Interne Kommunikation im Steuerbüro

Eine funktionierende interne Kommunikation ist Voraussetzung für teaminterne und teamübergreifende Arbeitsprozesse in einem Steuerbüro. Christian Ruschel, Steuerberater und Geschäftsführer bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit interner Kommunikation im Steuerbüro. Dieses Thema ist für Johannes Vogler, der gerade eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolviert, besonders spannend. Er sprach darüber mit Christian Ruschel:

Herr Ruschel, Sie sind das jüngste Mitglied der Geschäftsleitung. Erfahrungsgemäß hat eine jüngere Generation einen anderen Blickwinkel auf viele Bereiche des täglichen Lebens. Wie ist es bei Ihnen, gibt es interne Diskussionen oder was hat Sie das darauf aufmerksam gemacht, sich für eine besser interne Kommunikation stark zu machen?

Aufmerksam geworden bin ich auf das Thema durch Umfragen innerhalb der Mitarbeiter, die die Erreichbarkeit der Geschäftsleitung als hemmenden produktiven Faktor darstellten. Im ersten Moment war dieses Ergebnis ernüchternd, da meine Tür jedem offen steht und ich bei Fragen gerne weiterhelfe. Es herrschte also eine Abweichung von meiner Wahrnehmung zu der Wahrnehmung der Mitarbeiter.

Hierbei zeigte sich mir sehr deutlich, welchen zentralen Einfluss auf ein Unternehmen die interne Kommunikation hat. Dies betrifft vor allem den Informations- und Wissenstransfer, aber auch Beschwerdemanagement und Feedback zu erbrachten Leistungen sind hierbei inbegriffen.

Laut offizieller Definition ist interne Kommunikation die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe, Informationsverbreitung, Austausch sowie Motivation und Bindung.

Bereits die Definition macht klar, dass nicht nur das „mit-einander-Reden“ gemeint ist. Es geht vielmehr darum, dass das Reden auch zu organisieren ist. Gemeint sind damit Ansprechpartner, Meetingkultur, Vertreter, Wissensträger und vieles mehr.

Was möchten Sie mit einer besseren Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erreichen bzw. wo sehen Sie Defizite und wie möchten Sie denen entgegenwirken?

Bessere Kommunikation fängt schon bei der Anlernung von Auszubildenden oder der Einarbeitung von neuen Kollegen an. Hierbei ist nicht nur der effektive Wissenstransfer zum Aufbau von Qualität notwendig, sondern auch das Vermitteln des „Ruschel-Wir-Gefühls“ um Mitarbeiter zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen.

Defizite sehe ich vor allem im Umschalten von „Darüber-reden“ zur „Umsetzung“. Oftmals werden Probleme schnell erkannt und aufgezeigt, jedoch nicht als Herausforderung erkannt und nach Lösungen gesucht. Dabei kann dieses Problem bereits bei einem Kollegen im Nachbarzimmer gelöst worden sein.

Hierbei sind uns insbesondere die zweite Führungsebene und die Stabsstellen wichtig, um schnell und effektiv Herausforderungen und Lösungen zusammenzubringen.

Was erhoffen Sie sich für einen Mehrwert, aus diesen ganzen Maßnahmen?

Der Mehrwert ist sehr vielfältig und beschränkt sich nicht nur auf den reinen Wissenstransfer und dem Abbau von Wissensinseln, sondern soll sich auch auf die noch effektivere und schnelle Lösung von Herausforderungen, dem Beschleunigung von Arbeitsprozessen und vor allem auf das effektive Streuen von Innovationen auswirken.

Digitalisierung im Steuerbüro

Steffi Lorenz, Steuerberaterin und Prokuristin bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit dem Thema Digitalisierung im Steuerbüro. Außerdem ist Frau Lorenz Vorstandmitglied der Steuerberaterkammer Thüringen und wirkt in dieser Funktion am zukünftigen Leitbild des Berufsstandes und des Berufsnachwuchses mit. Welche Auswirkungen das Thema Digitalisierung auf unsere Kanzlei und den gesamten Berufsstand der Steuerberater hat, darüber sprach Johannes Vogler (Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement) mit Frau Lorenz:

Was bedeutet die Digitalisierung für Ruschel & Collegen? Welche Rolle spielt dieses Thema in unserem Unternehmen?

