Verpflegungsmehraufwendungen bei Reisen

In der SteuerBar-Ausgabe vom Juni 2016 haben wir im ersten Teil unseres „Reisekosten-Spezials“ über die Möglichkeiten des steuerfreien Auslagenersatzes informiert. Im zweiten Teil erfahren Sie alles rund um Verpflegungspauschalen.

Die aus Anlass einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen.
Bei betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Inland können die Verpflegungsmehraufwendungen pauschal für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, mit folgenden Pauschbeträgen angesetzt werden:

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Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. Bei einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit bestimmt sich die Abwesenheitsdauer nach der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.

Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz / Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. Allerdings liegt nicht dieselbe Auswärtstätigkeit vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Ist der Arbeitnehmer also lediglich an 2 Tagen in der Woche an der jeweiligen Einsatzstelle tätig, beginnt die Frist von drei Monaten nicht zu laufen. Vielmehr liegen jeweils immer neue Dienstreisen vor. Die Drei-Monats-Frist beginnt neu zu laufen, wenn die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte mindestens 4 Wochen unterbrochen wird. Der Grund der Unterbrechung ist dabei irrelevant. Damit können auch längere Krankheiten, Urlaub, Kur, Fortbildungen zu einem Neubeginn der Frist führen.

Soweit der Arbeitgeber aufgrund arbeitsrechtlicher oder sonstiger Vorschriften seinen auswärts tätigen Arbeitnehmern höhere Beträge als die o.g. Pauschalen erstattet, ist der Differenzbetrag zwischen den steuerfreien Pauschbeträgen und den tatsächlichen Erstattungsbeträgen dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzurechnen. Als Alternative zur individuellen Hinzurechnung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn kann mit dem Betriebsstättenfinanzamt eine Pauschalbesteuerung unter Anwendung eines abgestimmten Steuersatzes vereinbart werden (§ 40 Abs.1 Satz 1 Nr.1 EStG).

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die aus Anlass einer Dienstreise ins Ausland entstandenen Verpflegungskosten durch die Gewährung länderweise unterschiedlicher Pauschbeträge (Auslandstagegelder) lohnsteuerfrei ersetzen. Auch hier gelten dieselben Kriterien wie bei Inlandsreisen.
Die Auslandstagegelder werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder bekannt gemacht.

Angesetzt wird hierbei der höchste Auslandstagegeldsatz nach dem Bundesreisekostengesetz mit folgenden Prozentsätzen:
1. Abwesenheit von 24 Stunden: 120 Prozent
2. An- und Abreisetag oder Abwesenheit von mindestens 8 Stunden: 80 Prozent.

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