die einst hier in Weimar ihre Karrieren begonnen haben, zum Yiddish Summer zurück.

Dies ist für die Workshopteilnehmer aus einigen Dutzend Ländern eine großartige Gelegenheit, sich zu vernetzen, Ideen und Inspiration miteinander zu teilen und neue Projekte zu gründen.

Zum ersten Mal präsentiert other music in diesem Jahr vom 30. Juli bis 4. August eine spezielle Woche mit allabendlichen Doppel-Konzerten im Reithaus Weimar mit dem Besten, was die Neue Jiddische Musik zu bieten hat. Diese Woche endet mit einem Gala Tanzball am Samstag und der allerersten Yiddish Pool Party am Sonntag im Schwansee-Freiband in Weimar. Also kommen Sie zum Festival und genießen Sie diese unglaubliche Atmosphäre. Ob Sie ein regelmäßiger Besucher des Festivals sind oder zum ersten Mal herkommen: other music hofft, Sie diesen Sommer in Weimar zu sehen – zu einem Festival, das eine unvergessliche Entdeckungsreise in Neue Jiddische Musik und Tanz verspricht!”

Alle Infos zum Programm gibt es im Internet unter www.yiddishsummer.eu