Ivonne Dittmar im Interview: Arbeitszeitmodell und Gehaltsstruktur im Steuerbüro

Das letzte und zugleich wohl spannendste Thema ist die innerbetriebliche Gehalts- und Arbeitszeitstruktur bei Ruschel & Collegen. Dazu wurde Geschäftsführerin Frau Dittmar von Frau Machowski und Herrn Vogler befragt, um dadurch einige Einblicke in die aktuelle Entwicklung zu erlangen.

 

Was genau muss man sich als Außenstehender unter dem „Arbeitskreis Arbeitszeitmodelle und Gehaltstruktur“ vorstellen?

Im Rahmen unseres Arbeitskreises haben wir uns mit verschiedenen Themen beschäftigt, die unsere Mitarbeiter und Mandanten in der aktuellen Phase Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung beschäftigt. Hierzu gehört natürlich auch die Vereinbarkeit von Beruf und privaten Leben. Ansprüche aus beiden Bereichen bedingen sich und sollten ausgewogen und aufeinander abgestimmt sein. Motivierte Mitarbeiter, die persönlich und beruflich im Einklang mit sich und dem Unternehmen sind, sind ein wichtiger Faktor unseres Erfolges und wirken positiv auf die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten.

 

Warum ist es überhaupt nötig, die Arbeitszeit- und Gehaltsstruktur eines Unternehmens zu überarbeiten?

Unsere Mitarbeiter befinden sich in unterschiedlichen Phasen Ihres Lebens. Jeder für sich hat individuelle Ansprüche und Bedürfnisse. Das Werteverständnis der unterschiedlichen Generationen ist sehr unterschiedlich. Ein großer Anteil unserer Mitarbeiter ist schon sehr lange im Unternehmen und schätzt die Transparenz und Individualität in der Gestaltung ihres beruflichen Alltags. Aber auch viele junge Mitarbeiter bereichern unsere Kanzlei mit frischen Ideen und neuen Denkanstößen. Hier ist es eine Gradwanderung alle Mitarbeiter in ihrer Besonderheit doch auch gleichwertig zu behandeln.

Wir sind dankbar, dass sich unsere Mitarbeiter offen und diskussionsbereit an uns wenden, wenn Wünsche, Probleme oder aber auch Anerkennung an uns heran getragen werden. Wir wollen als Arbeitgeber attraktiv für unsere Mitarbeiter sein, das bedeutet immer das „Ohr an Masse“ zu haben und auf Entwicklungen zu achten. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice oder Teilzeit sind Modelle, die zunehmend an Bedeutung gewinnen und die wir auch im Rahmen unserer Möglichkeiten versuchen umzusetzen.

Unsere Mitarbeiter sind unser höchstes Gut. Im Hinblick auf den derzeit bestehen Mangel an Fachkräften in allen Bereichen ist eine aktive Kommunikation zwingend notwendig, um, aus Geschäftsleitungssicht, kleine Entscheidungen zu treffen, die aber für unsere Mitarbeiter eine deutliche Erleichterung bedeuten. Besondere Leistungen wurden schon immer bei uns besonders gewürdigt. Hier haben wir bereits in der Vergangenheit Mittel und Wege gefunden dankbar zu sein.

 

Und was tut Ruschel & Collegen in dieser Hinsicht?

Nach einer statistischen Auswertung wurden die Spät- und Mittagsöffnungszeiten im Steuerbüro von unserer Mandantschaft kaum genutzt. Deshalb haben wir die Spät- und Mittagsdienst für unsre Mitarbeiter wieder abgeschafft. Unsere Mandanten haben sich sehr schnell an die neuen Bürozeiten gewöhnt und unsere Mitarbeiter können so ihren Arbeitsalltag und ihre Pausen- und Freizeitgestaltung besser planen.

