Steuerfreier Ersatz von Reisekosten

Bei betrieblich oder beruflich veranlassten Reisen schaut die Finanzverwaltung genau hin, welche Kosten steuerlich abzugsfähig sind und welche nicht. Deshalb widmet sich Steuerberaterin Annette Sachse dem Thema in dieser und der nächsten SteuerBar-Ausgabe in zwei gesonderten Artikeln.

Reisekosten im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien sind Kosten, die so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Während die nachgewiesenen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden können, werden Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe bestimmter Pauschalen als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt.

Sollten die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt werden, verbleibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit des Abzugs als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung. Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen – z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr u. ä. – nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten  oder auf seinem Fahrzeug tätig wird.

Ein Arbeitnehmer kann grundsätzlich nur eine erste Tätigkeitsstätte je Arbeitsverhältnis haben. Sowohl betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers als auch bei Dritten (z. B. Kunden) können erste Tätigkeitsstätte sein. Ein Homeoffice kann keine erste Tätigkeitsstätte sein, da bei diesem ein betrieblicher Bezug fehlt. Der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ wird gesetzlich definiert als „ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft geordnet ist“ (vgl. § 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz). Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig durch arbeits- und dienstrechtliche Festlegung.

Von einer dauerhaften Zuordnung wird insbesondere ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Nur wenn eine solche Festlegung fehlt oder nicht eindeutig ist, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen, also ob der Arbeitnehmer typischerweise an einer bestimmten Einrichtung arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig werden soll. Im Zweifel ist die räumliche Nähe zur Wohnung des Arbeitnehmers maßgebend, also die Tätigkeitsstätte, die am nächsten zur Wohnung liegt. Die Zuordnung des Arbeitgebers ist jedoch immer vorrangig.

Auch Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch den Besuch einer auswärtigen Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte entstehen, sind nach Reisekostengrundsätzen zu berücksichtigen, wenn die Bildungsmaßnahme Ausfluss des bestehenden (Ausbildungs-) Dienstverhältnisses ist.

Zuschüsse von Kommunen können Steuerpflicht auslösen

Dass Sportvereine sich mehr und mehr selbst um ihre von der Kommune überlassenen Sportstätten und –anlagen kümmern müssen, um diese in gepflegtem und gewartetem Zustand für Zwecke des Sports vorzufinden, ist längst bekannt. Da ist es gut, wenn sich die Kommunen wenigstens mit einem finanziellen Beitrag an der Pflege und Wartung der Anlagen beteiligen. Doch bei der steuerlichen Behandlung des sogenannten Zuschusses ist Vorsicht geboten. Im Rahmen der LSB-Fortbildungen zum Vereinssteuerrecht wiesen wir mehrmals auf die drohende Gefahr hin.

Nun ist es sicher: Der Zuschuss, den eine Kommune an den Sportverein im Rahmen eines Vertragsverhältnisses für die Pflege und Wartung der in ihrem Besitz stehenden Sportanlagen zahlt, stellt einen Leistungsaustausch dar mit der Folge, dass dieser Zuschuss der Umsatzsteuer unterliegt. Eine Zuordnung zum (steuerbegünstigten) Zweckbetrieb kann nicht vorgenommen werden, so dass der Zuschuss durch die zwangsläufige Zuordnung in den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mit 19% der Umsatzsteuer unterworfen werden muss und auch der Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer unterliegt. Weiterhin kann für Leistungen, die die Mitglieder dafür ehrenamtlich erbringen keine steuerfreie Ehrenamtspauschale gezahlt werden.

Diese steuerliche Würdigung des Zuschusses wurde in einem durch den Landessportbund Thüringen e.V. initiierten und unterstützten Rechtsstreit durch das Finanzgericht Thüringen vorgenommen. Mit verheerenden Auswirkungen für die Sportvereine, die ihre Anlage selbst in Schuss halten.

