Die Geschäftsführung stellt sich vor: Ivonne Dittmar

Ivonne Dittmar

„Ich bin die Neue“ kann ich schon seit längerer Zeit nicht mehr sagen. Denn bereits seit September 2014 bin ich als Steuerberaterin bei Ruschel & Collegen tätig.

Im September 1993 begann ich meine Ausbildung zur Fachgehilfin für steuer- und wirtschaftsberatende Beruf in einer Kanzlei in Erfurt. Nach Abschluss meiner Ausbildung konnte ich in meinem Ausbildungsbetrieb bleiben und absolvierte dort 2009 meine Fortbildung zum Steuerfachwirt. Im März 2010 wurde ich dann, nach bestandener Prüfung, zur Steuerberaterin bestellt. Die Kanzlei, bei der ich der damals angestellt war, wurde an eine größere Gesellschaft verkauft und ich habe die Niederlassungsleitung in Erfurt übernommen. 2014 habe ich mich dann neu orientiert.

Ich will meinen Beruf so leben, dass sich meine Mandanten verstanden fühlen, dass Mitarbeiter ihre Leistungen voll ausschöpfen können und motiviert im Team mit mir alles geben, um den Mandanten ein sicheres Gefühl zu geben. Insbesondere der persönliche Umgang mit Kollegen und Mandanten ist mir sehr wichtig. Das alles habe ich bei Ruschel und Collegen gefunden. Eine innovative Kanzlei mit tollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Als Teamleiterin im Bereich Finanzbuchhaltung habe ich zunächst Führungsverantwortung für eines der größten Teams in der Kanzlei übernommen. 2016 legte ich erfolgreich die Prüfung zur Fachberaterin im Gesundheitswesen ab. Parallel habe ich unseren Fachbereich für Mandanten aus dem Bereich Gesundheitswesen weiterentwickelt.

Eine besonders angenehme Aufgabe ist für mich die Niederlassungsleitung unserer Zweigstelle in Stadtilm. Das ist für mich einfach perfekt, da ich mit meiner Familie in einem kleinen Örtchen der Gemeinde Wipfratal lebe und in der Region stark verwurzelt bin.

Für mich war das Angebot, Partner bei Ruschel & Coll. zu werden, eine Chance aktiv an der Entwicklung der Kanzlei mitzuwirken. Unser Steuerbüro soll auch weiterhin ein Unternehmen bleiben, in dem die Mitarbeiter die Chance haben, ihre beruflichen Ziele zu verwirklichen. Ein fairer und offener Führungsstil gehört da ebenso dazu wie anspruchsvolle und vielfältige Aufgabenbereiche.

Neuer Service: Online-Fernbetreuung und -beratung

Die Geschäftsprozesse werden zunehmend digitalisiert. Dabei werden moderne Technologien eingesetzt, die die Arbeitseffizienz steigern.

Mit der Online Fernbetreuung und –beratung bieten wir unseren Mandanten eine neue und moderne Form der Serviceleistung an. Präsentationen, Schulung, Besprechung von Auswertungen, Beratung oder auch Ad hoc-Unterstützung beim Programm-Handling sind schnell und unkompliziert vom Kanzlei-Arbeitsplatz aus via Internet möglich.

Dazu nutzen wir eine Fernbetreuungssoftware der Datev. Mit dieser Software wird einem Mitarbeiter von Ruschel & Collegen von dessen PC aus direkter Zugriff auf den PC eines Mandanten ermöglicht. Der Datenaustausch erfolgt dabei über eine verschlüsselte Internetverbindung. Die Verbindung ist nur mit PCs möglich, auf denen ebenfalls Fernbetreuungssoftware eingesetzt wird (geschlossene Benutzergruppe).

Die Programme der Online-Fernbetreuung (Berater-Modul bzw. Kunden-Modul) werden bei Bedarf aus dem Internet (www.datev.de/mfb) heruntergeladen. Eine vorherige Bestellung des Produkts ist nicht erforderlich. In der Regel versendet unser Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Link zum „Kunden-Modul“. Beim Programmstart melden sich Berater und Mandant jeweils mit einer Sitzungsnummer am Fernbetreuungs-Server an. Dann wird Bildschirminhalt vom Mandanten-PC zum Berater-PC übertragen. Wir haben so die Lage an Ihrem PC direkt vor Augen. Über Maus- und Tastatureingaben können wir Ihren PC fernbedienen.