Ebenso haben wir unsere Mitarbeiter, die bei uns Ihre Ausbildung absolvierten und danach im Unternehmen geblieben sind, die Ausbildungszeit für die Erlangung von zusätzlichen Urlaubsansprüchen angerechnet wird. Gesundheitsmanagement, Gutscheine, Kindergartenzuschüsse, betriebliche Altersvorsorge, Boni und Teamevents sind bereits bewährte Mittel und Aktionen um das Betriebsklima und die Zufriedenheit im Unternehmen zu stärken. Einen besonders hohen Stellenwert in unserem Unternehmen haben Ausbildung, Fort- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter. Diese unterstützen wir durch Freistellung und Kostenübernahme, Gestellung der Lehrbücher für Auszubildende sowie die Teilnahme an Kursen zur Prüfungsvorbereitung.

Insbesondere die Mitarbeiter, die neu oder wieder zu uns gefunden haben, bestätigen uns, dass die Wertigkeit eines Unternehmens nicht nur aus Zahlen besteht, sondern dass ihnen insbesondere unser „Spirit“ zeigt, die richtige Wahl getroffen zu haben.

 

Bei so vielen Möglichkeiten gibt es bestimmt jede Menge zu beachten?

 Natürlich sind auch wir Unternehmer und unterliegen dem deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Neben der aktuellen Marktlage, dem Abwiegen betriebswirtschaftlich sinnvoller Möglichkeiten sind auch gesetzliche Bestimmungen zu beachten. Nicht zuletzt zwingen uns immer wieder neue Gerichtsurteile, wie z.B. das neue EUGH- Urteil zu Zeiterfassungssystemen, unsere Maßnahmen zu überdenken und gegebenenfalls zu modifizieren.

 

Kann man sich in diesem Bereich Hilfe holen?

Gerne beraten wir unserer Mandanten über die steuerlichen Möglichkeiten und berichten über unsere Erfahrungen bei den von uns eingesetzten Modellen. Leider dürfen wir aus berufsrechtlichen Aspekten keine arbeitsrechtliche Beratung vornehmen. Hierfür stehen uns jedoch sehr kompetente Partner zur Seite.

 

Ändert sich dadurch etwas für die Mandanten oder Geschäftspartner?

Die Änderung der Öffnungszeiten hat kaum Reaktionen bewirkt und wurde sehr schnell von unseren Mandanten und Geschäftspartnern akzeptiert. Der Effekt bei der Mitarbeiterschaft war jedoch unbezahlbar. Ich denke, am meisten werden unsere Mandanten von diesen Maßnahmen profitieren, da die Zufriedenheit und fachliche Qualifikation unserer Mitarbeiter sich direkt auf den Erfolg der Mandatsbeziehung auswirkt. Gutgelaunte, motivierte und fachlich hoch qualifizierte Mitarbeiter sind unser Aushängeschild und dafür schätzen uns unsere Mandanten. Das wollen wir auch beibehalten.

 

Vielen Dank an alle Mitglieder der Geschäftsleitung, dass Sie sich die Zeit für uns und die aufkommenden Fragen genommen haben.

Wo sind die Jahre hin?

Wenn man ein Unternehmen verlässt, um in den Ruhestand zu treten, kann man ein arbeitsreiches Berufsleben zurückblicken. Während viele den letzten Arbeitstag regelrecht herbeisehnen und es gar nicht erwarten können, die gewonnene Freizeit für Familie, Freunde, Hobbies, Reisen und Co. sinnvoll zu nutzen, ist auch immer eine weinendes Auge dabei: Denn aus Kollegen sind Freunde geworden.

Am 01. November 2019 war es bei unserer lieben „Gisi“ Fanknowski im Büro Stadtilm so weit. Leicht fiel es Ihr nicht. Viele gemeinsame Jahre mit Kollegen und Mandanten haben Ihre Spuren hinterlassen. Eine Vielzahl gemeinsamer Erfolge und gemeinsam erlebte persönliche Ereignisse haben wir geteilt.

Zur Feier kamen Kollegen und Mandanten in unserer Niederlassung Stadtilm zusammen, um Frau Fanknowski in den Ruhestand zu verabschieden. Geschäftsführerin Ilona Ruschel blickte ein wenig wehmütig auf die Vergangenheit zurück bedankte sich, im Namen der gesamten Geschäftsleitung, für eine jahrelange hervorragende Zusammenarbeit. Wir wünschen Frau Fanknowski für Ihren wohlverdienten Ruhestand Gesundheit und die Gelassenheit alle Herausforderungen des neuen Lebensabschnittes zu meistern.

