Digitalisierung im Steuerbüro

Steffi Lorenz, Steuerberaterin und Prokuristin bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit dem Thema Digitalisierung im Steuerbüro. Außerdem ist Frau Lorenz Vorstandmitglied der Steuerberaterkammer Thüringen und wirkt in dieser Funktion am zukünftigen Leitbild des Berufsstandes und des Berufsnachwuchses mit. Welche Auswirkungen das Thema Digitalisierung auf unsere Kanzlei und den gesamten Berufsstand der Steuerberater hat, darüber sprach Johannes Vogler (Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement) mit Frau Lorenz:

Was bedeutet die Digitalisierung für Ruschel & Collegen? Welche Rolle spielt dieses Thema in unserem Unternehmen?

Digitalisierung bedeutet für unsere Kanzlei, dass wir zukunftssicher sind, aktuell bleiben und damit auch die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen unserer Mandanten und Mitarbeiter erfüllen. Digitalisierung erstreckt sich bei uns auf alle Arbeitsprozesse und es beinhaltet weit mehr als nur das Einscannen von Belegen und deren Ablage in einem EDV-System.

Welche technische Anwendungen und Lösungen kommen für unsere Kanzlei infrage?

Allgemein benutzen wir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in welchem der gesamte Schriftverkehr, gespeichert wird. Im Bereich der Buchhaltung gibt es das System „Unternehmen – Online“. Damit können Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant ausgetauscht werden. Für den Lohnbereich gibt es ein daran angekoppeltes System, welches sogar für jeden Mitarbeiter eine digitale Akte ermöglicht.

Wie wirken sich diese Anwendungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Mandanten aus? Was sind die Vorteile einer weiteren Digitalisierung?

Die Vorteile der Digitalisierung sind sehr vielseitig. Für uns bedeutet das, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf mandatsbezogene Unterlagen hat und nicht erst die Papierakten durch das Büro tragen muss.

Im Bereich der Buchhaltung werden Belegdaten elektronisch verarbeitet, Bankdaten können eingelesen werden und Daten aus anderen Systemen (z.B. Rechnungslegung) können importiert werden. Damit werden Eingabefehler minimiert und die Auswertungen können deutlich aktueller – auf Wunsch sogar taggenau – zur Verfügung stehen. Im Lohnbuchhaltungsbereich ist es ähnlich: mit digitalen Daten sind Doppelerfassungen beim Mandanten und bei uns vermeidbar.

In Zeiten des Personalmangels bedeutet Digitalisierung auch, dass durch effektivere Arbeitsprozesse die Arbeit für den Mandanten gewährleistet werden kann und eine Vertretung leichter möglich ist. Die Zeit für die Buchhaltung kann dann außer für Eingabearbeiten für die Datenanalyse genutzt werden, um dem Mandanten einen zusätzliche Nutzen aus seiner Buchhaltung aufzuzeigen.

Wo es Vorteile gibt, gibt es leider auch Risiken? Welche Risiken treten im Rahmen der Digitalisierung auf und wie sind diese vermeidbar?

Risiken bei digitalen Daten gibt es viele, der schlimmste Fall ist der Datenverlust oder sogar das „Einschleichen“ von Schadsoftware. Wir haben klare Handlungsanweisungen bzw. Prozesse eingerichtet: z.B. werden die Daten unserer Server täglich an einem externen Ort gesichert. Auf unseren Servern ist ein starker Virenschutz selbstverständlich. Auch fremde Speichermedien werden von uns vorab geprüft.

Schon durch unsere berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung gehen wir sehr sensibel mit Mandantendaten um. Da wir sehr persönliche Daten, z.B. für die Steuererklärungen, aufzeichnen, hat Datenschutz bei uns oberste Priorität. So werden von uns beispielsweise per E-Mail versendete Daten mit einem Passwortschutz versehen. Um auch innerhalb der Kanzlei den Datenschutz zu erhöhen, haben wir unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vergeben.

Wie weit ist Ruschel & Collegen bereits mit der Digitalisierung und welche Schritte sollen noch eingeleitet werden, um noch effektiver zu arbeiten?