Dazu folgendes Beispiel:

Ein Sportverein erhält von der Kommune auf der Basis eines Vertrages einen Betrag von jährlich 5000 € dafür, dass er die Sportanlage regelmäßig pflegt, Rasen mäht und kleinere Reparaturen durchführt. Diese Arbeit wird durch 5 ehrenamtliche Mitglieder des Vereins gemacht, die am Ende des Jahres eine kleine finanzielle Entschädigung von je 100 € erhalten. Diese Tätigkeit führt zu folgendem Teilergebnis:

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Die Einnahmen der Kommune unterliegen beim Sportverein der 19%igen Umsatzsteuer, d.h. es müssen aus den 5000 € 19 % (= 798,32 €) herausgerechnet und an das Finanzamt abgeführt werden. Vereine, die umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind (Grenze: 17.500 €) brauchen diese Umsatzsteuer jedoch nicht abzuführen.

Da der Zuschuss dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet wird, muss auf den Teilgewinn, der auf diese Tätigkeit entfällt, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer gezahlt werden. Abhängig vom Hebesatz der jeweiligen Gemeinde werden hierfür ca. 30% (= 1.350 €) fällig, aber nur, wenn der Verein die sogenannte Besteuerungsfreigrenze von 35.000 € pro Jahr überschritten hat, d.h. wenn er insgesamt mit allen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (dazu gehört auch der Zuschuss) mehr als 35.000 € erzielt hat. Bleibt er unter diese Grenze, fällt keine Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer an. Außerdem hat jeder Verein noch einen Freibetrag von 5.000 € jährlich. In unserem Beispiel sei unterstellt, dass dieser Freibetrag bereits durch andere steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe (Sponsoring, Verkauf von Speisen und Getränken, Trikotwerbung etc.) ausgeschöpft ist.

Weiterhin müssen die ehrenamtlichen Helfer die erhaltenen 100 € pro Person versteuern, da der Ehrenamtsfreibetrag im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb nicht angesetzt werden darf. Da sie sich in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis befinden, muss der Verein dafür die Steuern und Sozialabgaben zahlen. Behandelt er sie als Aushilfen, muss er 30% an die Bundesknappschaft abführen.

Die Gesamtsteuern für den Zuschuss betragen demnach 2.148,32 € (1.350 € Körperschaftsteuer  plus Gewerbesteuer plus 798,32 € Umsatzsteuer). Hinzu kommen die Abgaben für die Aushilfen in Höhe von insgesamt 150 €.

Oftmals wird ein derartiger Sachverhalt im Rahmen einer Betriebsprüfung (steuerliche Tiefenprüfung) festgestellt. Diese findet meistens für drei Jahre statt, d.h. die drei zurückliegenden Jahre werden durch einen Betriebsprüfer des Finanzamtes intensiv geprüft. Steuernachzahlungen ergeben sich dann gleich für drei Jahre und können den Verein in große finanzielle Schwierigkeiten bringen, die schlimmstenfalls zur Insolvenz des Vereins führen können. Das musste erst kürzlich ein Thüringer Sportverein erfahren, der die erheblichen Steuerforderungen auf den Zuschuss der Kommune nicht zahlen konnte und daraufhin in Insolvenz gehen musste. Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzämter – auch aufgrund der brisanten Berichterstattung – die Zahlungen der Kommunen näher beleuchten und viele andere Sportvereine mit Steuerforderungen konfrontiert werden.

Erfahren Sie mehr zum Thema Sport & Steuern auf unserer NPO Seite:
http://www.ruschel-nonprofit.de/sportundsteuern_Die-Gemeinnuetzigkeitserklaerung-eines-Sportvereins.html

Save the Date – Businessfrühstück zum Thema Gesundheitsmanagement

Am 14.09.2016 findet unser nächstes Businessfrühstück rund ums Thema betriebliches Gesundheitsmanagement statt. Ab 8:30 Uhr informiert Ilona Ruschel über steuerrechtliche Möglichkeiten des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Als Gastreferent wird Sven Höcker, Geschäftsführer der febana GmbH Sömmerda, über praktische Erfahrungen aus der Einführung von gesundheitserhaltenden Maßnahmen und Projekten für die Mitarbeiter berichten. Die febana GmbH hat vor wenigen Monaten den Zertifizierungsprozess „ Demografieorientiertes Unternehmen“ erfolgreich abgeschlossen.

Anmeldungen zu diesem kostenlosen Workshop sind ab sofort per Mail möglich: post@ruschel-collegen.de

Jubiläum in Stadtilm

Jubiläum_Schmidt webBereits seit einem viertel Jahrhundert  ist Heidrun Schmidt die Büroleiterin unserer Niederlassung Stadtilm. Frau Schmidt ist eine Mitarbeiterin der ersten Stunde bei Ruschel & Collegen und betreut seit Beginn an unsere Mandanten in der Stadtilmer  Region.