Das Gute liegt so nah – Betriebsausflug an den Stausee Heyda

Eigentlich wollte das Team unserer Niederlassung Stadtilm in diesem Jahr ein musikalisches Highlight als Teamevent wahrnehmen. Aber leider wurde die Veranstaltung kurzfristig abgesagt. Da wurde jedoch ganz schnell umorganisiert und unsere Kolleginnen organisierten ein neues Programm. Unser seit Oktober 2019 personell verstärktes Team Stadtilm nutze die gewonnene Zeit und vor allem das für diese Jahreszeit untypisch schöne Wetter für einen Ausflug zum Stausee in Heyda.

Zum Stadtilmer Team gehören neben Niederlassungsleiterin Ivonne Dittmar inzwischen 6 Mitarbeiterinnen und 3 Auszubildende. Lokalmatadorin Meike Garbrecht organisierte die Wanderung rund um den Stausee und das anschließende – sehr zu empfehlende – Abendessen im Steakhouse „Riverdam“. Bei Glühwein in stilvoller Atmosphäre nutzten unsere Kolleginnen die Gelegenheit auch mal außerhalb der Kanzlei in lustiger Runde die vorweihnachtliche Zeit gemeinsam zu verbringen.

Urlaubsansprüche bei Verringerung der Wochenarbeitstage und bei Sonderurlaub

Aufgrund der Pflegebedürftigkeit von Familienangehörigen verständigte sich eine Arbeitnehmerin, auf deren Arbeitsverhältnis ein Tarifvertrag Anwendung fand, mit ihrem Arbeitgeber darauf, im Jahr 2014 statt an fünf nur an drei Tagen in der Woche zu arbeiten. Später erhielt sie 21 Monate unbezahlten Sonderurlaub. Nach dem Ende des Sonderurlaubs machte sie 35 Urlaubstage für die Jahre 2014 und 2015 geltend, die zu gewähren der Arbeitgeber aber ablehnte.

Zu Recht, wie das Bundesarbeitsgericht entschied. Dabei führte das Gericht aus, dass sich bei einer unterjährigen Verringerung der Anzahl der Wochenarbeitstage der Urlaubsanspruch entsprechend reduziert. Außerdem entschied das Gericht, dass für Zeiten eines unbezahlten Sonderurlaubs grundsätzlich kein Anspruch des Arbeitnehmers auf bezahlten Erholungsurlaub besteht. Der Zeitraum des unbezahlten Sonderurlaubs ist bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs regelmäßig mit null Arbeitstagen anzusetzen. Grund dafür ist, dass das Arbeitsverhältnis infolge der Sonderurlaubsvereinbarung während des gesamten Zeitraums ruhe. Die Anwendung des Tarifvertrags verstößt auch nicht gegen höherrangiges Recht.

Umsatzsteuerpflicht von Fahrschulunterricht

Unmittelbar dem Schul‑ oder Bildungszweck dienende Leistungen privater Schulen und anderer allgemeinbildender oder berufsbildender Einrichtungen sind unter bestimmten Voraussetzungen nach nationalem Recht von der Umsatzsteuer befreit; z. B., wenn die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass diese Leistungen auf einen Beruf oder eine vor einer juristischen Person des öffentlichen Rechts abzulegende Prüfung ordnungsgemäß vorbereiten. Die Inhaberin einer Fahrschule war der Meinung, der von ihr angebotene Fahrunterricht zum Erwerb der Fahrerlaubnisklassen B und C1 sei daher umsatzsteuerfrei.

Der Bundesfinanzhof widersprach. Die Fahrschulinhaberin konnte sich nicht auf die nationale Befreiungsnorm berufen, da die erforderliche Bescheinigung nicht vorlag.