Digitalisierung bedeutet für unsere Kanzlei, dass wir zukunftssicher sind, aktuell bleiben und damit auch die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen unserer Mandanten und Mitarbeiter erfüllen. Digitalisierung erstreckt sich bei uns auf alle Arbeitsprozesse und es beinhaltet weit mehr als nur das Einscannen von Belegen und deren Ablage in einem EDV-System.

Welche technische Anwendungen und Lösungen kommen für unsere Kanzlei infrage?

Allgemein benutzen wir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in welchem der gesamte Schriftverkehr, gespeichert wird. Im Bereich der Buchhaltung gibt es das System „Unternehmen – Online“. Damit können Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant ausgetauscht werden. Für den Lohnbereich gibt es ein daran angekoppeltes System, welches sogar für jeden Mitarbeiter eine digitale Akte ermöglicht.

Wie wirken sich diese Anwendungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Mandanten aus? Was sind die Vorteile einer weiteren Digitalisierung?

Die Vorteile der Digitalisierung sind sehr vielseitig. Für uns bedeutet das, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf mandatsbezogene Unterlagen hat und nicht erst die Papierakten durch das Büro tragen muss.

Im Bereich der Buchhaltung werden Belegdaten elektronisch verarbeitet, Bankdaten können eingelesen werden und Daten aus anderen Systemen (z.B. Rechnungslegung) können importiert werden. Damit werden Eingabefehler minimiert und die Auswertungen können deutlich aktueller – auf Wunsch sogar taggenau – zur Verfügung stehen. Im Lohnbuchhaltungsbereich ist es ähnlich: mit digitalen Daten sind Doppelerfassungen beim Mandanten und bei uns vermeidbar.

In Zeiten des Personalmangels bedeutet Digitalisierung auch, dass durch effektivere Arbeitsprozesse die Arbeit für den Mandanten gewährleistet werden kann und eine Vertretung leichter möglich ist. Die Zeit für die Buchhaltung kann dann außer für Eingabearbeiten für die Datenanalyse genutzt werden, um dem Mandanten einen zusätzliche Nutzen aus seiner Buchhaltung aufzuzeigen.

Wo es Vorteile gibt, gibt es leider auch Risiken? Welche Risiken treten im Rahmen der Digitalisierung auf und wie sind diese vermeidbar?

Risiken bei digitalen Daten gibt es viele, der schlimmste Fall ist der Datenverlust oder sogar das „Einschleichen“ von Schadsoftware. Wir haben klare Handlungsanweisungen bzw. Prozesse eingerichtet: z.B. werden die Daten unserer Server täglich an einem externen Ort gesichert. Auf unseren Servern ist ein starker Virenschutz selbstverständlich. Auch fremde Speichermedien werden von uns vorab geprüft.

Schon durch unsere berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung gehen wir sehr sensibel mit Mandantendaten um. Da wir sehr persönliche Daten, z.B. für die Steuererklärungen, aufzeichnen, hat Datenschutz bei uns oberste Priorität. So werden von uns beispielsweise per E-Mail versendete Daten mit einem Passwortschutz versehen. Um auch innerhalb der Kanzlei den Datenschutz zu erhöhen, haben wir unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vergeben.

Wie weit ist Ruschel & Collegen bereits mit der Digitalisierung und welche Schritte sollen noch eingeleitet werden, um noch effektiver zu arbeiten?

Wir haben schon einen langen Weg der Digitalisierung hinter uns gebracht. Aber es gibt immer wieder neue Innovationen und auch die bestehenden Methoden und Systeme können noch effizienter genutzt werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Zukünftig werden alle Daten nur noch digital vorliegen und wir sind bereit, diese zu be- und verarbeiten. Schließlich ergibt sich auch noch ein nicht zu unterschätzender Wert für die Umwelt: weniger Verbrauch von Papier und Druckertoner unterstreichen unsere nachhaltige Arbeitsweise.

