Interne Kommunikation im Steuerbüro

Eine funktionierende interne Kommunikation ist Voraussetzung für teaminterne und teamübergreifende Arbeitsprozesse in einem Steuerbüro. Christian Ruschel, Steuerberater und Geschäftsführer bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit interner Kommunikation im Steuerbüro. Dieses Thema ist für Johannes Vogler, der gerade eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolviert, besonders spannend. Er sprach darüber mit Christian Ruschel:

Herr Ruschel, Sie sind das jüngste Mitglied der Geschäftsleitung. Erfahrungsgemäß hat eine jüngere Generation einen anderen Blickwinkel auf viele Bereiche des täglichen Lebens. Wie ist es bei Ihnen, gibt es interne Diskussionen oder was hat Sie das darauf aufmerksam gemacht, sich für eine besser interne Kommunikation stark zu machen?

Aufmerksam geworden bin ich auf das Thema durch Umfragen innerhalb der Mitarbeiter, die die Erreichbarkeit der Geschäftsleitung als hemmenden produktiven Faktor darstellten. Im ersten Moment war dieses Ergebnis ernüchternd, da meine Tür jedem offen steht und ich bei Fragen gerne weiterhelfe. Es herrschte also eine Abweichung von meiner Wahrnehmung zu der Wahrnehmung der Mitarbeiter.

Hierbei zeigte sich mir sehr deutlich, welchen zentralen Einfluss auf ein Unternehmen die interne Kommunikation hat. Dies betrifft vor allem den Informations- und Wissenstransfer, aber auch Beschwerdemanagement und Feedback zu erbrachten Leistungen sind hierbei inbegriffen.

Laut offizieller Definition ist interne Kommunikation die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe, Informationsverbreitung, Austausch sowie Motivation und Bindung.

Bereits die Definition macht klar, dass nicht nur das „mit-einander-Reden“ gemeint ist. Es geht vielmehr darum, dass das Reden auch zu organisieren ist. Gemeint sind damit Ansprechpartner, Meetingkultur, Vertreter, Wissensträger und vieles mehr.

Was möchten Sie mit einer besseren Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erreichen bzw. wo sehen Sie Defizite und wie möchten Sie denen entgegenwirken?

Bessere Kommunikation fängt schon bei der Anlernung von Auszubildenden oder der Einarbeitung von neuen Kollegen an. Hierbei ist nicht nur der effektive Wissenstransfer zum Aufbau von Qualität notwendig, sondern auch das Vermitteln des „Ruschel-Wir-Gefühls“ um Mitarbeiter zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen.

Defizite sehe ich vor allem im Umschalten von „Darüber-reden“ zur „Umsetzung“. Oftmals werden Probleme schnell erkannt und aufgezeigt, jedoch nicht als Herausforderung erkannt und nach Lösungen gesucht. Dabei kann dieses Problem bereits bei einem Kollegen im Nachbarzimmer gelöst worden sein.

Hierbei sind uns insbesondere die zweite Führungsebene und die Stabsstellen wichtig, um schnell und effektiv Herausforderungen und Lösungen zusammenzubringen.

Was erhoffen Sie sich für einen Mehrwert, aus diesen ganzen Maßnahmen?

Der Mehrwert ist sehr vielfältig und beschränkt sich nicht nur auf den reinen Wissenstransfer und dem Abbau von Wissensinseln, sondern soll sich auch auf die noch effektivere und schnelle Lösung von Herausforderungen, dem Beschleunigung von Arbeitsprozessen und vor allem auf das effektive Streuen von Innovationen auswirken.

Teamevent Finanzbuchhaltung

Am 07.10.2019 verabredete sich unser Team Finanzbuchhaltung zu einem gemeinsamen Event auf der Krämerbrücke. Bei der Führung „Der Erfurter Brückenkrämer beschert Euch Geschichten und Naschereien“ erfuhr man allerhand Wissenswertes über die Geschichte der Krämerbrücke, den europäischen Handel und die Krämerzunft. Versüßt wurde die Führung durch kleine Naschereien und Anekdoten aus allen vier Himmelsrichtungen.

Ausklingen ließ man den Abend dann im neu eröffneten Blockhouse, dessen Küche und Service nun auf Herz und Nieren geprüft und für gut befunden wurden. So war dieses Teamevent kulinarisch und kulturell ein Erfolg. Unsere Kollegen „von außerhalb“, aber auch die waschechten Erfurter konnten noch etwas Neues lernen. Oder wussten Sie, dass es Mord und Totschlag waren, die die Familie Bach nach Erfurt führten? Andernfalls hätte es vielleicht keinen Johann Sebastian gegeben.

