Die Betriebsprüfung der Rentenversicherungsträger

Die Träger der Rentenversicherung übernahmen zum Januar 1999 die gesetzliche Aufgabe der Betriebsprüfungen von den Krankenkassen. Seitdem sind ausschließlich die Rentenversicherungsträger für diese Prüfungen zuständig und verpflichtet, jeden Betrieb in Deutschland alle vier Jahre zu prüfen.

Die Krankenkassen bleiben aber weiterhin die Einzugsstellen für die zu zahlenden Gesamtversicherungsbeiträgen der Arbeitgeber. Sie sind somit auch verpflichtet, Beitragsnachforderungen aus Beitragsbescheiden der Betriebsprüfdienste der Rentenversicherungsträger einzuziehen.

Die Rentenversicherungsträger prüfen insbesondere:

  • die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen zur Sozialversicherung
  • die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz
  • die Insolvenzgeldumlage
  • die Abgaben und Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz
  • die Beurteilung von unfallversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt und dessen Zuordnung zu Gefahrtarifstellen der Unfallversicherungsträger
  • den Insolvenzschutz bei Wertguthabenvereinbarungen

Die Prüfungen können beim Arbeitgeber oder bei Steuerberatern, Rechenzentren und vergleichbaren Einrichtungen, die für den Arbeitgeber Löhne und Gehälter abrechnen oder Meldungen erstellen, erfolgen. Diese Betriebsprüfung wird in der Regel einen Monat vorher angekündigt.

Folgende Unterlagen sollten zum Prüfungstermin zur Einsicht bereitgehalten werden:

  • die monatlichen Brutto- und Nettoabrechnungen aller Arbeitnehmer
  • die Lohn- und Gehaltskonten aller Mitarbeiter, einschließlich der Neben- und Unterbetriebe
  • Beitragsabrechnungen und Beitragszahlungen
  • Unterlagen über Versicherungsfreiheit von Mitarbeitern
  • Anstellungsverträge und Gesellschafterverträge inklusive aller Nachträge
  • Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeits- und Ausbildungsverträge
  • Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Einnahmen-Überschussrechnung, Kassenbücher, Journale, Sachkonten, Summen- und Saldenlisten
  • DEÜV- Meldungen
  • Rechnungen über Honorarzahlungen an selbständige Künstler und Publizisten

Damit festgestellt werden kann, ob die Meldepflichten zur Sozialversicherung erfüllt und die Beiträge zutreffend abgeführt worden sind, müssen die Arbeitgeber angemessene Prüfhilfen leisten. Sie sind auch verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen. Diese Unterlagen werden von den Betriebsprüfern eingesehen und eine versicherungs- und beitragsrechtliche Auswertung vorgenommen. Das Ergebnis wird im Prüfbericht festgehalten. Für alle Verwaltungsverfahren müssen die Prüfer die entscheidungsrelevanten Tatsachen selbst ermitteln. In Zweifelsfällen kann aber der Arbeitgeber beweispflichtig werden. Unklarheiten gehen zu Lasten des Arbeitgebers. Bevor dann ein Beitragsnachforderungsbescheid erlassen wird, erhält der Arbeitgeber Gelegenheit zur Stellungnahme.

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