 

Fortbildungstag und neuer Thüringer Feiertag

Am 19. September 2019 findet bei Ruschel & Collegen der diesjährige kanzleiweite Fortbildungstag für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt. Außerdem hat der Thüringer Landtag bereits im Februar beschlossen, den Weltkindertag am 20. September als zusätzlichen gesetzlichen Feiertag in Thüringen einzuführen.Kalender 19.09._20.09.

Bitte beachten Sie deshalb: Unsere Büros in Erfurt und Stadtilm sind  am 19. und 20. September 2019 geschlossen. An beiden Tagen finden keine Beratungstermine statt. Auch E-Mails oder telefonische Anfragen werden an diesen Tagen von uns nicht bearbeitet. Ab dem 23. September ist unser Team wieder für Sie erreichbar und steht Ihnen für steuerliche Fragen zur Verfügung.

Im Interview: Ilona Ruschel

Nachdem unsere Kollegin Ann-Christin Machowski und Auszubildender Johannes Vogler im Interview mit Ilona Ruschel einen guten Einblick in das aktuell laufende Changemanagement bekamen (SteuerBares Ausgabe 04/2019), wollten Sie jetzt noch mehr zum Thema Generationswechsel erfahren. In dieser Ausgabe veröffentlichen wir die Fortsetzung des Interviews:

Frau Ruschel, können Sie uns wieder kurz einen Überblick geben, was für Sie das Thema „Generationswechsel“ beinhaltet?

Generationswechsel, das Thema beschäftigt zur Zeit viele Unternehmen. Nach 1990 sind gerade in den neuen Bundesländern viele Menschen aufgebrochen, haben angepackt und sich selbständig gemacht. Seitdem sind fast 30 Jahre vergangen. Jetzt steht in diesen Unternehmen ein Generationswechsel an.

Wir merken es bei Mandanten und begleiten eine steigende Anzahl von Unternehmensnachfolgen. Auch ich habe zur Wendezeit ein Unternehmen, ein Steuerbüro, gegründet. Seit einigen Jahren ist mir klar, dass etwas passieren muss, und ich bin deshalb schon frühzeitig Partnerschaften eingegangen.

Da sich eine langjährige Geschäftspartnerin gegen eine Fortführung entschieden hat, war ich auf der Suche nach neuen Partnern und bin glücklich, mit meinem Sohn, Steffi Lorenz und Ivonne Dittmar geeignete Gesellschafter gefunden zu haben. Nicht zuletzt heißt Generationswechsel aber auch langjährige, erfahrene Mitarbeiter altersbedingt zu ersetzen und damit aber auch neue Strukturen einzuführen.

Ihr Unternehmen stand also vor einem tiefgreifenden Umbruch. Wie haben Sie sich darauf vorbereitet?

Um es genauer zu sagen, wir sind mittendrin im Umbruch und haben bereits ein Stück des Weges geschafft. Wir haben richtigerweise mit dem Kopf begonnen, der Geschäftsleitung. In den nächsten Jahren stehen weitere Nachfolgen von Mitarbeitern an, die mit mir gemeinsam in den 90er Jahren die Grundlagen geschaffen haben. Für einige gibt es bereits gesetzte Nachfolger, bei anderen werden wir die Aufgaben auf mehrere Köpfe verteilen und bei einigen sind wir noch auf der Suche. Wir setzen weiterhin auf eigene Ausbildung und übernehmen sie gern als Jungfachangestellte. Jeder junge Mitarbeiter hat die Chance, seinen Platz im Unternehmen zu finden.

Ihr Sohn ist seit letztem Jahr auch Teil der Geschäftsleitung, wie gehen Sie damit um?