Erfurt wird zentraler Sitz der Internationale Hochschule IUBH

Seit 2007 hatte eine Gruppe Thüringer Initiatoren die Gründung der Adam-Ries-Fachhochschule in Erfurt vorangetrieben. Neben der Steuerakademie Thüringen, dem DEHOGA Kompetenzzentrum und weiteren Akteuren war auch die Unternehmensgruppe Ruschel & Collegen Gründungsgesellschafter der Adam-Ries-FH. Zwischenzeitlich wurde die Adam-Ries-FH in die Internationale Hochschule IUBH mit 17 Standorten in Deutschland und Österreich integriert.

Wir freuen uns, dass nun der Rechtsnachfolger der Adam-Ries-Fachhochschule seit September 2019 den Sitz der gesamten IUBH-Gruppe zurück nach Erfurt verlagert hat. Laut Aussage der IUBH-Geschäftsführung war vor allem die gute Zusammenarbeit mit dem Thüringer Ministerium für Bildung ausschlaggebend für die neue Standortentscheidung.

Erweiterung Niederlassung Stadtilm

Pünktlich zum 10-jährigen Bestehen unserer Kanzleiräume Am Markt 24 in Stadtilm konnten wir die Einweihung des neu eingerichteten Büros für unsere Kolleginnen Jennifer Henneberg und Mandy Rosenkranz feiern.

Im Sommer 2019 haben wir uns entschlossen, das ehemalige Archiv in unserer Niederlassung Stadtilm zu einen vollwertigen Büro auszubauen und so zwei zusätzliche Arbeitsplätze zu schaffen. Aufgrund fortschreitendender Digitalisierung ist der Bedarf an Archivierungsmöglichkeiten deutlich gesunken, so dass wir hierfür einen wesentlich kleineren Raum nutzen können.

Schnell fanden sich auch zwei junge Kolleginnen, die gerne diese Plätzte in unserer Niederlassung mit Leben füllen wollen. Da beide überwiegend digitale Buchhaltungen betreuen ist der Umzug nach Stadtilm kein Problem gewesen. Der Vorteil für beide ist ein deutlich kürzerer Arbeitsweg und für die Kollegen in Stadtilm eine tatkräftige Unterstützung unter anderem bei der Bearbeitung digitaler Belege. Nunmehr sind in unserer Stadtilmer Niederlassung insgesamt 6 Mitarbeiterinnen und 3 Auszubildende beschäftigt.

Unter der Telefonnummer 03629-830 66 13 ist Frau Henneberg und unter 03629-830 66 19 ist Frau Rosenkranz bei Ruschel & Collegen in Stadtilm erreichbar.

Betriebsveranstaltungen aus Steuersicht

Viele Unternehmen lassen das Jahresende mit einer festlichen Weihnachtsfeier ausklingen. Gut, dass bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr für Mitarbeiter steuer‑ und sozialversicherungsfrei ausgerichtet werden können. Dies gilt, soweit die Kosten für die Feierlichkeiten den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen. Es handelt sich hierbei um einen Freibetrag. Wird die Wertgrenze überschritten, muss folglich nur der übersteigende Betrag versteuert werden. Darüber hinaus ist Folgendes zu beachten:

  • Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handelt, z. B. Betriebsausflüge oder Weihnachtsfeiern.
  • Die Veranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs, eines Teilbetriebs oder einer in sich geschlossenen betrieblichen Organisationseinheit (z. B. einer Abteilung) zugänglich sein.
  • Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive Umsatzsteuer. Es spielt keine Rolle, ob die Aufwendungen einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (z. B. Raummieten oder Kosten für einen Eventplaner; auch Kosten für Begleitpersonen des Mitarbeiters müssen berücksichtigt werden).
  • Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, bleiben sie beim Arbeitnehmer steuerlich unberücksichtigt.
  • Übersteigen die Kosten je Betriebsveranstaltung den Freibetrag von 110 € und/oder nimmt ein Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, sind die insoweit anfallenden zusätzlichen Kosten steuerpflichtig.

Der Arbeitgeber kann diesen Arbeitslohn pauschal mit 25 % versteuern. Voraussetzung hierfür ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht. Etwaige Geldgeschenke, die zwar im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gemacht werden, aber kein zweckgebundenes Zehrgeld sind, unterliegen nicht der Pauschalierungsmöglichkeit.

Hinweis: Nach einem Urteil des Finanzgerichts Köln gehen Absagen zur Weihnachtsfeier steuerlich nicht zulasten der feiernden Kollegen. Das abschließende Urteil des Bundesfinanzhofs steht noch aus.