Zum Jubiläum gab es einen Überraschungsbesuch von Ilona Ruschel in Stadtilm. Gemeinsam mit den Kolleginnen konnte dieser 25. Jahrestag am 1. Juni gefeiert werden.

Rückblick auf den 8. Thüringer Unternehmenslauf

Auch in diesem Jahr nahm die Laufmannschaft unserer BSG Bleistift erfolgreich am Thüringer Unternehmenslauf in Erfurt teil. Ein Sprung auf das Siegerpodest blieb uns zwar verwehrt, aber bei rund 8.000 Startern war die Konkurrenz natürlich enorm. Unser schnellster Läufer, Marco Blaurock, erreichte nach 22:00 min das  Ziel. Die schnellste Läuferin war mit 28:17 min unsere Chefin Ilona Ruschel.
Im Rahmen der Vorbereitung auf den Unternehmenslauf haben wir auch einen Spendenaufruf für drei gemeinnützige Projekte gestartet. Im Ergebnis konnten wir gemeinsam mit der febana GmbH einen Spendenbetrag von 1.800 EUR sammeln. Je ein Drittel der Summe geht an den Verein Kindervilla e.V. in Stadtilm, den SV Bischleben in Erfurt und den Polizeisportverein in Sömmerda.

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Kulturgutexport von der Gera an die Elbe

Vor wenigen Wochen spendete Ruschel & Coll. eine hochwertige, historische Tischgruppe mit vier Stühlen an den Förderverein Lingner Schloss e.V. in Dresden. Vereinsvorstand Dieter Ehrle nahm die Möbelstücke am 3. Juni 2016 persönlich von Ilona Ruschel in Empfang.

Die Möbel wurden im Jahr 1935 vom Erfurter Tischlermeister Heß gefertigt und zuletzt für Besprechungen von unserer Wirtschaftsprüfungsabteilung genutzt.  Zukünftig werden die Möbel in den repräsentativen Räumlichkeiten des Lingnerschlosses, das mittlere der drei Elbschlösser oberhalb des Loschwitzer Elbhangs mit dem einzigartigen Panoramablick über das Dresdner Elbtal, eine neue Heimat finden.

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Bildung eines Arbeitszeitkontos für Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nicht möglich

Mithilfe eines Arbeitszeitkontos können geleistete Arbeitsstunden eines Mitarbeiters verwaltet werden. Ein Arbeitszeitkonto erfasst die Soll-Arbeitszeit, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit (inkl. Mehrarbeit) sowie die daraus entstehenden Plus‑ bzw. Minuszeiten und Fehlzeiten. Der Bundesfinanzhof (BFH) lässt die Führung eines Arbeitszeitkontos für den Gesellschafter‑Geschäftsführer einer GmbH nicht zu. Im Streitfall verzichtete der alleinige Gesellschafter‑Geschäftsführer auf einen Teil seiner Bezüge. Diese wurden zugunsten der GmbH bei einer Bank angelegt. Der Betrag sollte der Finanzierung späterer Gehaltszahlungen dienen, für die der Geschäftsführer dann keine Arbeitsleistungen erbringen musste. Für die Verpflichtung zur späteren Gehaltszahlung bildete die GmbH vermögens‑ und einkommensmindernde Rückstellungen.

Der BFH sah darin eine verdeckte Gewinnausschüttung, die das steuerpflichtige Einkommen der GmbH nicht mindern darf. Er begründet dies mit der sog. Allzuständigkeit des GmbH‑Geschäftsführers, die ihn verpflichte, Arbeiten auch dann zu erledigen, wenn sie außerhalb der üblichen Arbeitszeiten oder über diese hinaus anfallen. Zudem würde ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter mit einem Fremdgeschäftsführer kein Arbeitszeit‑ oder Zeitwertkonto vereinbaren.