Ich glaube für jeden Unternehmer/in ist es ein Segen, wenn man einen Nachfolger in der Familie findet. Deshalb freue ich mich auch, ihn als einen der neuen Gesellschafter-Geschäftsführer zu sehen. Christian wollte bereits mit 15 Jahren Steuerberater werden, er hat es zeitnah umgesetzt. Dass er sich mit den anderen Partnern gut versteht, ist die beste Voraussetzung für den weiteren Erfolg. Ich bin sicher, dass eine Steuerberatungsgesellschaft in unserer Größe mehrere Partner braucht, um am Markt zu bestehen und erfolgreich zu sein.

Mit Christian Ruschel ist nun eine neue Generation in der Geschäftsleitung vertreten. Welche Veränderungen ergeben sich dadurch in der täglichen Zusammenarbeit?

Christian stammt aus der Generation zwischen X-Y. Dabei sind andere Wertvorstellungen erkennbar, aber auch eine deutliche Hinwendung zu neuen Technologien. Natürlich bleiben dabei Diskussionen nicht aus, aber sie sind für Entscheidungen notwendig und sinnvoll, ja sogar erforderlich, um die neuen Herausforderungen zu meistern.

Ein Generationswechsel findet auch bei Ihren Mandanten statt. Wie macht sich diese Art von Generationswechsel bemerkbar und welche Besonderheiten müssen beachtet werden?

In den letzten Jahren haben wir bereits in einigen Mandantenunternehmen nach Nachfolgern gesucht, diese verkauft, oder auch die Tätigkeit eingestellt. Manchmal, besonders dann, wenn Nachfolger im Unternehmen oder in der Familie gefunden werden konnten, können wir auch das Nachfolgeunternehmen betreuen. Die neue Generation ist dann schneller bereit, auch Ihre steuerlichen Verpflichtungen auf eine andere Ebene zu heben. Diese wird begleitet durch Digitalisierung und Einsatz moderner Technik.

Für viele Mandanten und Geschäftspartner ist Ruschel & Collegen ohne Ilona Ruschel kaum vorstellbar. Wie nehmen Sie Ihnen diese Ängste und Sorgen?

Der Name „Ruschel“ ist tatsächlich in den letzten Jahren zur Marke geworden. Typisch für Marken ist es aber auch, dass der Namensgeber nicht mehr allein die Firma trägt, wichtiger ist, dass der Spirit weiterlebt. Dafür haben wir alle Voraussetzungen geschaffen. Die neue Geschäftsleitung und die Mitarbeiter tragen diesen Spirit weiter.

 

Meine Reise auf dem Jakobsweg

Im Sommer des vergangenen Jahres hat sich unsere Kollegin Janine Hubl nach bestandener Abschlussprüfung eine längere Auszeit gegönnt. Gedanklich losgelöst von steuerlichen Problemfällen nutzte sie die Zeit, um nach Santiago de Compostela zu pilgern. Ihre Reiseeindrücke in Wort und Bild hat sie uns freundlicherweise zur Veröffentlichung bereitgestellt:

5 Wochen – 660 km – ein Ziel: Santiago de Compostela

Mich hat es im August 2018 nach Spanien gezogen, um den Camino del Norte an der Küste Spaniens zu wandern. Zusammen mit zwei Freundinnen machte ich mich, nur mit einem Rucksack bepackt, auf den Weg. Ich startete in Bilbao und war auf das bevorstehende Abenteuer und die vielen neuen Ereignisse, die mich erwarteten, gespannt. Die ersten Tage verliefen nicht so, wie ich gedacht hatte. Meine Vorstellung war, jeden Tag mein Tagespensum von ca. 20 Kilometern zu laufen und Pausen zu machen wie ich es wollte, ohne Stress und Druck. Aber Pustekuchen! Nach dem ersten Tag hatte ich bemerkt, dass man sich mit dem Laufen beeilen muss, um rechtzeitig in der Herberge zu erscheinen. Wer zu langsam ist und zu spät in die Herberge kommt, hat kein Bett für die Nacht und muss weiterziehen. Das hat mich am meisten enttäuscht, da ich die Reise nutzen wollte, um mich von Druck und Stress zu erholen.