Während die unteren Instanzen davon ausgingen, die Ansprüche der Klägerin seien aufgrund des Bundesurlaubsgesetzes verfallen, erklärte das Bundesarbeitsgericht dieses Gesetz im vorliegenden Fall für unanwendbar, weil das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz vorrangige Regelungen vorsehe. Danach dürfe der Arbeitgeber zwar Kürzungen vornehmen, um die Urlaubsansprüche in eine angemessene Relation zum Umfang der (während der Elternzeit ruhenden) Arbeitspflicht zu setzen. Die dafür erforderliche Erklärung müsse er aber während des bestehenden Arbeitsverhältnisses abgeben.

Nicht gewährte Steuerbefreiung als offenbare Unrichtigkeit

Schreibfehler, Rechenfehler und ähnliche offenbare Unrichtigkeiten, insbesondere mechanische Versehen, die dem Finanzamt beim Erlass eines Steuerbescheids unterlaufen sind, können bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist jederzeit berichtigt werden.

In einem vom Bundesfinanzhof entschiedenen Fall war die A‑GmbH an der B‑GmbH zu 15 % beteiligt. In ihrer steuerlichen Gewinn‑ und Verlustrechnung (GuV) wies sie Gewinnausschüttungen der B‑GmbH aus, die zu 95 % steuerfrei waren. Sie hatte allerdings die entsprechenden Eintragungen zur Beteiligung in der Steuererklärung unterlassen, wohl aber die von der Gewinnausschüttung einbehaltenen Kapitalertragsteuern eingetragen und die Bescheinigung hierüber beigefügt. Im Körperschaftsteuerbescheid besteuerte das Finanzamt die Gewinnausschüttungen in voller Höhe. Der Bescheid wurde bestandskräftig.

Einige Monate später beantragte die A‑GmbH die Bescheidänderung wegen offenbarer Unrichtigkeit und beantragte die Steuerfreiheit der Ausschüttung. Der Bundesfinanzhof folgte dem Antrag, weil das Finanzamt aufgrund des Ausweises der Gewinnausschüttung in der GuV und der vorgelegten Steuerbescheinigung die Beteiligung an der B‑GmbH hätte erkennen können. Die Steuerbefreiung war somit aus Versehen nicht gewährt worden.

Hinweis: Das Gericht stellt in diesem Urteil ebenfalls klar, dass die Rechtsgrundsätze zur offenbaren Unrichtigkeit auch bei elektronisch eingereichten Steuerklärungen gelten.

Zum Beweiswert eines „Freistempler“ Aufdrucks mit Datumsanzeige

Der Prozessbevollmächtigte einer GbR hatte gegen ein per Empfangsbekenntnis zugestelltes klageabweisendes Urteil Revision eingelegt. Das Revisionsschreiben war verspätet beim Bundesfinanzhof eingegangen, die Geschäftsstelle hatte auf die verspätet eingegangene Begründung der Revision hingewiesen. Es wurde sodann Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragt.

Der Bundesfinanzhof hat dies mit der Begründung abgelehnt, dass Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nur dann gewährt werden kann, wenn jemand ohne Verschulden verhindert ist, eine gesetzliche Frist einzuhalten. Die hierfür vorgetragenen Gründe waren nach Auffassung des Gerichts nicht ausreichend. Die Behauptung, dass der Schriftsatz am Tag des „Freistempler“‑Aufdrucks auch zur Post gegeben worden sei, reichte alleine nicht. Daraus ließ sich nur schließen, dass an diesem Tag die Sendung versandfertig gemacht worden war. Ob sie auch tatsächlich versendet wurde, war damit nicht nachgewiesen. Anders wäre dies zu beurteilen, wenn das Schriftstück einen Poststempel ausgewiesen hätte. Dem Poststempel kommt eine weitaus höhere Beweiskraft zu.

Freiberuflichkeit der Tätigkeit eines Prüfingenieurs

Wer freiberuflich tätig ist, kann sich fachlich vorgebildeter Arbeitskräfte bedienen, ohne dass die Freiberuflichkeit gefährdet ist. Voraussetzung ist, dass er weiterhin leitend und eigenverantwortlich tätig ist.

Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) waren A und B, die beide Diplom‑Ingenieure (FH) und Prüfingenieure waren. Die GbR führte Haupt‑ und Abgasuntersuchungen an Kraftfahrzeugen durch. Die meisten Prüfungen wurden von drei angestellten Prüfingenieuren der GbR durchgeführt.