Umgekehrt können wir auch unseren Mandanten den Inhalt unseres Bildschirms zeigen. Auf diese Weise können wir Präsentationen, Schulungen u.ä. von unserem PC aus durchführen. Außerdem ermöglicht die Funktion „Dateitransfer“ die Übertragung von Dateien in beide Richtungen.

Sicherheit und Datenschutz haben bei uns oberste Priorität! Berater und Mandant können jeweils genau festlegen, welche Programme und Bildschirmfenster für die Gegenseite sichtbar und bedienbar sein dürfen. Jede Anschaltung wird lokal auf dem PC protokolliert. Auf Wunsch ist auch eine Videoprotokollierung möglich. Für die Datenübertragung wird der Verschlüsselungsstandard AES 256 Bit verwendet.

Mehr Zeit im neuen Jahr?

Zeitmanagement – ein Wort, von dessen Inhalt man viel erwartet oder es kommt der Gedanke auf: bringt eh nichts…

Wir haben uns damit beschäftigt, unter anderem in einem Mitarbeiterseminar mit der Unterstützung der Firma topp-management aus Erfurt. Die von Frau Topp favorisierte ALPEN-Methode zum persönlichen Zeitmanagement, möchten wir hier kurz vorstellen.

Dies ist eine von vielen zum Teil neu entwickelten aber auch altbewährten Methoden, die näher zu betrachten sich lohnt: A – Aufgaben aufschreiben (auch die täglichen Routineaufgaben), L – Länge und Zeitspanne, P – Puffer einbauen, E – Entscheidungen treffen – Prioritäten setzen, N – Nachkontrolle.

Aber auch von anderen Seminaranbietern erhielten wir wertvolle Tipps, die wir gern weitergeben:

Aufgaben, die weniger als 2 Minuten dauern: sofort ausführen – mehrfaches Verschieben dauert noch länger.

E-Mail-Posteingänge bewerten und gleich in Ordner sortieren: „Aktion“ (dauert länger als 2 Minuten), „Wartet“ (es fehlen noch weitere Informationen), „Info“ (Kopie oder was in Ruhe gelesen werden muss), „Archiv“ (es muss gar nichts gemacht werden)

Besprechungen effizient gestalten – durch eine effektivere Vorbereitung und Leitung von Sitzungen lassen sich bis zu 30 % Zeit einsparen: Themen vorab sammeln und Zeiten erfragen (dauert es doch länger, ggf. verschieben oder auf kleine Gruppen aufteilen), pünktlicher Beginn (ggf. benötigte Technik vorher aufbauen), Redezeiten einhalten (ggf. einen Zeitnehmer bestimmen)

Frageformulierungen überdenken: durch bestimmte Fragetechniken kommt man schneller an Antworten und Entscheidungen

Hinweisen möchten wir auch auf das Eisenhower-Modell: Aufgaben sortieren: A – wichtig und dringend, B – wichtig aber nicht dringend, C – nicht wichtig aber dringend, D – nicht wichtig und nicht dringend (= P wie Papierkorb)

Dass Multitasking eine Hilfe ist, schneller zu arbeiten, ist übrigens ein Trugschluss…

Wir möchten Sie ermuntern, sich die Zeit zu nehmen, Zeitfresser zu finden und neue Methoden auszuprobieren! Viel Erfolg – vielleicht ergibt sich ja ein neues Vorhaben für das neue Jahr!

Digitalisierung – Was steckt dahinter?

Der Begriff der Digitalisierung hat mehrere Bedeutungen. Er kann die Nutzung von digitalen Instrumenten, Geräten und Fahrzeugen, die Umwandlung in elektronische Medien oder auch die Autonomisierung, Flexibilisierung und Individualisierung bedeuten. So schließt Digitalisierung auch die digitale Nutzung digitaler Daten ein.

Die Digitalisierung hat bereits zu verschiedenen Umwälzungen geführt. Angefangen von der Vereinfachung von Kopier- und Distributionsmöglichkeiten bis hin zur Veränderung der Arbeitswelt. Entwicklungen wie das Internet der Dinge und der 3D-Druck, Künstliche Intelligenz (KI), Big Data und Cloud Computing erlauben vorher nicht gekannte Aktivitäten und Analysen. Neue Ein- und Ausgabegeräte und neue Verfahren wie die Datenbrille bzw. die Virtual-Reality-Brille und die Gestensteuerung transformieren Büroraum und Werkbank.