Der Weg war nicht immer einfach und ich musste gemeinsam mit meinen Freundinnen einige Hürden bewältigen. Dazu zählten unter anderem:
Demotivation (unser größtes Problem, wenn man 50 % des Tages nur läuft),
Knie- und Hüftschmerzen (ja, das bekommt man wohl, wenn man untrainiert ist),
Blasen an den Füßen (ich empfehle gut eingelaufene Schuhe, denn dadurch wurde ich von Blasen verschont),
Bettwanzen-Befall (dagegen kann man nichts tun, entweder man wird befallen oder eben nicht)
und das Überwinden von steilem Gelände (der Camino del Norte ist einer der anspruchsvollsten, aber landschaftlich schönsten Camino in Spanien).

Doch das alles hat uns nicht untergekriegt. Es hat uns untereinander zusammengeschweißt und unvergessliche Erlebnisse geschaffen.
Häufig hatten wir den Gedanken, einfach abzubrechen und nach Hause zu fliegen. Aber nicht allzu häufig, nur ungefähr 50 Mal am Tag. Gegenseitige Motivation und ein Ruhetag am Strand haben uns dabei geholfen, den Weg bis zum Ende zu gehen. Die neuen Bekanntschaften in den Herbergen haben uns das Gefühl gegeben, mit den Schmerzen und der Unlust nicht allein zu sein, und dass der Moment, in dem man die Kathedrale in Santiago de Compostela erreicht, unvergesslich sei.

Und das war er. Ich habe pures Glück gespürt, diese Herausforderung für mich persönlich geschafft zu haben und endlich am Ziel angekommen zu sein.

Und weil der Weg so schön war, planen meine Freundin und ich, nochmal einen Camino zu gehen.

Changemanagement bei Ruschel & Coll.

Changemanagement spielt derzeit eine große Rolle in unserer Kanzlei. Um einen geeigneten Start und Einblick in das Thema zu bekommen, befragten unsere Auszubildenden Ann-Christin Machowski und Johannes Vogler Firmengründerin Ilona Ruschel.

Frau Ruschel, was ist für Sie als erfahrene Unternehmerin „Changemanagement“?

Eine offizielle Definition nach Gabler sagt: „Es ist ein Prozess laufender Anpassung von Unternehmensstrategien und -Strukturen an veränderte Rahmenbedingungen.“ Dem kann ich nur zustimmen

Welche Bedeutung hat es für Ruschel & Collegen?

Ruschel & Collegen musste sich in den fast 29 Jahren immer wieder an geänderte Rahmenbedingungen anpassen. Ohne diese notwendigen Anpassungen wären wir nicht da, wo wir heute sind.

Aktuell hat die Veränderung in der Gesellschafterstruktur im letzten Jahr einen weiteren Change-Prozess eingeleitet. Wir haben durch ein Seminar mit Maik Lärz neue Impulse bekommen.

Wie möchten Sie, als Teil der Geschäftsleitung, „Changemanagement“ umsetzen und welchen Weg möchten Sie mit Ihren Geschäftspartnern gehen?

Von Beginn an haben wir auf die aktive Mitgestaltung aller Partner, aber auch der Mitarbeiter gesetzt. Dabei haben Coacher wie Rheinhard Wohner, Gunter Hübner, Stefan Lami, aber auch Boris Grundl sehr hilfreich zur Seite gestanden.

Jetzt ist die Zeit, in der man in Ruhe ein Haus bauen kann vorbei. Unternehmensführung gleicht heute einer Porschefahrt bei Nacht. Man muss neben den laufenden Prozessen sehr schnell die richtigen Zukunftsentscheidungen treffen.