Wir haben schon einen langen Weg der Digitalisierung hinter uns gebracht. Aber es gibt immer wieder neue Innovationen und auch die bestehenden Methoden und Systeme können noch effizienter genutzt werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Zukünftig werden alle Daten nur noch digital vorliegen und wir sind bereit, diese zu be- und verarbeiten. Schließlich ergibt sich auch noch ein nicht zu unterschätzender Wert für die Umwelt: weniger Verbrauch von Papier und Druckertoner unterstreichen unsere nachhaltige Arbeitsweise.

 

Glückwunsch zum Baby

Nach längerer „Babypause“, gab es bei Ruschel & Collegen im August wieder einmal ein freudiges Ereignis. Unsere Kollegin Melanie Schwäblein vom Team „Private Steuern“ ist am 30.08.2019 mit Söhnchen Veit zum zweiten Mal Mutti geworden.

Auch wenn der aktuelle Tag-/Nachtrhythmus noch etwas ungewohnt ist, hat Frau Schwäblein schon Zeit gefunden und ihren Nachwuchs in der Kanzlei vorgestellt. Wir freuen uns und wünschen Familie Schwäblein alles Gute!

10 Jahre Ruschel & Coll. am Standort Markt in Stadtilm

Bereits 10 Jahre sind vergangen, seit unsere Niederlassung Stadtilm von der Karl-Liebknecht-Straße in die neuen Büroräume am Markt 24 umgezogen ist. Unsere Stadtilmer Kolleginnen nehmen dieses Jubiläum zum Anlass, um am 25.10.2019 ab 15:00 Uhr in gemütlicher Runde bei einem Sektempfang zu feiern.

Neben den Erfurter Kolleginnen und Kollegen sind natürlich auch alle Stadtilmer Mandanten dazu herzlich eingeladen.

Und das Wasser der Gera fließt und fließt

Unser Team Lohnbuchhaltung verabredete sich am 29.08.2019 gemeinsam mit unseren Sekretärinnen zu einem gemeinsamen Teamevent. Bevor sich die Kollegen auf eine kulturelle Zeitreise zur Geschichte der Krämerbrücke begaben, musste sich im spanischen Restaurant „El Mundo“, mitten auf dem Erfurter Fischmarkt, gestärkt werden. Dort wurden landestypische Spezialitäten von Tapas über Paella bis hin zu spanischen Desserts, wie zum Beispiel frittierter Milch, verkostet.

Danach besuchten die Kollegen die Ägidienkirche. Mit dem Theaterstück „Unsere Krämerbrücke oder Wer hat den Bogen überspannt?“ begann die Zeitreise zur Krämerbrücke. Um 1325 wurde die Brücke errichtet und mit kleinen Buden bebaut. Innerhalb der nächsten 100 Jahre ist die Brücke 7-mal abgebrannt. Und trotz alldem konnte das Wasser der Gera nicht versiegen. Im 19. Jahrhundert beschloss der Stadtrat den Abriss der Krämerbrücke und noch heute steht sie noch an Ort und Stelle.

Für die Erhaltung der Brücke setzt sich die inzwischen gegründete Stiftung Krämerbrücke ein. Auch für unsere einheimischen Erfurter Kollegen bot diese, durch Quizfragen interessant gestaltete Veranstaltung, einen spannenden Einblick in die Geschichte der Krämerbrücke.

BSG Bleistift aktiv bei Beachvolleyballturnier

Am 23.08.2019 organisierte der Thüringer Volleyballverband zusammen mit dem Landessportbund Thüringen das diesjährige Beachvolleyballturnier auf den Trainingsplätzen am Erfurter Flughafen. Bei schönstem Strandwetter kämpften zehn Kolleginnen und Kollegen unserer BSG Bleistift um die Podiumsplätze. Unter den teilnehmenden Mannschaften war unter anderem auch das Thüringer Finanzministerium vertreten.

So gab es während des Turniers ein sportlich faires Aufeinandertreffen der Steuerberatung mit der Steuerverwaltung. Auf das Siegerpodest haben es unsere beiden Mannschaften zwar nicht geschafft, aber die erreichten Tabellenplätze 10. und 12. wurden trotzdem mit viel Einsatz, Schweiß und Teamgeist schwer erkämpft.