Ein Grund für die Digitalisierung analoger Inhalte ist die Langzeitarchivierung. Analoge Inhalte verlieren mit jedem Kopiervorgang an Qualität. Digitale Inhalte bestehen hingegen aus diskreten Werten, die entweder lesbar und damit dem digitalen Original gleichwertig sind, oder nicht mehr lesbar sind, was durch redundante Abspeicherung der Inhalte beziehungsweise Fehlerkorrekturalgorithmen verhindert wird. Der Platzbedarf zur Speicherung ist deutlich geringer als der bei physischer Lagerung.

In den betrieblichen Abläufen eines Unternehmens ermöglicht die Digitalisierung eine Effizienzsteigerung und damit eine Verbesserung ihrer Wirtschaftlichkeit. Der Grund hierfür ist, dass Betriebsabläufe durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können als dies ohne Digitalisierung möglich wäre. Es lassen sich beispielsweise Briefe, die Sie in physischer Form erhalten, einscannen und per E-Mail verteilen.

Diesen Effizienzsteigerungen stehen neben hohen Investitionen in zukünftige Technologien auch erhöhte Aufwendungen im Bereich der urheberrechtlichen Absicherung, der hohen Sicherheit der Datenübertragung und der großen Zuverlässigkeit der Computeranlagen entgegen.

Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen verschieben sich die Prozesse weg von der manuellen Erfassung hin zur automatischen Verarbeitung und führen dazu, dass frei werdende Zeiten für neue Geschäftsfelder, Problemlösungen oder die Konzentration auf Kernkompetenzen genutzt werden können.

In Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerbüro sind elektronisches Belegbuchen, elektronische Rechnungen, elektronischer Bescheid und Bescheidabgleich und Steuerkonto online bereits heute im Einsatz.

Zukünftig werden sich Arbeitsprozesse bei Ihnen, in Ihrem Steuerbüro wie auch in der Zusammenarbeit ändern. Beispielsweise bei der Bereitstellung der laufenden Belege. Werden bisher Pendelordner in Papier bspw. zu Beginn des folgenden Monats übergeben, vergeht bis zum Rücklauf und Klärung von Rückfragen ein nicht unerheblicher Zeitraum. Dadurch können erstellte Auswertungen bereits veraltet oder sogar unbrauchbar sein.

Hier können sie die elektronische Erfassung und Bereitstellung der Belege bei sich neu strukturieren und Ihrem Steuerbüro elektronisch zur Verfügung stellen. Originale verbleiben bei Ihnen und Ihre interne Ablagestruktur bleibt unverändert bzw. ein Umsortieren von Belegen entfällt. Die Bereitstellung an Ihr Steuerbüro kann in kürzeren Perioden erfolgen (wöchentlich/täglich) und erfolgt ohne Zeitverlust durch Transport. Dies ermöglicht Rückfragen und Auswertungen zeitnaher zur Verfügung zu stellen und unternehmerische Prozesse optimaler zu unterstützen.

Weitere Vorteile der digitalen Zusammenarbeit sind in der Anlagenbuchführung, in der Lohnbuchhaltung, im Mahnwesen oder sogar im Zahlungsverkehr sofort möglich.

Sollten Sie Fragen zur Einführung oder Optimierung von digitalen Geschäftsprozessen oder zum Ablauf haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Urheberrechtsverletzung durch Setzen eines Hyperlinks

Nach einem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) stellt das Setzen eines Hyperlinks auf eine Website zu urheberrechtlich geschützten Werken, die ohne Erlaubnis des Urhebers auf einer anderen Website veröffentlicht wurden, keine „öffentliche Wiedergabe“ dar, wenn dies ohne Gewinnerzielungsabsicht und ohne Kenntnis der Rechtswidrigkeit der Veröffentlichung der Werke geschieht. Werden diese Hyperlinks dagegen mit Gewinnerzielungsabsicht bereitgestellt, ist die Kenntnis der Rechtswidrigkeit der Veröffentlichung auf der anderen Website zu vermuten.