Deshalb haben wir das Projekt „Future Room“ ins Leben gerufen. Es ist eine Methode, mit der man neue Geschäftsmodelle entwickeln kann. Durch Mitarbeiterumfragen und Thementische haben wir aktuell zu lösende aber auch langfristige Aufgaben definiert. Dabei haben wir allen interessierten Mitarbeitern unter Leitung der Geschäftsführung die Chance gegeben, sich einzubringen. Einige Themen sind bereits bewältigt, wie z.B. Modernisierung des Leitbildes oder inhaltliche Änderung unserer internen Jahresauftaktveranstaltung „Kick-off“. Bei den Themen Generationswechsel und moderne Arbeitszeitmodelle haben wir bereits Zwischenergebnisse erreicht. Auch an der Systematisierung von Gehaltsstrukturen und der internen Kommunikation werden wir langfristig weiterarbeiten.

Sie haben in über 25 Jahren Ruschel & Collegen schon sehr viel erlebt. Sicherlich beinhaltet ein Wandel Risiken. Wie schätzen Sie diese ein?

29 Jahre ist eine lange Zeit. Aber ohne Wandel gibt es keine Zukunft. Nicht immer konnten wir dabei alle Mitarbeiter mitnehmen. Natürlich schmerzt es, Menschen zu verlieren, die sich in den gewohnten Strukturen wohlfühlen, aber die Notwendigkeit des Wandels nicht verstehen oder im Wandel nur persönliche Risiken und Gefahren sehen.

Viel Wichtiger sind jedoch die Chancen, die sich durch einen geregelten Strukturwandel ergeben. Was sind die großen Möglichkeiten und wie möchten Sie für Ruschel & Collegen das Beste herausholen, um weiterhin aktiv den Markt gestalten zu können?

Ruschel & Collegen ist auf gutem Weg. Besonders erfreulich ist es, dass sich an der Spitze Menschen gefunden haben, die trotz aller Probleme Spaß daran haben, das Unternehmen fortzuführen. Dabei können wir auf einer Mitarbeiterstruktur aufbauen, die aus langjährigen erfahrenen und neuen hochmotivierten Mitarbeiter besteht.Die Generation der „Baby-Boomer“ bereitet sich vor, langsam in wohlverdienten Ruhestand zu gehen. Der Generation X und Y wird mehr Verantwortung übertragen und für die Generation Z wollen wir Anreize bringen, ihre Zukunft bei uns zu gestalten.

 

Steffi Lorenz, Steuerberaterin – Prokuristin und Gesellschafterin der Ruschel & Coll. GmbH & Co. KG Steuerberatungsgesellschaft.

Seit 2008 bin ich nun Gesellschafterin und seit 2014 Prokuristin bei Ruschel & Collegen. Durch die Veränderungen der Geschäftsführung bei Ruschel & Collegen ergeben sich für mich neue Aufgabenfelder und neue Anreize in der Zusammenarbeit mit Frau Ruschel, Frau Dittmar und Herrn Ruschel.

Nach meinem Abitur im Jahr 1991 standen mir vielen Türen offen. Mehr oder minder durch Zufall und Beratung begann ich eine Ausbildung. Für mich stand schnell fest, dass es nicht bei einer Ausbildung zur Steuerfachangestellten bleibt und so ging mein Weg über die Weiterbildung zur Steuerfachwirtin (2002) zur Steuerberaterin (2004).

Nach der erfolgreich abgeschlossenen Prüfung zur Steuerberaterin hat mir eine Berufskollegin geraten: „Probiere es doch mal bei Frau Ruschel!“. Was soll ich sagen, es passt. In der Struktur und dem familiären Umfeld von Ruschel & Collegen fühle ich mich sehr wohl. Das Unternehmensleitbild stimmt mit meinen persönlichen Vorstellungen einer positiven Arbeitskultur und einer sich schnell an Veränderungen anpassenden Firma überein.

Meine Tätigkeitsschwerpunkte bei Ruschel & Collegen liegen in der steuerlichen Betreuung von Personen- und Kapitalgesellschaften, den betrieblichen Steuern (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer), der Nachfolgeberatung (Erbschaft- und Schenkungssteuer) sowie der Fachbereichsleitung „private Steuern“.