Überschusserzielungsabsicht bei Vermietung einer Gewerbeimmobilie

Verluste aus einer Vermietung sind steuerlich anzuerkennen, wenn der Vermieter beabsichtigt, über die voraussichtliche Dauer der Vermietung einen Überschuss zu erzielen. Bei der Vermietung von Wohnungen wird hiervon grundsätzlich typisierend ausgegangen, wenn die Vermietung auf Dauer angelegt ist. Bei Gewerbeimmobilien gilt diese Vermutung jedoch nicht. Vielmehr muss die Überschusserzielungsabsicht stets im Einzelfall festgestellt werden. Dabei wird auf einen Zeitraum von 30 Jahren abgestellt.

Eine GbR erzielte Einkünfte aus der Verpachtung eines Hotel‑Gasthofs, den sie 1993 erworben hatte. Nach Kündigung des Pachtvertrags nahm die GbR umfangreiche Umbauten und Erweiterungen vor und verpachtete den neuen Hotel- und Gaststättenkomplex an eine Betriebs‑GmbH. Das Finanzamt ermittelte für einen 30‑jährigen Prognosezeitraum seit Anschaffung einen Totalverlust. Es erkannte in Folge geltend gemachte Werbungskostenüberschüsse für Vorjahre nicht mehr an.

Der Bundesfinanzhof hingegen entschied, dass durch Umbau und Erweiterung ein anderes Objekt entstand. Für dieses begann ein neuer Prognosezeitraum, für den die Überschusserzielungsabsicht neu zu beurteilen ist.

Pflegekräfte in stationären Pflegeinrichtungen sind regelmäßig sozialversicherungspflichtig

Eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung liegt dann vor, wenn

  • die Arbeit nicht selbstständig ausgeübt wird,
  • die Arbeit in persönlicher Abhängigkeit von einem Arbeitgeber verrichtet wird und
  • der Arbeitnehmer für seine Arbeitsleistung Anspruch auf ein Arbeitsentgelt hat.

Pflegekräfte, die als Honorarpflegekräfte in stationären Pflegeeinrichtungen tätig sind, sind mit dieser Tätigkeit regelmäßig nicht als Selbstständige anzusehen, sondern unterliegen als abhängig Beschäftigte der Sozialversicherungspflicht.

So entschied das Bundessozialgericht und ist der Auffassung, dass unternehmerische Freiheiten bei Pflegekräften kaum denkbar seien, obwohl sie weitgehend eigenverantwortlich arbeiteten. Deshalb könne eine Selbstständigkeit nur ausnahmsweise angenommen werden. Bloße Freiräume bei der Aufgabenerledigung, wie z. B. ein Auswahlwahlrecht der zu pflegenden Personen oder bei der Reihenfolge der einzelnen Pflegemaßnahmen, reichten als Indizien für eine Selbstständigkeit nicht aus.

Anspruch auf Auskunft über die steuerliche Behandlung eines Konkurrenten

Das Steuergeheimnis verbietet den Finanzbehörden, Erkenntnisse, die sie im Besteuerungsverfahren gewinnen, an Dritte weiterzugeben. Es verpflichtet die Amtsträger zur besonderen Verschwiegenheit. Kommt allerdings ernstlich in Betracht, dass ein Steuerpflichtiger durch die rechtswidrige Besteuerung eines Konkurrenten erhebliche Wettbewerbsnachteile erleidet, kann er trotz des Steuergeheimnisses vom Finanzamt Auskunft über die bei dem Konkurrenten angewandte Besteuerung verlangen.

Das Hessische Finanzgericht verlangte bei einem solchen Auskunftsersuchen die substantiierte und glaubhafte Darstellung der konkret feststellbaren, durch Tatsachen belegte, Wettbewerbsnachteile.

Im Urteilsfall war ein Arzt auf dem Gebiet der Augenlaserbehandlung tätig. Er sah eine GmbH als Konkurrentin an und vermutete, dass diese Augenlaserbehandlungen ebenfalls umsatzsteuerfrei abrechne, obwohl sie dies nicht dürfe. Das Gericht lehnte den Auskunftsanspruch ab, weil der Arzt die Wettbewerbsnachteile nicht ausreichend dargelegt habe. Außerdem sei die Umsatzsteuerbefreiung der ärztlichen Leistungen nicht als drittschützende Norm anzusehen.

Hinweis:
Eine drittschützende Norm liegt vor, wenn diese nicht nur dem Allgemeininteresse, sondern auch dem Schutz der Interessen einzelner an dem betreffenden Steuerschuldverhältnis nicht beteiligter Dritter dient.