Voraussetzungen für die Änderung eines einmal ausgeübten Wahlrechts in einer Steuererklärung

Ein Unternehmer hatte einen erheblichen Veräußerungsgewinn erzielt. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung beantragte er dafür die Anwendung eines begünstigten Steuersatzes. Das Finanzamt folgte diesem Antrag, der Steuerbescheid wurde rechtskräftig. Später änderte das Finanzamt den Steuerbescheid aufgrund anderer Sachverhalte zugunsten des Unternehmers. Es kam zu Steuererstattungen. Der Unternehmer hat gegen diesen Bescheid Einspruch eingelegt. Er beantragte eine Steuererhöhung durch Verzicht auf Anwendung der Steuerermäßigung für den Veräußerungsgewinn. Grund für die Meinungsänderung war, dass die Antragstellung auf Anwendung eines begünstigten Steuersatzes im nächsten Jahr zu einer insgesamt geringeren Steuerbelastung führen würde. Er hatte in dem weiteren Jahr ebenfalls einen begünstigungsfähigen Veräußerungsgewinn erzielt.

Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs war der Einspruch mit dem Antrag auf eine höhere Besteuerung unzulässig. Der Antrag auf Änderung eines einmal ausgeübten Wahlrechts auf die steuerbegünstigte Veranlagung eines Veräußerungsgewinns ist nur bis zur endgültigen Rechtskraft des Steuerbescheids möglich. Es kann sich dabei z. B. auch um die rechtskräftige Entscheidung über einen Einspruch oder eine Klage handeln. Die Möglichkeit wäre auch gegeben, soweit der Bescheid noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht. Führt eine finanzamtsseitig nach Rechtskraft des Steuerbescheids noch mögliche Änderung zu einer höheren Steuerbelastung, können nur insoweit Anträge auf  Berücksichtigung von steuermindernden Umständen gestellt werden. Anträge, die über die partielle Bestandskraft hinausgehen, sind unzulässig.

Verbilligte Parkplatzüberlassung an Arbeitnehmer ist umsatzsteuerpflichtig

Die Überlassung von Parkplätzen an Arbeitnehmer kann entweder entgeltlich oder unentgeltlich erfolgen. Eine verbilligte Parkraumüberlassung ist als entgeltliche Leistung anzusehen. Die entgeltliche Überlassung eines Parkplatzes ist umsatzsteuerpflichtig. Es ist für die Beurteilung unerheblich, dass die Parkplätze den Arbeitnehmern überwiegend aus betrieblichen Gründen überlassen werden.

Im Gegensatz zur Beurteilung entgeltlicher Leistungen hängt die Steuerbarkeit bei einer unentgeltlichen Leistung von anderen Gesichtspunkten ab. Stehen unternehmensfremde Aspekte im Vordergrund, ist die Stellplatzüberlassung steuerbar. Wird ein Parkplatz im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse zur Verfügung gestellt, ist die Nutzungsüberlassung nicht umsatzsteuerbar.
(Quelle: Urteil des Bundesfinanzhofs)

Gesetzentwurf soll Manipulation von Registrierkassen verhindern

Das Bundesministerium der Finanzen hat einen Gesetzentwurf vorgelegt. Dessen Regelungen sollen Manipulationen an sogenannten digitalen Grundaufzeichnungen, z. B. mittels Registrierkassen, verhindern. Dafür sind mehrere Mittel vorgesehen: Es wird eine technische Sicherung vorgeschrieben, die ein Überschreiben der Daten in Registrierkassen verhindert. Das meint nicht, dass nur noch elektronische Registrierkassen erlaubt sind, sondern, dass ein unerkanntes Löschen oder Ändern der Kassenaufzeichnungen unmöglich wird. Die gleichzeitig vorgelegte technische Verordnung sieht dafür beispielsweise Sicherheitsmodule, Speichermedien, elektronische Archivierungen, digitale Schnittstellen und die Protokollierung der Aufzeichnungen vor.

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Es wird eine Kassen‑Nachschau eingeführt. Eine Kassen‑Nachschau ist eine Art Betriebsprüfung, die unangekündigt erfolgt und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und deren Erfassung in der Buchführung überprüfen darf. Verstöße gegen die Sicherungspflicht können mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Nach dem Entwurf sollen die Gesetzesregelungen für Wirtschaftsjahre ab dem 1. Januar 2019 gelten. Achtung: Schon ab dem 1. Januar 2017 müssen elektronische Kassen oder Taxameter alle Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Dafür sind manche Kassen oder Taxameter nachzurüsten.