Gesellschaftlich engagiere ich mich berufsbezogen als Mitglied des Vorstandes der Steuerberaterkammer Thüringen und als Vorsitzende der Prüfungsausschüsse der Steuerberaterkammer Thüringen im Bereich Steuerfachangestellte und Fachassistenten Lohn & Gehalt sowie als Mitglied im Prüfungsausschuss der Steuerberaterkammer im Bereich Steuerfachwirte.

Meine Freizeit verbringe ich mit dem studieren von Literatur über verschiedenste Bereiche, doch besonders gern über Geschichte. Ich begeistere mich für Städtereisen und darstellende Kunst.

Jahrgang: 1972

Die Geschäftsführung stellt sich vor

Christian Ruschel, Dipl.- Betriebswirt (FH), Steuerberater

Geschäftsführer und Gesellschafter der Ruschel & Coll. GmbH & Co. KG Steuerberatungsgesellschaft und Prokurist der Ruschel Audit & Consulting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Als neuer Gesellschafter und Geschäftsführer seit dem 01.07.2018 eröffneten sich mir neue Herausforderungen, auf die ich gut vorbereitet wurde. Durch die familiäre Einbeziehung in den Anfängen des Unternehmens war mein Interesse für das Berufsfeld Steuerberater schon früh geweckt.

Eine Mitarbeit im Steuerbüro in den Ferien und später Semesterferien sowie meine Studienschwerpunkte Steuern und Rechnungswesen/Controlling festigten meine Entscheidung Steuerberater zu werden.

Der Weg zum Steuerberater ist ein physisch und psychisch sehr anstrengender Weg mit vielen Einschränkungen in sozialer und auch finanzieller Hinsicht. Ohne die Unterstützung durch meine Frau, die mir im Privaten den Rücken gestärkt und mich motiviert hat, meinen Vorgesetzten, die die notwendige Zeit bereitgestellt haben und meinen Kollegen, die meine Arbeiten übernommen haben, wäre das Vorhaben nicht möglich gewesen. Ausgehend von meinem abgeschlossenen Studium der Betriebswirtschaft im Jahre 2008 sammelte ich zunächst die notwendige praktische Erfahrung.

Nach der bestanden Prüfung wurde ich dann feierlich im März 2012 zum Steuerberater bestellt. Das Ziel, das Wirtschaftsprüferexamen abzulegen, steht zukünftig noch auf meiner persönlichen Agenda.

Privat engagiere ich mich als Mitglied des Steuerberaterverbandes Thüringen e.V. sowie der der Gladiatores-Schule für historische, europäische Kampfkünste. Meine Hobbys sind theoretische und erlebte mittelalterliche Geschichte, Historisches Schwertfechten, Reisen und Laufen.

Die Geschäftsführung stellt sich vor: Ivonne Dittmar

Ivonne Dittmar

„Ich bin die Neue“ kann ich schon seit längerer Zeit nicht mehr sagen. Denn bereits seit September 2014 bin ich als Steuerberaterin bei Ruschel & Collegen tätig.

Im September 1993 begann ich meine Ausbildung zur Fachgehilfin für steuer- und wirtschaftsberatende Beruf in einer Kanzlei in Erfurt. Nach Abschluss meiner Ausbildung konnte ich in meinem Ausbildungsbetrieb bleiben und absolvierte dort 2009 meine Fortbildung zum Steuerfachwirt. Im März 2010 wurde ich dann, nach bestandener Prüfung, zur Steuerberaterin bestellt. Die Kanzlei, bei der ich der damals angestellt war, wurde an eine größere Gesellschaft verkauft und ich habe die Niederlassungsleitung in Erfurt übernommen. 2014 habe ich mich dann neu orientiert.