Der Bundesfinanzhof entschied, dass die Tätigkeit der GbR nicht freiberuflich war. Nur wenn die Berufsträger persönlich an den praktischen Tätigkeiten in ausreichendem Umfang teilnehmen und ihnen den Stempel ihrer Persönlichkeit geben, ist die Beschäftigung fachlich vorgebildeter Arbeitskräfte für die Freiberuflichkeit unschädlich. Jeder einzelne Auftrag muss ihnen selbst, nicht dem Mitarbeiter zuzurechnen und als seine Leistung erkennbar sein.

Weil das im Streitfall nicht so war, waren sämtliche Einkünfte der GbR als gewerblich zu qualifizieren und unterlagen damit der Gewerbesteuer.

Wertaufholungen sind vorrangig mit früheren steuerunwirksamen Teilwertabschreibungen zu verrechnen

Nimmt eine Kapitalgesellschaft Teilwertabschreibungen auf Beteiligungen an Körperschaften vor, weil deren Wert unter den Buchwert gesunken ist, hängt es vom Einzelfall ab, ob sich die Teilwertabschreibung gewinnmindernd und damit steuerwirksam oder nicht gewinnmindernd und damit steuerunwirksam auswirkt. Letzteres ist heute der Regelfall. Hat die Gesellschaft sowohl steuerwirksame als auch steuerunwirksame Teilwertabschreibungen vorgenommen, stellt sich die Frage, mit welcher Teilwertabschreibung Wertaufholungen wegen wieder gestiegener Werte zu verrechnen sind. War die Teilwertabschreibung steuerwirksam, ist auch die Wertaufholung steuerwirksam.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass es keine zeitliche Verrechnungsreihenfolge gibt. Wertaufholungen sind vorrangig mit dem Gesamtvolumen früherer steuerunwirksamer Teilwertabschreibungen zu verrechnen. Damit erhöht die Wertaufholung nicht den steuerpflichtigen Gewinn, ist also auch steuerunwirksam.

Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist zu einem Pensionsfonds ergangen, für den wie für Lebens- und Krankenversicherungsunternehmen Besonderheiten gelten. Es ist offen, ob die vorstehenden Ausführungen auch für „normale“ Kapitalgesellschaften gelten. Für diese hat der Bundesfinanzhof bisher entschieden, dass die Wertaufholungen zunächst mit den zuletzt vorgenommenen Teilwertabschreibungen zu verrechnen sind (Last in ‑ First out).

Jahresabschluss 2018 muss bis zum Jahresende 2019 veröffentlicht werden

Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, ihren Jahresabschluss zu veröffentlichen (z. B. GmbH oder GmbH & Co. KG), müssen die Frist zur Veröffentlichung beachten. Der Abschluss muss spätestens vor Ablauf des zwölften Monats des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahrs offengelegt werden.

Unternehmen, die ihre Jahresabschlüsse nicht rechtzeitig einreichen, müssen mit der Festsetzung von Ordnungsgeldern rechnen. Sie werden sodann durch das Bundesamt für Justiz von Amts wegen aufgefordert, ihrer gesetzlichen Verpflichtung innerhalb von sechs Wochen nachzukommen. Mit der Anforderung ist gleichzeitig eine Mahngebühr fällig, die auch nach verspäteter Einreichung nicht erlassen bzw. angerechnet wird.

Für Kleinstkapitalgesellschaften, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der folgenden Merkmale nicht überschreiten (350.000 € Bilanzsumme, 700.000 € Umsatzerlöse und durchschnittlich zehn beschäftigte Arbeitnehmer) sieht das Gesetz Erleichterungen vor:

Sie müssen unter bestimmten Voraussetzungen keinen Anhang erstellen. Hierfür müssen bestimmte Angaben unter der Bilanz ausgewiesen sein: Angaben zu den Haftungsverhältnissen, Angaben zu den Vorschüssen oder Krediten, die an Mitglieder des Geschäftsführungsorgans, eines Beirats oder Aufsichtsrats gewährt wurden, erforderliche Angaben zu den eigenen Aktien der Gesellschaft (bei einer Aktiengesellschaft). Darüber hinaus können in besonderen Fällen zusätzliche Anhangangaben nötig sein, wenn der Abschluss kein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage widerspiegelt.

Auch werden Kleinstkapitalgesellschaften Optionen zur Verringerung der Darstellungstiefe im Jahresabschluss eingeräumt. Schließlich können die gesetzlichen Vertreter dieser Gesellschaften zwischen der Offenlegung durch Veröffentlichung (Bekanntmachung der Rechnungslegungsunterlagen) oder durch Hinterlegung der Bilanz beim Betreiber des Bundesanzeigers wählen. Dabei ist auch im Fall der Hinterlegung die elektronische Einreichung der Unterlagen vorgeschrieben.