Auch die Berufung auf die europäische Norm, nach der „Schul‑ und Hochschulunterricht“ von der Umsatzsteuer befreit sind, blieb erfolglos. Fahrunterricht in einer Fahrschule ist ein spezialisierter Unterricht. Dieser kommt für sich allein nicht der für den „Schul‑ und Hochschulunterricht“ kennzeichnenden Vermittlung, Vertiefung und Entwicklung von Kenntnissen und Fähigkeiten in Bezug auf ein breites und vielfältiges Spektrum von Stoffen gleich. Daher fällt Fahrunterricht in einer Fahrschule nicht unter den Begriff des „Schul‑ und Hochschulunterrichts“.

Vorsteuerabzug aus Anzahlungen

Ein Unternehmer hatte ein Blockheizkraftwerk bestellt und angezahlt. Er erhielt es jedoch nicht, weil der Verkäufer insolvent und wegen Betrugs verurteilt wurde. Das Finanzamt erkannte den Vorsteuerabzug aus dem Erwerb des Blockheizkraftwerks nicht an.

Der Bundesfinanzhof sah das anders. Unternehmer können die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für ihr Unternehmen ausgeführt werden, als Vorsteuer abziehen. Das setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Wurde die Steuer vor Ausführung der Umsätze gezahlt, ist sie abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde. Diese Voraussetzungen waren erfüllt.

Zudem muss der Eintritt des Steuertatbestands zum Zeitpunkt der Anzahlung „sicher“ sein. Im entschiedenen Fall waren alle maßgeblichen Elemente der künftigen Lieferung, wie etwa Kaufgegenstand, Kaufpreis und Lieferzeitpunkt, festgelegt. Unerheblich war, dass von Anfang an feststand, dass es nicht zur Lieferung des Blockheizkraftwerks kommen würde. Denn der Vorsteuerabzug hängt nicht davon ab, ob der Lieferant im Zahlungszeitpunkt die Leistung objektiv erbringen konnte und ob er das wollte.

Folgende Unterlagen können im Jahr 2020 vernichtet werden

Nachstehend aufgeführte Buchführungsunterlagen können nach dem 31. Dezember 2019 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2009 und früher,
  • Inventare, die bis zum 31. Dezember 2009 aufgestellt worden sind,
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2009 oder früher erfolgt ist,
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind,
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 oder früher,
  • empfangene Handels– oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2013 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2013 oder früher.

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten. Es wird davon ausgegangen, dass die letzten Aufzeichnungen für das jeweilige Jahr im Folgejahr erfolgten. Wurden sie später vorgenommen, sind die Unterlagen entsprechend länger aufzubewahren.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr 2019 betragen hat, müssen die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Keine verdeckte Gewinnausschüttung bei Nebeneinander von Pensionszahlungen und Geschäftsführervergütung

Leistet eine GmbH an ihren beherrschenden Gesellschafter eine Pension und gleichzeitig eine weitere Vergütung für die Geschäftsführeranstellung, stellt sich die Frage, ob die zugrunde liegende Vereinbarung einem Fremdvergleich standhält. Ist sie hingegen durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst, liegt in der Regel eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

In einem vom Finanzgericht Münster entschiedenen Fall wurde der beherrschende Gesellschafter‑Geschäftsführer im Jahr 2010 aus Altersgründen abberufen und erhielt eine monatliche Pension. Da es zu Konflikten zwischen Kunden der GmbH und dem neuen Geschäftsführer kam, wurde der beherrschende Gesellschafter 2011 wieder zum Geschäftsführer bestellt. Dafür erhielt er weniger als 10 % seiner früheren Geschäftsführervergütung. Diese Vergütung und die weiter bezahlte Pension beliefen sich auf 25 % seiner früheren Gesamtbezüge.

Das Finanzgericht Münster konnte keine gesellschafsrechtlich veranlasste Vorteilszuwendung erkennen, da die Wiedereinstellung allein im Interesse der GmbH erfolgt sei. Die Vergütung des Gesellschafter‑Geschäftsführers (Pension und Gehalt) hatte lediglich Anerkennungscharakter und stelle kein vollwertiges Gehalt dar. Auch mit fremden Dritten wäre eine solche Vereinbarung getroffen worden. Daher liege keine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

Der Bundesfinanzhof muss abschließend entscheiden.