Ich will meinen Beruf so leben, dass sich meine Mandanten verstanden fühlen, dass Mitarbeiter ihre Leistungen voll ausschöpfen können und motiviert im Team mit mir alles geben, um den Mandanten ein sicheres Gefühl zu geben. Insbesondere der persönliche Umgang mit Kollegen und Mandanten ist mir sehr wichtig. Das alles habe ich bei Ruschel und Collegen gefunden. Eine innovative Kanzlei mit tollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Als Teamleiterin im Bereich Finanzbuchhaltung habe ich zunächst Führungsverantwortung für eines der größten Teams in der Kanzlei übernommen. 2016 legte ich erfolgreich die Prüfung zur Fachberaterin im Gesundheitswesen ab. Parallel habe ich unseren Fachbereich für Mandanten aus dem Bereich Gesundheitswesen weiterentwickelt.

Eine besonders angenehme Aufgabe ist für mich die Niederlassungsleitung unserer Zweigstelle in Stadtilm. Das ist für mich einfach perfekt, da ich mit meiner Familie in einem kleinen Örtchen der Gemeinde Wipfratal lebe und in der Region stark verwurzelt bin.

Für mich war das Angebot, Partner bei Ruschel & Coll. zu werden, eine Chance aktiv an der Entwicklung der Kanzlei mitzuwirken. Unser Steuerbüro soll auch weiterhin ein Unternehmen bleiben, in dem die Mitarbeiter die Chance haben, ihre beruflichen Ziele zu verwirklichen. Ein fairer und offener Führungsstil gehört da ebenso dazu wie anspruchsvolle und vielfältige Aufgabenbereiche.

Neuer Service: Online-Fernbetreuung und -beratung

Die Geschäftsprozesse werden zunehmend digitalisiert. Dabei werden moderne Technologien eingesetzt, die die Arbeitseffizienz steigern.

Mit der Online Fernbetreuung und –beratung bieten wir unseren Mandanten eine neue und moderne Form der Serviceleistung an. Präsentationen, Schulung, Besprechung von Auswertungen, Beratung oder auch Ad hoc-Unterstützung beim Programm-Handling sind schnell und unkompliziert vom Kanzlei-Arbeitsplatz aus via Internet möglich.

Dazu nutzen wir eine Fernbetreuungssoftware der Datev. Mit dieser Software wird einem Mitarbeiter von Ruschel & Collegen von dessen PC aus direkter Zugriff auf den PC eines Mandanten ermöglicht. Der Datenaustausch erfolgt dabei über eine verschlüsselte Internetverbindung. Die Verbindung ist nur mit PCs möglich, auf denen ebenfalls Fernbetreuungssoftware eingesetzt wird (geschlossene Benutzergruppe).

Die Programme der Online-Fernbetreuung (Berater-Modul bzw. Kunden-Modul) werden bei Bedarf aus dem Internet (www.datev.de/mfb) heruntergeladen. Eine vorherige Bestellung des Produkts ist nicht erforderlich. In der Regel versendet unser Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Link zum „Kunden-Modul“. Beim Programmstart melden sich Berater und Mandant jeweils mit einer Sitzungsnummer am Fernbetreuungs-Server an. Dann wird Bildschirminhalt vom Mandanten-PC zum Berater-PC übertragen. Wir haben so die Lage an Ihrem PC direkt vor Augen. Über Maus- und Tastatureingaben können wir Ihren PC fernbedienen.

Umgekehrt können wir auch unseren Mandanten den Inhalt unseres Bildschirms zeigen. Auf diese Weise können wir Präsentationen, Schulungen u.ä. von unserem PC aus durchführen. Außerdem ermöglicht die Funktion „Dateitransfer“ die Übertragung von Dateien in beide Richtungen.

Sicherheit und Datenschutz haben bei uns oberste Priorität! Berater und Mandant können jeweils genau festlegen, welche Programme und Bildschirmfenster für die Gegenseite sichtbar und bedienbar sein dürfen. Jede Anschaltung wird lokal auf dem PC protokolliert. Auf Wunsch ist auch eine Videoprotokollierung möglich. Für die Datenübertragung wird der Verschlüsselungsstandard AES 256 Bit verwendet.