Der Gerichtshof betont in seiner Entscheidung, dass die Mitgliedstaaten nach der einschlägigen Unionsrichtlinie sicherzustellen haben, dass den Urhebern das ausschließliche Recht zusteht, die öffentliche Wiedergabe ihrer Werke zu erlauben oder zu verbieten. Eine öffentliche Wiedergabe liegt vor, wenn der Nutzer in voller Kenntnis der Folgen seines Verhaltens handelt, um seinen Kunden Zugang zu einem geschützten Werk zu verschaffen, seine Tätigkeit sich an eine unbestimmte Zahl potentieller Leistungsempfänger richtet und Erwerbszwecken dient.

Spezialthema: Ordnungsgemäße Durchführung einer Inventur

Gemäß § 240 I und II HGB hat jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen, d. h. ein vollständiges Verzeichnis seiner Vermögensgegenstände und Schulden anzulegen. Um ein solches Verzeichnis erstellen zu können, sind die Bestände zunächst aufzunehmen, d. h. es ist eine Inventur durchzuführen. Eine Inventur besteht in der Erfassung aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dazu zählen auch Gegenstände des Anlagevermögens, aber auch Software, fertige und unfertige Erzeugnisse. Neben der körperlichen Bestandsaufnahme ist vor allem für Forderungen und Schulden eine Buchinventur sinnvoll.

Es sind verschiedene Arten der Inventur zulässig: die Stichtagsinventur (am letzten Tag des Geschäftsjahres), die ausgeweitete Stichtagsinventur (innerhalb eines Zeitraums zehn Tage vor oder nach dem Abschlussstichtag) und die zeitlich verlegte Inventur, welche innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Stichtag stattfindet. Am Tag der Inventur selbst ist zu beachten, dass die Produktion und der Lagerverkehr ruhen. Sollten Lagerbewegungen aus zwingenden Gründen doch durchgeführt werden müssen, sind betroffene Vorräte separat zu lagern und zu kennzeichnen.

Bei der Personalplanung gilt, dass ein Inventurleiter eingesetzt wird, welcher verantwortlich ist für die Einweisung der Zählteams, die Durchführung der Bestandszählungen, die Überwachung des Eingangs der erfassten Daten sowie die Durchführung von Kontrollzählungen bei wesentlichen Abweichungen zwischen den Beständen laut Zählung und Buchhaltung. Die Zählteams bestehen aus je Zähler und Schreiber, wobei stets ein fachkundiger und ein nicht in der Materialabwicklung tätiger Mitarbeiter ein Team bilden sollten. Der Inventurleiter ist verantwortlich für die Einweisung des Personals bzgl. des zeitlichen Ablaufs der Bestandsaufnahme, der Vorgehensweise bei der Zählung, des Ausfüllens der Zählblätter und der räumliche Vorbereitung der Lagerorte. So sind die Lagerräume aufzuräumen und zu säubern, Abfälle und Ausschuss vor der Inventur zu entsorgen und veraltete oder beschädigte Vorräte entsprechend zu kennzeichnen. Das gleiche gilt für Fremdbestände und Kommissionsware sowie Warenein- und Ausgänge am Inventurstichtag.

Für die Durchführung der Inventur selbst ist zu beachten, dass die Zählblätter durch Inventurleiter zu übergeben sind und sicherzustellen ist, dass sie fortlaufend durchnummeriert sind und die Zählteams deren Empfang quittieren. Im Idealfall enthalten die Aufnahmeblätter lediglich Spaltenüberschriften als Vorgabe für die zu jedem Artikel aufzunehmenden Informationen. Es können jedoch für jeden Lagerort die Artikelnummer und Artikelbezeichnung der dort befindlichen Vorräte auf den Aufnahmeblättern vorgedruckt werden. Da die Zählungen systematisch entsprechend der räumlichen Reihenfolge der Lagerorte vorzunehmen sind, sollten die Einträge auf vorgedruckten Zählblättern daher in Überein-stimmung mit der räumlichen Anordnung der Lagerorte und Regalfächer stehen. Die Aufnahme nach Artikelnummern birgt die Gefahr, dass die Inventur nicht vollständig erfolgt. In keinem Fall ist es angeraten, auch die laut Lagerbuchführung vorhandenen Sollmengen anzugeben.