Überprüfung der Gesellschafter Geschäftsführerbezüge einer GmbH

Bezüge der Gesellschafter‑Geschäftsführer müssen regelmäßig auf ihre Angemessenheit hin überprüft werden. Bei dieser Prüfung werden folgende Gehaltsbestandteile berücksichtigt: Festgehalt (einschließlich Überstundenvergütung), Zusatzvergütungen (z. B. Urlaubsgeld, Tantiemen, Gratifikationen), Pensionszusagen und Sachbezüge.

Die Vergütungsbestandteile dürfen sowohl dem Grunde, als auch der Höhe nach nicht durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst sein. Zudem müssen die einzelnen Gehaltsbestandteile sowie die Gesamtvergütung angemessen sein. Danach ist zu prüfen, ob auch ein fremder Geschäftsführer, der keine Beteiligung an der GmbH hält, diese Entlohnung für seine Tätigkeit erhalten hätte. Es kann auch notwendig sein, die Tantieme und die Gesamtbezüge ‑ z. B. wegen weiterer Bezüge aus anderen Tätigkeiten ‑ auf einen bestimmten Höchstbetrag zu begrenzen. Beschäftigt eine GmbH mehrere Geschäftsführer, müssen insbesondere bei kleinen Unternehmen ggf. Vergütungsabschläge vorgenommen werden.

Damit die Vergütungen des Gesellschafter‑Geschäftsführers als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können, muss zuvor ein Anstellungsvertrag abgeschlossen werden. In diesem muss klar und eindeutig formuliert werden, welche Vergütungen der Gesellschafter‑Geschäftsführer erhält. Fehlen diese Vereinbarungen, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

Sowohl die Neufestsetzung als auch sämtliche Änderungen der Bezüge sind grundsätzlich im Voraus durch die Gesellschafterversammlung festzustellen.

Hinweis: Aufgrund der Vielzahl der Urteile zu diesem Themengebiet ist es sinnvoll, die Bezüge insgesamt mit dem Steuerberater abzustimmen.

Bestimmungen zur Inventur am Bilanzstichtag

Alle Kaufleute, die nach den handelsrechtlichen oder steuerlichen Vorschriften Bücher führen und im Laufe des Wirtschaftsjahrs keine permanente Inventur vornehmen, müssen zum Ende des Wirtschaftsjahrs Bestandsaufnahmen vornehmen. Diese sind eine Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung des Unternehmens und müssen zum Bilanzstichtag erfolgen.

Steuerliche Teilwertabschreibungen können nur bei voraussichtlich dauernder Wertminderung vorgenommen werden. Diese Voraussetzungen müssen zu jedem Bilanzstichtag neu nachgewiesen werden. Das ist bei der Inventurdurchführung zu berücksichtigen.

Eine Fotoinventur ist nicht zulässig. Aufgrund der oft sehr zeitaufwendigen Inventurarbeiten, insbesondere bei den Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffen, den Fabrikaten und Handelswaren, gibt es aber zeitliche Erleichterungen für die Inventurarbeiten:

  • Bei der sog. zeitnahen Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag stattfinden. Zwischenzeitliche Bestandsveränderungen durch Einkäufe oder Verkäufe sind anhand von Belegen oder Aufzeichnungen zuverlässig festzuhalten.
  • Bei der zeitlich verlegten Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag vorgenommen werden. Diese Inventur erfordert eine wertmäßige Fortschreibung bzw. eine wertmäßige Rückrechnung der durch die Inventur ermittelten Bestände zum Bilanzstichtag. Eine nur mengenmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung reicht nicht aus. Für Bestände, die durch Schwund, Verderb und ähnliche Vorgänge unvorhersehbare Abgänge erleiden können und für besonders wertvolle Güter ist nur die Stichtagsinventur zulässig. Zu beachten ist ebenfalls, dass Steuervergünstigungen, wie das Verbrauchsfolgeverfahren, die auf die Zusammensetzung der Bestände am Bilanzstichtag abstellen, nicht in Anspruch genommen werden können.
  • Bei der sog. Einlagerungsinventur mit automatisch gesteuerten Lagersystemen (z. B. nicht begehbare Hochregallager) erfolgt die Bestandsaufnahme laufend mit Ein- und Auslagerung der Ware. Soweit Teile des Lagers während des Geschäftsjahrs nicht bewegt worden sind, ist diese Handhabung ggf. mit erhöhtem Aufwand verbunden.
  • Das Stichproben‑Inventurverfahren erlaubt eine Inventur mit Hilfe anerkannter mathematisch‑statistischer Methoden aufgrund von Stichproben. Die Stichprobeninventur muss den Aussagewert einer konventionellen Inventur haben. Das ist der Fall, wenn ein Sicherheitsgrad von 95 % erreicht und relative Stichprobenfehler von 1 % des gesamten Buchwerts nicht überschritten werden. Hochwertige Güter und Gegenstände, die einem unkontrollierten Schwund unterliegen, sind nicht in dieses Verfahren einzubeziehen.
  • Das Festwertverfahren kann auf Sachanlagen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe angewendet werden. Voraussetzung ist, dass die Gegenstände im Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung sind, sich der Bestand in Größe, Zusammensetzung und Wert kaum verändert und die Gegenstände regelmäßig ersetzt werden. Eine körperliche Inventur ist bei diesen Gegenständen in der Regel alle drei Jahre oder bei wesentlichen Mengenänderungen sowie bei Änderung in der Zusammensetzung vorzunehmen.
  •  Wird das Verfahren der permanenten Inventur angewendet, ist darauf zu achten, dass bis zum Bilanzstichtag alle Vorräte nachweislich einmal aufgenommen worden sind.

Bei der Bestandsaufnahme sind alle Wirtschaftsgüter lückenlos und vollständig zu erfassen. Die Aufzeichnungen sind so zu führen, dass eine spätere Nachprüfung möglich ist. Es ist zweckmäßig, die Bestandsaufnahmelisten so zu gliedern, dass sie den räumlich getrennt gelagerten Vorräten entsprechen. Der Lagerort der aufgenommenen Wirtschaftsgüter ist zu vermerken. Die Bestandsaufnahmelisten sind von den aufnehmenden Personen abzuzeichnen. Es kann organisatorisch notwendig sein, die Bestandsaufnahmen durch ansagende Personen und aufschreibende Mitarbeiter vorzunehmen. Inventuranweisungen, Aufnahmepläne, Originalaufzeichnungen und die spätere Reinschrift der Bestandsaufnahmelisten sind aufzubewahren.

Fremde Vorräte, z. B. Kommissionswaren oder berechnete, vom Kunden noch nicht abgeholte Waren oder Fabrikate sind getrennt zu lagern, um Inventurfehler zu vermeiden. Fremdvorräte müssen nur erfasst werden, wenn der Eigentümer einen Nachweis verlangt. Sie sollten jedoch in diesem Fall unter besonderer Kennzeichnung aufgenommen werden.

Eigene Vorräte sind immer zu erfassen. Das schließt minderwertige und mit Mängeln behaftete Vorräte ebenso ein wie rollende oder schwimmende Waren. Bei unfertigen Erzeugnissen muss zur späteren Ermittlung der Herstellungskosten der Fertigungsgrad angegeben werden. Dabei ist an verlängerte Werkbänke (Fremdbearbeiter) und die Werkstattinventur zu denken.

Alle Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens sind zu erfassen. Das gilt auch für Besitz- und Schuldwechsel. Es sind entsprechende Saldenlisten zu erstellen. Bargeld in Haupt- und Nebenkassen ist durch Kassensturz zu ermitteln.

Zur Inventurerleichterung können Hilfsmittel (z. B. Diktiergeräte) verwendet werden. Besprochene Tonbänder können gelöscht werden, sobald die Angaben in die Inventurlisten übernommen und geprüft worden sind.

Hinweis: In Zweifelsfällen sollte der Steuerberater gefragt werden.