Entsendebescheinigungen bei Mitarbeitereinsatz im Ausland

Wird ein Mitarbeiter, der beispielsweise in Deutschland beschäftigt ist, vorübergehend für einen bestimmten Zeitraum in einem anderen, EU-Land oder in Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz tätig, ist eine Entsendebescheinigung (A1) erforderlich. Eine Entsendung liegt nicht nur dann vor, wenn der Mitarbeiter im Rahmen eines Projekts für ein Jahr ins Ausland geht. Auch kurzfristige Geschäftsreisen, Meetings, Workshops während der Dienstzeit im EU-Ausland erfordern nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen eine A1-Bescheinigung. Mit der A1-Bescheinigung wird die Sozialversicherungspflicht nach deutschen Rechtsvorschriften während eines Arbeitseinsatzes im Ausland nachgewiesen.

Hierfür muss im Voraus bei der Krankenkasse, beim Rentenversicherungsträger oder der Arbeitsgemeinschaft berufsständiger Versorgungseinrichtungen ein elektronischer Antrag gestellt werden. Für jede Tätigkeit im Ausland ist die Bescheinigung neu zu beantragen. Eine Dauerbescheinigung bei mehreren kurzen Einsätzen ist nicht vorgesehen. Wenn bei dringenden kurzfristigen Einsätzen die Rückmeldung noch nicht vorliegt, kann auch eine Kopie des Antrages mit geführt werden.

Wenn Sie nicht selbst über die erforderliche Software verfügen, sind wir gern für Sie tätig und übermitteln den Antrag an die zuständige Stelle. Dafür benötigen wir folgende Angaben:

  • betreffender Mitarbeiter,
  • Ausübungsland und –ort,
  • Zeitraum,
  • Tätigkeit und
  • einen Ansprechpartner vom Unternehmen.

Nach der elektronischen Rückmeldung, leiten wir diese Bescheinigung an unsere Mandanten weiter. Eine farbige Ausfertigung der Bescheinigung muss der jeweilige Mitarbeiter bei seiner Tätigkeit im Ausland dann mitführen.

Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt? Eine einheitliche Regelung gibt es für EU- Länder noch nicht. Einige Länder verhängen bei fehlenden A1-Bescheinigungen Bußgelder zwischen 1.000 EUR und 10.000 EUR – sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter. Andere Länder verhängen zwar keine Bußgelder, wenn die A1-Bescheinigung fehlt, erheben aber für jeden Tag, an dem eine Tätigkeit ausgeübt wird, Sozialversicherungsbeiträge.

Wir empfehlen, die innerbetrieblichen Prozesse entsprechend anzupassen. Geschäftsführung und Mitarbeiter müssen informiert werden, das wenn eine Entsendung ansteht, und eine A1-Bescheinigung notwendig ist.

Schätzung beruflich veranlasster Aufwendungen einer Firmenfeier

Der Bundesfinanzhof musste sich zum wiederholten Mal mit der Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für „Herrenabende“ beschäftigen:

Eine Rechtsanwaltskanzlei hatte in mehreren Jahren sog. Herrenabende im Garten des namensgebenden Partners veranstaltet, bei denen jeweils über 300 Gäste unterhalten und bewirtet wurden. Dabei entstanden Aufwendungen für Musik, Veranstaltungstechnik und Bewirtung von rund 64 € pro Teilnehmer. Streitig war die Berücksichtigung als steuermindernde Betriebsausgabe.

Der Bundesfinanzhof stellte klar: Steht fest, dass ein abgrenzbarer Teil der Aufwendungen beruflich veranlasst ist, bereitet seine Quantifizierung aber Schwierigkeiten, ist der Anteil unter Berücksichtigung aller maßgeblichen Umstände zu schätzen. Dies gilt auch, wenn im Rahmen eines Kanzleifests Mandanten, potenzielle Neu‑Mandanten und Geschäftsfreunde eingeladen werden und nicht mehr rekonstruierbar ist, wer tatsächlich erschienen ist. Ferner gilt dies auch, wenn aufgrund der zahlreichen persönlichen und geschäftlichen Beziehungen zu den eingeladenen Gästen nicht abschließend beurteilt werden kann, bei welchem Gast von einer überwiegend beruflich veranlassten Einladung auszugehen ist.