Letztlich durch die Zählteams aufzunehmende Informationen sind der Lagerort (Regal / -fachnummer), die Artikelnummer / -bezeichnung oder sonstige eindeutige Identifizierung sowie die Menge / Mengeneinheit (Stück, Kilogramm, Liter). Die Menge selbst ist durch Zählen, Messen, Wiegen und – soweit erforderlich – durch Schätzen zu ermitteln. Ungeöffnete Packungen sind stichprobenweise zu öffnen und auf den vollständigen und richtigen Inhalt hin zu überprüfen. Zählen gleichartiger zahlreicher Kleinwaren wie z. B. Schrauben, Nägel, Nieten, etc. kann durch Wiegen ersetzt werden. Aufgenommene Vorräte sind durch farbige Aufkleber zu kennzeichnen und Aufzeichnungen in den Zählblättern sind mit radierfestem Schreibgerät vorzunehmen. Eine Entwertung von Leerzeilen oder Leerseiten ist erforderlich, um nachträgliche Einträge zu verhindern.

Nach der Inventurauswertung sind Gründe für die Abweichungen zu ermitteln und anzugeben Soweit die Neuaufnahme zu einer Änderung der Zählergebnisse führt, sind die geänderten Ergebnisse in die Lagerbuchführung einzugeben. Anschließend ist eine endgültige Bestandsliste auszudrucken. Alle Inventurunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren.

Botschafter des 500-jährigen Reformationsjubiläums

Vielleicht erinnert sich der eine oder andere Leser an die Vorstellung der Augustiner-Kantorei, in der unsere Mitarbeiterin Susanne Eckhardt aktiv tätig ist, in einer Ausgabe unserer SteuerBar vor einigen Jahren.

Die im Augustinerkloster Erfurt ansässige Kantorei, in der ca. 130 Sängerinnen und Sänger verschiedenster Generationen und Konfessionen wöchentlich proben, führt jährlich mehrere Konzerte auf. Am bekanntesten ist wohl das traditionell am 3. Advent aufgeführte Bach`sche Weihnachtsoratorium.

Nicht nur in Erfurt ist die Augustiner-Kantorei bekannt, inzwischen auch über die Thüringischen Landesgrenzen hinaus. In vergangenen Jahren sang die Kantorei zahlreiche Konzerte innerhalb Deutschlands wie in Güstrow und Umgebung, Tübingen, Reutlingen, Bremen, Lüneburg, Hildesheim.

Im Oktober soll es nun etwas weiter weg gehen – die Augustiner-Kantorei folgt in diesem Jahr, dem Vorjahr des 500-jährigen Reformationsjubiläums, Einladungen aus Japan und wird zu einer zwölftägigen Konzerttournee nach Osaka, Kyoto, Nara, Kobe und Tokio reisen. Sie möchte als klingender Botschafter des Reformationsjubiläums damit für das weltweit bekannte Evangelische Augustinerkloster, für die Vielzahl der kulturellen und touristischen Höhepunkte Mitteldeutschlands und natürlich für das Reformationsjubiläum 2017 werben.

Insgesamt 8 Konzerte wird es in Japan geben, einige davon sind Gemeinschaftskonzerte mit japanischen Ensembles.

Ein im vergangenen Jahr gegründeter und als gemeinnützig anerkannter Verein der Freunde und Förderer der Augustiner-Kantorei Erfurt hat inzwischen zahlreiche Mitglieder gewinnen können, die sich engagiert für die Realisierung des Projekts einsetzen. Der Verein ist behilflich, die Reise vorzubereiten und zu organisieren.

Zahlreiche Unternehmen aus Erfurt und Umgebung, viele Unternehmen, die mit japanischen Geschäftspartnern zusammenarbeiten oder auch in Thüringen ansässige japanische Unternehmen unterstützen die Augustiner-Kantorei bei ihrem Projekt.

Gern nimmt der Verein weitere Freunde und Förderer auf, egal ob Firmen oder Einzelpersonen, und freut sich über finanzielle Unterstützung.

Wer Fragen zur Kantorei, zum Verein, zur Reise hat, kann sich gern an Susanne Eckhardt wenden.

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GoBD kompakt

Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 über die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) gibt in mehr als 180 Textziffern Vorgaben rund um die organisatorische und technische Durchführung der Buchhaltung. Im folgenden Artikel haben wir die wesentlichen Eckpunkte der GoBD zusammengefasst und dargestellt.

Zeitgerechte Erfassung in Grundbuchaufzeichnungen

Für Bareinnahmen und –ausgaben gilt eine strenge Pflicht zur täglichen Erfassung in Kassenbüchern bzw. Kassenabrechnungen. Diese Verpflichtung ist unabhängig von der verwendeten Kasse (offene Ladenkasse, Registrierkasse, EDV-Kassensystem) zu beachten. Auch beim Einsatz von Software- Kassenbüchern für die Grundbuchaufzeichnungen muss die Erfassung von baren Geschäftsvorfällen täglich erfolgen.

Aber auch unbare Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend und zeitnah erfasst werden. Laut GoBD ist jede nicht durch betriebliche Verhältnisse zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Entstehung eines Geschäftsvorfalls und Erfassung in den Grundaufzeichnungen als bedenklich einzustufen. Jedoch sind Zeitspannen von bis zu 10 Tagen in der Regel unbedenklich.

Eine weitere Orientierungsgröße wird in den GoBD für Waren- und Kostenrechnungen genannt. Rechnungen, die nicht binnen 8 Tagen beglichen werden, müssen mit Ihrer Kontokorrentbeziehung (kreditorisch) innerhalb dieser 8 Tage erfasst werden.

Geordnete Belegablage

Sofern die Buchungsbelege nicht innerhalb der angegeben Fristen in einem IT-System erfasst werden, können die Anforderungen an die sogenannte Grundbuchaufzeichnungsfunktion auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Ablage erfüllt werden. Der Prozess muss klar geregelt und dokumentiert sein. Bei einer IT-gestützten Ablage sollten das verwendete Verfahren, das Ordnungssystem und die Zugriffsrechte definiert werden. Die systematische Ablage in einem Aktenorder ist aber grundsätzlich ausreichend.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) laut GoBD mit dem Zeitpunkt der Erfassung (egal, ob auf dem Papier oder in einem IT-System) als unveränderbar. Dies gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).

Bei Buchungssätzen lassen die GoBD weiterhin eine „Vor- oder Stapelerfassung“ zu, die eine Kontrolle, ggf. Korrektur und Autorisierung durch die dafür vorgesehene Person ermöglicht. Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall erst dann als gebucht, wenn er endgültig bzw. festgeschrieben ist und somit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt.

Die GoBD erfordern eine Festschreibung der Buchungssätze spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats. Bei zweckorientierter Auslegung dieser Anforderung sollte der Festschreibezeitpunkt mit  dem Termin der Umsatzsteuervoranmeldung zusammenfallen, weil in diesem Zuge die Daten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben werden.

Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen

Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Dokumente sind unverändert zu archivieren. Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Gleiches gilt für Datensätze, z. B. bei Schnittstellen zwischen verschiedenen EDV-Systemen. Es gilt der Grundsatz: Einmal digital – immer digital! Eine ausschließliche Aufbewahrung von ursprünglich elektronischen Belegen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.

Für weitere Informationen rund um das Thema GoBD können Sie sich im Infocenter auf unserer Homepage unseren Businessworkshop-Vortrag herunterladen.

Zehn Merksätze zur Archivierung von E-Mails

Zahlreiche betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen werden heute per E-Mail abgewickelt. Die rechtliche Grundlage dafür bilden die GoBD. Der Digitalverband Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post in einem Leitfaden zusammengestellt.

Die zehn Merksätze im Überblick

  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig: E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
  2. E-Mails sind auch elektronisch aufzubewahren: Der Ausdruck auf Papier reicht nicht.
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren: Steuerrelevante E-Mail – Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Es muss sichergestellt sein, dass der Prüfer bei einer Datenträgerüberlassung auf die Daten zugreifen kann und die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet ist. Die Entschlüsselung der übergebenen steuerlich relevanten Daten muss spätestens bei der Datenübernahme auf Systeme der Finanzverwaltung erfolgen.
  4. E-Mail als Transportmittel: Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, z.B. eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
  5. E-Mails sind zu indexieren: Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren: Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in ein anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren: Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff: Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig: Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.

SteuerBar-Spezial

An dieser Stelle möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir zum Jahreswechsel zwei spezielle Themenausgaben unserer Mandantenzeitschrift SteuerBar vorbereiten. Diese Spezial-Ausgaben sind in Form eines Merkblattes gestaltet. Im ersten Merkblatt sind alle neuen Regelungen rund um Lohnbuchhaltung und Sozialversicherung zusammengefasst. Das zweite Merkblatt konzentriert sich auf gemeinnützigkeitsrechtliche Sachverhalte, so wird unter anderem das aktuelle BMF-Schreiben zur Flüchtlingshilfe erläutert. Die Merkblätter werden im Januar auch im Infocenter auf unserer Homepage veröffentlicht.